VOIP per telefonare: tutti i vantaggi.

Facendo seguito a questa discussione sviluppatasi su legalit, scrivo alcune note un po’ «a braccio» (il tempo è sempre tiranno) su come ho recentemente riorganizzato la telefonia a voce del mio studio, passando ad un sistema di tipo voip e abbandonando per sempre mamma Telecom, dando informazioni che potranno magari essere utili a colleghi che hanno esigenze come quelle del mio studio e magari anche ad altre organizzazioni, anche non professionali.

Vediamo, innanzitutto, che cosa si può fare con un sistema di telefonia di tipo voip:

  • rinunciare alla linea telefonica fissa, analogica o ISDN, e quindi al relativo canone; naturalmente, è necessario avere una linea ADSL, nel mio caso ho una linea «nuda», cioè senza numero telefonico abbinato, per la quale si paga comunque un canone, che è comunque ridotto rispetto a quello dovuto per chi ha anche la telefonia vocale
  • godere della portabilità del numero: io ho potuto mantenere il mio numero storico richiedendo la portabilità tramite il mio gestore voip, di cui dirò meglio in seguito, ed ottenendola concretamente dopo una ventina di giorni
  • usare diversi apparati come telefoni: si può acquistare un telefono IP, che è disponibile anche come cordless (io, ad es., ne ho presi due), usare il proprio telefono cellulare, usare il computer con appositi software.
  • chiamare a costo zero i vari utenti dello studio indipendentemente dalla collocazione geografica, a condizione che siano sotto copertura wifi o 3g, quindi di una rete dati; stamattina io ad es. sto lavorando da casa e la mia assistente mi sta chiamando sul mio numero di interno esattamente come se fossi in studio ed a costo zero; la stessa cosa si potrebbe avere se io fossi in Tribunale con copertura 3G naturalmente
  • dal punto precedente, discende anche che possiamo essere reperibili per le chiamate anche quando siamo fuori studio: la nostra segreteria, o comunque il nostro collega che sta in studio, può rispondere alla chiamata e trasferircela cioè chiamarci, sentire se la vogliamo prendere e poi metterci in contatto con l’utente chiamante, indipendentemente da dove siamo, a costo zero se siamo sotto copertura di rete, con il costo della chiamata al nostro cellulare se invece abbiamo solo copertura GSM vocale
  • con alcuni software, tra cui quello che utilizzo io sul mio iPhone, si possono registrare le chiamate in uscita o in entrata, o decidendo volta per volta quali registrare o dicendo al programma di registrarle comunque tutte; le chiamate registrate si possono poi inviare per mail, a sè stessi o ad altri
  • avere, almeno nella soluzione che io ho scelto, un sistema di centralino remoto, gestibile e programmabile interamente tramite web. Tramite questo centralino si può, ad esempio, fare quanto segue:
    • utilizzare un sistema IVR, come ho fatto io, cioè un risponditore del tipo di quelli che prendono su direttamente la chiamata che viene dall’esterno e riproducono un messaggio registrato dove l’utente deve scegliere premendo sul tastierino tra varie opzioni possibili a seconda di quel che deve fare. Personalmente, lo trovo un sistema molto buono per instradare le varie chiamate in arrivo, dare brevi informazioni preliminari (ad es. io ho messo che non accetto telefonate promozionali o commerciali).
    • programmare l’innesco e lo sgancio della segreteria telefonica a determinati giorni ed ore. Noi ad esempio abbiamo definito «zone temporali» di funzionamento della segreteria, per disporre appunto di tempo in cui lavorare senza essere interrotti da telefonate. In questi momenti, se l’utente chiama sente un messaggio preregistrato che ricorda gli orari in cui si ricevono le chiamate e lo invita a lasciare un messaggio in segreteria. I messaggi che vengono lasciati in segreteria ci vengono inoltrati tramite mail, così possiamo ascoltarli sui nostri computer e rispondere immediatamente, subito dopo la ripresa dell’attività normale
    • innescare comunque un diverso tipo di segreteria telefonica per momenti di «assenza» durante quello che sarebbe il normale orario di ricevimento delle chiamate, ad esempio per una riunione urgente che coinvolge tutto lo studio, con un diverso messaggio che viene letto all’utente
    • non aver nessun costo, nè economico nè di tempo, di manutenzione di una macchina in loco, dal momento che il centralino è gestito direttamente dal nostro fornitore quanto a manutenzione hardware e software e noi lo usiamo solo come servizio, tramite una interfaccia web molto intuitiva e funzionale
    • personalizzare la musica di attesa con un qualunque file mp3 o ogg vorbis
    • avere un report completo di tutte le chiamate in entrata e in uscita, con numeri completi e non parzialmente oscurati come avviene con la telefonia tradizionale
    • gestire i permessi dei vari interni, ad esempio ad un certo interno si può vietare di fare chiamate verso la rete cellulare o meno
    • inoltrare sul proprio telefono cellulare le chiamate che arrivano, ad esempio, al centralino quando la propria linea ADSL non funziona per un guasto in modo da non perdere chiamate
  • pagare volta per volta acquistando credito e «ricaricando», un po’ come avviene per la telefonia cellulare
  • vedere sul display dei terminali i numeri di chi chiama dall’esterno in modo da conoscere l’interlocutore quando si sta per prendere la chiamata oppure, se la chiamata va persa, per poterlo richiamare
Queste sono alcune delle possibilità che si possono avere «digitalizzando» il sistema di telefonia, sicuramente ce ne sono altre che ho dimenticato e altre ancora che verranno sviluppate in futuro. Passo ora dalla descrizione astratta del sistema a richiamare la mia esperienza.
Il fornitore che ho scelto per il servizio voip, per quello di centralino remoto e per l’acquisto dei tre telefoni IP che ho preso è Openvoip di Web Service Internet solutions, una società di Roma. Andando sul sito, si possono vedere i costi delle varie soluzioni proposte e delle chiamate tramite il loro servizio voip, nonchè quelli dei telefoni.
Io, appunto, ho preso tre telefoni IP, due cordless che ho sistemato nel backoffice e uno fisso che ho messo alla reception. I cordless sono due Siemens A580 IP, mentre il fisso è uno SNOM 300. Al costo aggiuntivo di 10 euro puoi chiedere a Openvoip di configurarteli prima di spedirteli, io ho scelto di configurarli da solo anche per capire meglio come funzionavano e ci sono riuscito senza eccessive difficoltà. Tutti e tre questi telefoni, quando li accendi, si collegano alla tua rete facendosi dare un indirizzo dal tuo server DHCP (che quindi bisogna avere), dopodichè per configurarli basta aprire un browser e chiamare il loro indirizzo. Pur non avendo pagato il costo aggiuntivo, i tecnici di Openvoip mi hanno aiutato in alcuni aspetti che per me non erano chiari, tramite ticket che i clienti possono aprire.
Per me, come terminale ho deciso di utilizzare il mio iPhone con un client SIP apposito. Nello specifico, ho acquistato, per pochi euro, Groundwire, di Acrobits, che credo sia disponibile anche per Android, un’applicazione molto avanzata e con un’assistenza eccezionale via mail, da cui ho sempre ricevuto risposte veloci, puntuali, disponibili, oltre che con un buon numero di tutorial video on line, anche se solo in Inglese. Con groundwire posso ricevere telefonate voip anche con l’applicazione in background, tramite il sistema delle notifiche push, posso trasferire le chiamate, dispongo della rubrica del mio iPhone, che poi è quella dello studio dal momento che le tengo sincronizzate tramite google, e quindi il tutto è di una estrema comodità. Un altro vantaggio deriva dall’aver configurato groundwire anche sull’iPad, con il quale adesso faccio e ricevo telefonate molto tranquillamente.
Ad oggi non sono ancora riuscito ad avere sull’iPhone la stessa qualità di chiamate che ho con i telefoni IP, dove la qualità è sostanzialmente pari a quella dei telefoni tradizionali, ma ci sto ancora lavorando.
Prima di passare definitivamente al voip, ho tenuto per un certo periodo un sistema misto, in cui ho sperimentato il nuovo centralino, ho finito di configurarlo, ho testato i telefoni e così via. Quando tutto è stato pronto, ho chiesto la portabilità del numero (prima hai un numero geografico «temporaneo» che ti assegna openvoip) e ho fatto lo switch off della telefonia tradizionale, smantellando con grande soddisfazione il vecchio centralino e i vecchi telefoni ISDN.
Attualmente io e i miei colleghi di studio stiamo man mano scoprendo le varie funzionalità e affinando il nostro modo di lavorare parallelamente con la programmazione del centralino, per trovare il giusto compromesso tra le esigenze degli utenti che hanno bisogno di comunicare con noi e le nostre di poter disporre di zone temporali in cui svolgere il nostro lavoro senza troppe interruzioni. Gli utenti stessi stanno prendendo confidenza con il sistema, vedono che li richiamiamo quando lasciano un messaggio in segreteria quindi anche loro stanno «entrando» in questa nuova fase, della quale per il momento siamo molto soddisfatti e che ci sentiamo di consigliare a tutti.
Per qualsiasi cosa, lasciate pure un commento qui sotto.
About Tiziano Solignani

L'uomo che sussurrava ai cavilli... Cassazionista, iscritto all'ordine di Modena dal 1997. Mediatore familiare. Autore, tra l'altro, di «Guida alla separazione e al divorzio», «Come dirsi addio», «9 storie mai raccontate», «Io non avrò mai paura di te». Se volete migliorare le vostre vite, seguitelo su facebook, twitter, linkedIn, g+ e nei suoi gruppi. Se volete acquistare un'ora (o più) della sua attenzione sui vostri problemi, potete farlo da qui.

Comments

  1. Ma quale è il gestore che usi per l’ADSL nuda

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