Posta elettronica: come archiviare i messaggi in modo sicuro.

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email

Il problema. *

Questo breve tutorial è il primo frutto delle discussioni che stiamo portando avanti nel progetto del network degli avvocati dal volto umano. In particolare, ringrazio la collega Elisa Fornaciari del foro di Arezzo per l’head up nei confronti del plugin di Thunderbird, che in passato avevo testato, ma di cui poi mi ero scordato…

Detto questo, il problema che ho risolto, e di cui offro i termini della soluzione a quanti si trovano nella stessa situazione, è il seguente: uso una casella di posta elettronica certificata di Aruba, che ha come limite superiore di capacità solo 1 gigabyte.

Per questo, ho incontrato in passato diverse volte l’esigenza di scaricare in locale i messaggi «vecchi» per archiviarli, facendo spazio per quelli nuovi.

Ovviamente, la pec per un avvocato è di importanza fondamentale, per cui i messaggi non si possono semplicemente cancellare, ma vanno archiviati e conservati in modo sicuro e, magari, facilmente ricercabile, nel caso in cui si abbia bisogno, ad esempio, di recuperare una ricevuta di consegna, da produrre in giudizio o da usare altrove.

Preparazione: installare o aggiornare Thunderbird e ImportExport Tools. *

La soluzione che ho adottato, dopo diversi tentativi e pratiche non così tanto comode, è basata sull’utilizzo di un client di posta alternativo ad Apple Mail, che uso di solito, e un suo componente aggiuntivo, nonchè sull’ormai onnipresente dropbox.

Si tratta di Mozilla Thuderbird e del componente aggiuntivo ImportExport Tools.

Per esportare i messaggi, è sufficiente configurare l’account pec anche su Thunderbird, stando ovviamente attenti ad impostare la modalità IMAP, in modo che i messaggi non vengano scaricati in locale, ma solo sincronizzati col server.

Personalmente, esporto e archivio, salvandole in locale, le due cartelle «archivio» e «inviate», che contengono appunto la posta che ho archiviato in quanto non più attuale e quella inviata, mentre non tocco la inbox vera e propria, che del resto ha sempre pochi messaggi, perché quelli che arrivano li lavoro man mano.

Vediamo di seguito come procedere step by step. Prima di partire, verificate che il software sia aggiornato. Per aggiornare Thunderbird, dovete andare nel menu delle informazioni (primo meno a sx nel mac), dopodiché riavviare. Verificate anche di avere la distribuzione adatta agli ambienti di produzione e non una beta (canale release). Per il plugin, andate invece nella sezione componenti aggiuntivi.

I singoli passi della procedura. *

  1. La prima cosa da fare, dunque, è la sincronizzazione delle due cartelle che vogliamo esportare e, se siamo vicini al limite di 1 giga, ci vorrà un po’, salvo che non si disponga di una connessione di tipo fibra. Per verificare che la sincronizzazione delle due cartelle sia in corso, si può controllare la barra di stato di Thunderbird in basso a sinistra, che dovrebbe mostrare un messaggio come, ad esempio, «Ricezione 55 di 65 in Inviata», indicando appunto che nella cartella di posta «Inviata» ci sono 65 messaggi, 55 dei quali sono già stati scaricati mentre 10 sono ancora da sincronizzare. Sempre sulla barra di stato, a destra, in un riquadro arancione è indicata la percentuale di completamento dell’operazione.
  2. Una volta terminata la sincronizzazione delle cartelle, si può lanciare il tool di esportazione. Prima di lanciarlo tuttavia, trattandosi di un componente aggiuntivo, se non è la prima volta che si procede con l’esportazione, si può verificare se è stato eventualmente aggiornato dall’ultima volta che è stato utilizzato. Per fare questo, cliccare sul menu «Strumenti» di Thunderbird, poi «Componenti aggiuntivi» poi sull’icona ad ingranaggio in alto a destra, quindi «Controlla aggiornamenti». Per usare il tool di esportazione, comunque, bisogna andare nel menu Strumenti, poi selezionare ImportExportTools. Nel sottomenu che si aprirà selezionare «Esporta i messaggi della cartella». Questo significa e comporta che il tool non creerà un file unico per tutti i messaggi della mailbox, cosa che sarebbe avvenuta appunto in caso di esportazione dell’intera mailbox, ma creerà tanti files sul disco quanti sono i messaggi email da esportare, soluzione che io trovo di gran lunga la migliore per ricerca, apertura del singolo messaggio dagli archivi e così via. A questo, punto si aprirà un ulteriore sottomenu per la selezione del formato del file in cui si vogliono esportare i messaggi. Personalmente utilizzo il primo e cioè EML, che è il formato nativo della posta elettronica e viene indicizzato correttamente da spotlight, una caratteristica che ci verrà molto utile in seguito. Una volta selezionato il formato, inzierà l’esportazione dei messaggi. Personalmente, creo una nuova cartella sulla scrivania che chiamo ad es. inviata per la posta inviata e archivio per l’altra.
  3. Al termine dell’esportazione, non resterà che fare copia e incolla degli stessi all’interno della cartella di dropbox che si è destinato a contenere questi archivi. Io ho strutturato così le cartelle nella radice di dropbox: una cartella base chiamata «archivi cartelle posta», ulteriori sottocartelle relative agli utenti, es. io stesso, Franca, ecc., poi, in ogni cartella utente, ulteriori sottocartelle «archivio» e «inviata», dove mi limito volta per volta a spostare i files EML con le mail esportate dalla Scrivania; in questo modo, se mi serve poi di cercare una mail inviata, entro nella mia cartella «inviata» e faccio una ricerca, visto che questa cartella contiene tutte le mie pec inviate, che vi ho «accatastato» man mano, durante le varie esportazioni.

Conclusioni. *

Come dicevo, i messaggi saranno indicizzati da spotlight, il sistema di ricerca dei files del Mac, con la conseguenza che sarà poi facilissimo trovare quello di cui si ha bisogno.

Grazie a dropbox, questi archivi saranno poi disponibili su tutte le macchine che eventualmente si usano per lavorare e, ulteriormente, potranno essere condivisi con altre persone che lavorano con te, io ad esempio condivido queste cartelle con la mia assistente che può, sempre ad esempio, andare a prendere una ricevuta di consegna quando deve creare un fascicolo di parte per il deposito in un procedimento.

Il servizio offerto da dropbox, poi, serve anche come backup, che si aggiunge a quelli presenti già di default su tutte le mie macchine, cioè quello di time machine e la copia clone con carbon copy cloner.

Ovviamente, questo sistema si può usare anche per altri account di posta, anche non certificata. Può tornare utile a tutti coloro che, ad esempio, hanno ancora servizi di posta elettronica normale, non certificata, che però presentano un limite dimensionale. Quando si configura Thunderbird, ribadisco come sia essenziale usare la modalità IMAP e non POP3, altrimenti la posta verrebbe tolta dal server e non si potrebbe più visualizzare nel programma di posta che si utilizza di default.

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About Tiziano Solignani

L'uomo che sussurrava ai cavilli... Cassazionista, iscritto all'ordine di Modena dal 1997. Autore, tra l'altro, di «Guida alla separazione e al divorzio», «Come dirsi addio», «9 storie mai raccontate», «Io non avrò mai paura di te». Se volete migliorare le vostre vite, seguitelo su facebook, twitter, linkedIn, g+ e nei suoi gruppi. Se volete acquistare un'ora (o più) della sua attenzione sui vostri problemi, potete farlo da qui.

Comments

  1. Massimiliano says:

    Puoi anche usare la modalità POP3 e mettere il segno di spunta sulla voce “Lascia i messaggi sul server”, no?

    • No, quello che non posso fare è proprio lasciare i messaggi sul server perché la casella ha una capienza limitata…

      • Massimiliano says:

        Hai perfettamente ragione! Non avevo considerato la tua esigenza di liberare spazio sul server. Io per il momento cancello solo le PEC “inutili” dal server e sono ancora al 20% dello spazio che mi offre legalmail, quindi, eventualmente mi porrò “il problema” in seguito.
        Quanto invece all’archiviazione delle mail (PEC e tradizionali) io uso un metodo un po’ diverso. Intanto ho creato uno “studio digitale” in cui ad ogni fascicolo cartaceo corrisponde una cartella digitale in cui ci sono tutti i documenti cartacei in digitale, tutti i file word degli atti, ecc., e tutta la corrispondenza email scambiata per quella pratica. Quindi mano a mano che ricevo (o invio) le email (PEC o tradizionali) le archivio nella relativa pratica digitale (con nome file: aa.mm.gg (data all’anglosassone per averle automaticamente in ordine cronologico) seguito dall’oggetto della mail) . Trovo la cosa molto comoda anche per effettuare le ricerche delle mail inviate/ricevute.

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