Posta elettronica: come monitorare le risposte.

Odio la mail. *

Se c’è una cosa che odio, quella è la posta elettronica. Messaggi scritti da gente che non sa esprimersi destinati a gente che non è comunque in grado di comprenderli. Uno degli strumenti che più compromettono la produttività, if you ask me.

Non l’ho sempre pensata così, agli albori della rivoluzione informatica nel nostro paese, 15/20 anni fa, ero abbastanza entusiasta del mezzo… In realtà, era solo un’illusione. È un protocollo vecchio, poco malleabile e con software che, a dispetto di tutto, non consentono di gestirla davvero in modo efficiente. Inoltre, il suo utilizzo si è diffuso eccessivamente, cosìcchè ognuno di noi ogni giorno si trova ad avere a che fare con centinaia di messaggi della inbox, che è un po’ diventata la moderna catena di montaggio del lavoratore dell’era digitale.

Ultimamente sono riuscito a smaltire un pauroso arretrato che si era man mano accumulato e ad avere una inbox più leggera e gestibile (dove gestibile sta per «che si può tenere in qualche modo sotto controllo»), ma è uno strumento che richiede davvero attenzione e cura quotidiani, pena l’ingolfarsi presto di nuovo.

È chiaro che bisogna andare verso nuove forme di comunicazione, come la messaggistica, spesso più sintetica e, per questo, accettabile, o tornare addirittura alle vecchie, come il telefono, che è la soluzione che più spesso mi sono trovato a prendere in mano proprio per svuotarmi la casella di posta elettronica

Inoltre è chiaro che ogni professionista o lavoratore che ha a che fare con la posta elettronica come strumento di lavoro deve assolutamente definire delle strategie per poter «sopravvivere» allo strumento e riuscire ad essere produttivo con esso e, a volte, nonostante questo.

Quest’ultimo è un discorso su cui torneremo, sto anche redigendo una sorta di vademecum da distribuire a tutti coloro che intrattengono corrispondenza elettronica con me, con alcune regole di base chiare per rendere il rapporto più piacevole, produttivo e salvaguardare il fatto che io possa dare la mia attenzione a tutti coloro che ne hanno bisogno, o diritto, avendo ad esempio acquistato il mio tempo sui loro problemi.

Magari si potrà fare una serie di post sul tema, ognuno dedicato ad uno specifico problema, valuteremo.

Oggi voglio parlarvi di un aspetto particolare, dove ho elaborato una strategia abbastanza semplice di gestione, è che quello di controllare il riscontro che viene dato alle mail che inviamo, una cosa abbastanza cruciale per chi, come gli avvocati, vive avvolto dalle scadenze.

Il controllo dei followup. *

Questo aspetto riguarda il controllo dei riscontri che si richiedono quando si spedisce una mail. Raramente, quando si compone una mail è per fare semplicemente un saluto. Di solito, è per chiedere un’informaziona o ad un’altra persona di fare qualcosa e cioè per avere una risposta, salva solo l’ipotesi, ovviamente, in cui non si stia rispondendo ad una mail, nel qual caso le posizioni sono invertite e la nostra mail ben potrebbe (anzi, di solito si spera) essere quella che conclude la comunicazione.

Per avere un elenco di mail di cui controllare che arrivi riscontro ci possono essere ovviamente diversi metodi, ma quello più veloce a mio modo di vedere si può avere rimanendo all’interno della mail stessa, senza, ad esempio, andare ad annotare alcunchè in liste, elenchi o altro, magari dentro ad un programma di gestione delle cose da fare.

Per ottenere questo risultato, il sistema da me congegnato si basa sulla definizione di una specie di alias del mio indirizzo principale di posta elettronica insieme ad una regola per la posta in arrivo, che sfrutta il segno «più»apposto dopo la prima parte dell’indirizzo, ma prima della chiocciola.

Parliamone subito in concreto per capire meglio. In sostanza, se il vostro indirizzo fosse pinco@pallino.it, quello che dovreste usare per implementare questo sistema potrebbe essere, sempre ad esempio, pinco+inattesa@pallino.it.

Dopo aver «pensato» ad un indirizzo del genere, dovete creare una regola di posta elettronica o filtro che smisti tutti i messaggi in arrivo diretti a questo indirizzo dentro ad una cartella specifica, che potrebbe essere chiamata ad esempio «in-attesa».

A questo punto, quando inviate una mail di cui volete controllare che poi vi diano riscontro, non dovete far altro che inserire tra i destinatari, nel campo CC, l’indirizzo pinco+inattesa@pallino.it.

In questo modo, quando il messaggio vi tornerà indietro, il vostro server di posta o programma di posta elettronica (consiglio, ovviamente, di definire i messaggi sul server e non a livello di client) «smisterà» la copia del messaggio nella cartella «in-attesa».

A questo punto, dovrete solo ricordarvi di guardare ogni tanto, oltre che nella inbox, anche nella cartella «in-attesa», per vedere se è stata data una risposta adeguata alle vostre mail. Con Apple Mail si può definire una «scorciatoia» a questa cartella per metterla più in evidenza, probabilmente si può fare anche con altri client di posta elettronica. Si può, inoltre, inserire in google calendar una scadenza settimanale che ci aiuti a ricordarlo.

Per implementare questo sistema, occorre che il vostro provider di posta elettronica supporti l’aggiunta di desinenze con l’aggiunta del segno «più» alla prima parte (user name) dell’indirizzo di posta elettronica. Il mio, che è fastmail, lo fa ed infatti uso questo sistema già da alcuni mesi. So che gmail, uno dei più diffusi fornitori del servizio mail (anche se a me non piace onestamente), inoltre lo supporta. Se volete implementarlo anche nel vostro, non vi resta che verificarlo, anche semplicemente provando a spedirvi una mail con questa particolare aggiunta e vedendo se vi arriva.

Grazie per avermi seguito sino a qui, se c’è qualcosa di poco chiaro lasciate pure un commento.

About Tiziano Solignani

L'uomo che sussurrava ai cavilli... Cassazionista, iscritto all'ordine di Modena dal 1997. Mediatore familiare. Autore, tra l'altro, di «Guida alla separazione e al divorzio», «Come dirsi addio», «9 storie mai raccontate», «Io non avrò mai paura di te». Se volete migliorare le vostre vite, seguitelo su facebook, twitter, linkedIn, g+ e nei suoi gruppi. Se volete acquistare un'ora (o più) della sua attenzione sui vostri problemi, potete farlo da qui.

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