Boomerang: un’estensione per la gestione della mail.

Oggi parliamo di una estensione per gmail molto utile per tutti coloro che utilizzano intensamente la posta elettronica, un mostro con il quale molti di noi hanno a che fare quotidianamente e contro il quale occorre adottare adeguate strategie di gestione.

Una di queste strategie è la gestione del flusso dei messaggi sia in entrata che in uscita, che è importantissimo per conservare equilibrio nell’attività che svolgiamo ogni giorno.

La gestione del flusso avviene sia tramite snoozing, che consiste nel far sparire dalla nostra inbox per un certo intervallo di tempo un messaggio di posta elettronica di cui non vogliamo occuparci subito (lo snooze è il tasto che premiamo sulla sveglia al mattino per poter stare in pace altri 5/10 minuti), sia tramite delaying, che, a sua volta, consiste nello scrivere subito una risposta ad una mail o una mail nuova, ma programmando la sua consegna in un momento successivo nel tempo.

Torneremo presto con appositi post su questi importanti concetti – importanti per la produttività, ma anche la serenità di ognuno di noi – mentre oggi ci occupiamo, pragmaticamente, di vedere come funziona questa estensione per gmail che consente proprio di effettuare lo scheduling dei messaggi gmail in uscita ad un momento successivo nel tempo.

Boomerang lo potete trovare a questo indirizzo.

Boomerang è innanzitutto un’estensione per il browser. Personalmente, utilizzo Firefox quindi l’ho installata in quel browser, accettando necessariamente l’accesso ai miei dati di gmail, cosa necessaria perché una estensione di questo tipo possa funzionare. L’installazione negli altri browser, tra cui Chrome e Safari, è comunque analoga.

Dopo aver fatto l’installazione, bisogna aprire gmail in una nuova finestra o tab del browser. Se non siete sicuri, chiedete il browser e riapritelo.

Al momento di aprire gmail, dovrebbe comparire questa finestra di dialogo.

Tramite questa finestra, gli sviluppatori di Boomerang vorrebbero farci vedere cosa può fare la loro estensione. Decidete voi se volete, come io consiglio, dare un’occhiata oppure no, in questo secondo caso fate clic ovviamente su SKIP.

Boomerang, comunque, come si vede bene da questa immagine, consente di fare le due cose fondamentali che accennavamo prima: cioè sia «mandare via» una mail dalla propria inbox per un certo tempo per poi farcela ritornare, appunto come un boomerang, oppure di programmare i messaggi che si spediscono…

C’è anche un , purtroppo solo in Inglese, che si può guardare per capire meglio come funziona.

Ad ogni modo, le istruzioni sono molto semplici:

  • selezionare un messaggio ricevuto e cliccare boomerang per fare lo snooze
  • scrivere un messaggio nuovo e al momento dell’invio anziché cliccare su Send o Invia, cliccare su Send Later…

Facendo clic sull’icona di boomerang in alto a destra, è anche possibile vedere tutti i messaggi che sono stati programmati per l’invio successivo, in modo ad esempio da cambiare la programmazione o inviarli subito o dopo ancora o magari cancellarli – perché ad esempio nel frattempo abbiamo sentito quella persona per telefono.

Questa estensione, oltre alle due favolose funzionalità base di snooze e delay offre anche altre caratteristiche tra cui il controllo che il destinatario risponda, tramite appositi reminders, l’invio di mail ricorrenti, l’aggiunta di note ad alcuni messaggi dati in pasto a boomerang, l’utilizzo su sistemi mobili e le notifiche quando un messaggio è stato aperto.

Ma ecco l’icona boomerang in alto a destra nel mio account gmail:

Attenzione che per il funzionamento di boomerang bisogna disabilitare il blocco dei pop up per la home di gmail. Comunque l’estensione dovrebbe chiedervi di farlo e il browser alzare un avvertimento per consentirvi di farlo direttamente.

A questo punto, Boomerang chiederà l’accesso a questi permessi «Leggere, inviare e gestire le tue email». Sembra un po’ terrificante da leggere così, ma ognuno capisce che per svolgere queste funzionalità ciò è assolutamente necessario. Bisogna quindi consentire.

Per fare lo snooze di uno o più messaggi della nostra inbox, bisogna iniziare col selezionarli. Solo dopo averli selezionati, apparirà una seconda icona «Boomerang» sulla riga delle azioni disponibili per i messaggi selezionati – dopo archivia, segnala come spam, cestina, ecc.

Cliccando su questa icona, si potrà scegliere per quanto tempo fare lo snooze del messaggio:

Dopo aver selezionato il momento desiderato, apparirà un breve pop con l’indicazione «processing», dopodiché un messaggio in sovrimpressione di gmail avverte che il messaggio è stato «archiviato», quindi un secondo messaggio in sovrimpressione dirà il giorno ed ora in cui il messaggio riapparirà nella inbox.

Perché gmail dice che il messaggio è stato archiviato?

Ma perché questo è il modo in cui funziona Boomerang. Quando un utente fa lo snooze di un messaggio, Boomerang lo mette nella casella «Tutti i messaggi» di gmail, con l’etichetta «Boomerang». Qui ad esempio ho fatto lo snooze, tanto per provare, del messaggio iniziale ricevuto da Boomerang.

Da questa casella, poi, Boomerang, al momento prestabilito, recupererà il messaggio e lo rimetterà nella inbox, togliendo l’etichetta «Boomerang». That simple.

Vediamo adesso la funzione di delay o scheduling.

Se clicchi su «Scrivi» per comporre un nuovo messaggio, si apre una finestra simile a questa:

Come vedi, puoi continuare a mandare via immediatamente i tuoi messaggi, oppure potete anche utilizzare la funzione di invio in seguito offerta da Boomerang con la creazione di una nuova barra di strumenti sotto a quella «vecchia».

Cliccando su «Send Later» si apre questo sottomenu in cui potete stabilire il momento in cui volete che il messaggio sia inviato:

Mettendo il segno di spunta nella casella subito a destra di «Send Later» potete poi anche qui fare boomerang, in diversi casi o opzioni: se il destinatario non risponde ad esempio in due giorni, non apre il link che gli hai inviato, non apre la mail e così via.

Se fai boomerang su un messaggio che spedisci che cosa succede?

Che, seguendo il nostro esempio, se dopo due giorni il destinatario non ti ha risposto, Boomerang ti torna a mettere la mail che hai spedito, all’interno della «conversazione», nella tua inbox, in modo che tu possa lavorarci sopra, in qualsiasi modo, e che la cosa non vada nel dimenticatoio.

Con queste funzionalità, Boomerang non è dunque solo una estensione per la gestione del flusso della mail ma anche un programma che ha funzionalità tipiche dei software di gestione di cose da fare.

Se provate, Boomerang, fate sapere che cosa ne pensate nei commenti.

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About Tiziano Solignani

L'uomo che sussurrava ai cavilli... Cassazionista, iscritto all'ordine di Modena dal 1997. Mediatore familiare. Autore, tra l'altro, di «Guida alla separazione e al divorzio», «Come dirsi addio», «9 storie mai raccontate», «Io non avrò mai paura di te». Se volete migliorare le vostre vite, seguitelo su facebook, twitter, linkedIn, g+ e nei suoi gruppi. Se volete acquistare un'ora (o più) della sua attenzione sui vostri problemi, potete farlo da qui.

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