come collaborare con noi su un documento: il sistema dei commenti di google drive

Il nostro metodo di lavoro è collaborativo. L’assistito vede quello che scriviamo in lettere, atti, ecc., e può intervenire lasciando un suo commento relativo a qualsiasi parte del testo, segnalandoci un errore, chiedendoci un chiarimento, indicandoci un fatto da valutare, una considerazione da inserire e così via. Può inoltre scrivere direttamente insieme a noi un promemoria «dinamico» sul suo caso, che ci sarà di utilità fondamentale quando andremo a confezionare gli atti. La base tecnica per realizzare ciò è google drive, che il nostro cliente può utilizzare con un qualsiasi browser (Chrome, Safari, Firefox, Internet Explorer, iCab, ecc.) senza bisogno di essere iscritto a google, semplicemente aprendo un link speciale e riservato che gli mandiamo via posta elettronica [le schermate del tutorial che segue non sono del tutto corrispondenti, perché Google cambia in continuazione, rimangono simili ma possono cambiare alcuni termini e aspetti grafici].

Ecco come funziona.

1) Condivisione del documento. Dopo che abbiamo condiviso con lui un documento, il cliente riceve via mail un messaggio simile a questo:

L’assistito deve semplicemente fare clic sul collegamento (link) simile a quello indicato dalla freccia.

2) Apertura del documento condiviso. Dopo il clic, si aprirà il browser del computer e il cliente si troverà di fronte direttamente, all’interno del proprio programma di navigazione (cioè Chrome, Safari, Firefox, Internet Explorer), il documento su cui lavorare. La schermata sarà simile alla seguente:

Come si vede, è come avere un programma di videoscrittura dentro al proprio navigatore. A questo punto, il cliente può scrivere quello che vuole, cioè inserire una nuova parte di testo, oppure può lasciare un commento relativamente ad una parte di testo che ci trova già dentro (perchè magari l’abbiamo scritta noi).

3) Inserimento di commenti. Per inserire un commento, tutto quello che bisogna fare è selezionare la parte di testo a cui è relativo, passandoci sopra con il mouse tenendo premuto il pulsante sinistro. Qui ad esempio ho selezionato la parola «collaborare» che, dopo esser stata selezionata, è evidenziata in colore blu.

A questo punto, si deve andare nel menu Inserisci e selezionare la voce «commento», come nell’esempio (chi vuole può usare la apposita scorciatoia da tastiera)


Così facendo, si apre una piccola finestra gialla a margine del documento in cui il cliente può scrivere quel che vuole:

Scrivete quel che volete e al termine fate clic su «Pubblica».

Se volete mandare il commento all’attenzione di una persona in particolare, ad esempio l’avvocato dello studio che sta seguendo la cosa, inserite il suo indirizzo di posta elettronica preceduto dal simbolo della chiocciolina («@»), in questo modo: @solignani@solignani.it. In questo modo, il commento sarà portato all’attenzione dell’avvocato via mail. Vi consigliamo di seguire sempre questo metodo, se siete seguiti da due professionisti dello studio potete inserire entrambi i loro indirizzi (si possono inserire tutti gli indirizzi che uno vuole).

4) Valutazione e discussione dei commenti. L’avvocato che riceverà il commento lasciato dal cliente ne valuterà il contenuto e potrà ulteriormente rispondere al cliente chiedendo chiarimenti. Si svilupperà così una discussione relativamente ad una certa parte del testo, che terminerà quando l’avvocato la marcherà come «risolta». Per il cliente non sarà difficile seguire la discussione, ogni volta che l’avvocato lascerà un nuovo commento in risposta riceverà una mail nella propria casella.

Il sistema dei documenti commentabili di google drive è eccezionale perchè consente di superare la dispersività del lavoro che prima si faceva solo tramite posta elettronica, consentendo alle parti di continuare a discutere sui contenuti, che però rimangono sempre uniti in un solo posto (mente con la posta elettronica molti messaggi si perdevano negli archivi, dove non venivano più recuperati). Usare questo sistema significa discutere di tutti gli aspetti ma ancorando ogni discussione ad un testo che rimane in una collocazione unica ed accessibile sempre sia dall’avvocato che dal cliente: questo è assolutamente fondamentale per la qualità del lavoro di assistenza legale che ne deriva.

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