Come inviare documenti allo studio.

 

Documenti che passione

Documenti… che passione!

 

Evviva i documenti. *

Nell’inviarci documenti, seguite, tutte le volte che potete, per cortesia le seguenti regole. Anche perché oggigiorno i «documenti» sono quasi sempre dei files.

I documenti sono il cuore del nostro lavoro, per cui più sarete precisi, più tempo risparmieremo e più ne potremo di conseguenza dedicare ai vostri casi.

Ecco le indicazioni che vi proponiamo.

Documenti originali? Anche no. *

Non mandateci mai documenti in originale se non ve lo chiediamo noi. Molto raramente abbiamo bisogno di un documento in originale, quasi sempre è sufficiente la copia. Peraltro, non tratteniamo mai volentieri documentazione in originale, che pensiamo possa essere meglio custodita dal cliente stesso che da noi.

Vi diremo comunque noi quando abbiamo bisogno di un documento in originale. Nel caso ci serva un originale, come ad esempio una cambiale o un assegno, dovrete portarlo di persona presso lo studio, saremo disponibili a firmarvi naturalmente una ricevuta per presa in consegna; oppure potrete spedircelo tramite un sistema postale o un corriere che consente il tracciamento e offre sufficiente sicurezza.

Evviva il formato PDF multipagina. *

Digitalizzate i documenti in formato PDF multipagina passandoli all’OCR.

Per digitalizzare, partendo dal cartaceo potete usare uno scanner o, se lo avete, uno smartphone con una fotocamera di buona risoluzione (l’iPhone dal 4 in poi ad es. va benissimo, mentre l’iPad 2 ha una qualità di solito insufficiente). Tutte le volte che potete, passate il PDF in un software di riconoscimento dei caratteri (OCR). Avere anche la versione testuale del documento è molto comodo per noi, perchè ci consente di studiare meglio il documento, ricercarlo (sia tra gli altri documenti che al suo interno), evidenziare i passi importanti per noi o per citarli negli atti, fare copia e incolla, ecc. ecc.. Noi comunque passiamo in ogni caso all’OCR tutti i documenti delle pratiche, però se lo fate voi ci fate risparmiare un po’ di tempo.

Cos’è il formato PDF multipagina? Lo spiego con un esempio. Avendo una sentenza di 6 pagine, un atto di citazione di 12, una memoria di 4, ci dovreste mandare 3 files, composti rispettivamente di 6, 12, 4 pagine. Qui un breve tutorial per fare un pdf multipagina con OpenOffice o LibreOffice, disponibili sia per Windows che Mac che Linux, cortesemente fornito da una nostra assistita. Nota Bene: non scansite a colori o in scala di grigio documenti che sono solo in bianco e nero, oltre a diventare più pesanti poi danno dei risultati peggiori quando bisogna fare il riconoscimento dei caratteri.

Se invece partite da files, e non da cartaceo, ad esempio email, dovete trasformare il documento in formato PDF facendo «stampa su PDF» o usando un apposito convertitore tra i vari disponibili on line.

Le mails o messaggi di posta elettronica. *

Mi raccomando in particolare per le mail di non mandarcele mai, salvo eccezioni da concordare insieme, facendo «inoltra» (una cosa che le sia illeggibili che inutilizzabili) nè allegandole nel loro formato nativo .EML ma trasformandole in PDF e sempre seguendo le regole di denominazione messe di seguito.

Una decina di mail che ci vengono inviate nel formato sbagliato possono voler dire un’ora di lavoro persa tra capire cosa contengono queste mail e sistemarle nel fascicolo in modo intelligibile e producibile.

Attenzione alle dimensioni. *

Cercate di contenere il più possibile le dimensioni dei files senza comprometterne la qualità. Cercate comunque di contenere le dimensioni dei files che ci mandate. Questo perchè nella gestione di una pratica c’è molto spesso bisogno di re-inviare documenti ad altre persone, come ad esempio colleghi, controparti, tecnici, periti, assicuratori e così via; in questi casi, se il file è grande può essere un problema, visto che molti in Italia continuano ancora ad usare account di posta di provider gratuiti che presentano una scarsa qualità e capacità di ricezione.

Come li vogliamo chiamare questi documenti? *

Tutte le volte che potete, usate questa sintassi per la denominazione dei documenti. Ci sarà molto utile per risparmiare tempo nel metter via i documenti, ma soprattutto nell’ordinarli e leggerli nell’ordine giusto (quasi sempre quello cronologico):

data (in formato aaaammgg) + [spazio] + nome del documento

Esempio:

20111024 relazione del CTU.pdf

Dove la data è la data originale del documento, non quella del giorno in cui lo preparate per noi, ovviamente. Mettete prima l’anno, poi il mese, poi il giorno, in questo modo sarà più facile per noi ordinare cronologicamente sul computer. Nell’esempio sopra riportato, tanto per capire il documento (relazione del CTU) è del 24 ottobre 2011.

Per favore, non usate il maiuscolo dove non è previsto, lo usiamo noi per evidenziare parti a mo’ di promemoria, quindi se mettete lettere in maiuscolo ci tocca di riportarle in minuscolo e ci fate perdere tempo.

Come spedirci i files. *

I documenti ce li potete inviare innanzitutto tramite mail. Ogni nostro avvocato ha un suo indirizzo mail diretto: usate quello dell’avvocato che vi sta seguendo. E’ anche possibile, per documenti riservati, usare la firma digitale e la crittografia. Le nostre sono caselle fastmail, un fornitore di primaria qualità, quindi potete mandare mail con allegati sino a 20 mega di dimensioni. Un altro sistema utilizzabile è la condivisione tramite dropbox. Solo se proprio non riuscite nei precedenti modi, potete mandarci i documenti via fax, al numero 059 49.0909.61. Alcune indicazioni da seguire, per favore:
  1. se abbiamo una pratica sola da seguire, non mandateci più mail, ma una mail sola con allegati tutti i documenti del caso, salvo che non sia necessario spezzare l’invio in più mail per ragioni di dimensioni;
  2. se abbiamo più pratiche vostre da seguire, per favore fate una mail per ogni pratica. Non mescolate le cose! Non avete idea del tempo che si perde su una cosa che per voi è chiara ma per noi non può esserlo altrettanto;
  3. se credete, lasciate le vostre osservazioni sul documento, sul suo significato e su come dobbiamo leggerlo, nel corpo della mail, ci raccomandiamo al riguardo sempre la massima sintesi

Risorse utili. *

  1. guida alla compressione dei files
  2. 7-zip, il miglior software per la compressione dei file per windows
  3. guida molto elementare e basica per la creazione di cartelle compresse in windows
  4. guida alla creazione di un file pdf senza avere Adobe Acrobat
  5. CutePdf, un driver di stampa per creare files pdf

Comments

  1. MARIA MARSIGLIA says:

    Debo fare una domanda a vuostro studio ? Dobe debo scrivere ?
    Non capisco como scrivere un email al vuostro stuido.
    Per favore, acpeto como scrivere un email al vostro stuido, per
    doppo fare una consulanza legale.
    Grazie,
    Maria

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