Google drive: guida all’uso.

Con Google Docs, recentemente ribattezzato google drive, si possono scrivere testi, di qualsiasi tipo (anche questo articolo, ad esempio, è stato scritto con Google Doc), realizzare fogli elettronici tipo Excel e anche “presentazioni” del tipo di quelle che si è abituati a vedere con Powerpoint. Già un’applicazione di questo genere, dunque, è destinata a soddisfare una parte consistente delle esigenze informatiche tipiche degli studi, aziende e individui, che sono appunto divise tra la realizzazione dei documenti, come attività principale, tra cui atti processuali, ricorsi, promemoria, lettere e così via, compilazione di fogli elettronici per calcoli, contabilità, entrate uscite, e allestimento di presentazioni, usate all’interno di riunioni o per scopi di e-learning.

Google Drive, come tutte le webapp, funziona tramite browser, basta quindi aprire Chrome, Firefox, Safari o Internet Explorer e puntare all’indirizzo http://docs.google.com, dove apparirà la schermata di base dell’applicazione da cui si potrà fare quello di cui si ha bisogno. Naturalmente, trattandosi di una applicazione web, si deve disporre di un account google e lo si deve usare per autenticarsi e farsi riconoscere dal sistema.

Un account google si può creare, per chi ancora non ce l’ha, da questa pagina. E’ del tutto gratuito e serve  per una miriade di altri servizi web, come il calendario, google talk, gmail e così via, ragione per cui è senz’altro consigliabile creare questo account, e custodirne gelosamente le credenziali, prima possibile. Lo user name degli account google è sempre formato dall’indirizzo di posta elettronica dell’utente. Così, se sceglierete di usare gmail, il vostro user name sarà lo stesso vostro indirizzo gmail, mentre se continuerete ad usare il vostro precedente indirizzo di posta, allora google prenderà quello come user name, senza problemi [ref]L’unica cosa sconsigliabile da fare, al riguardo, è quello di registrarsi con un indirizzo di posta elettronica non di gmail e poi costruire, con lo stesso account, anche un indirizzo gmail. In questo caso, google darà la preferenza, automaticamente e senza possibilità di disabilitazione, al nuovo indirizzo gmail per tutti i servizi e le webapp di google e questo potrebbe non essere assolutamente l’effetto desiderato dall’utente, che magari preferisce continuare ad usare il suo vecchio indirizzo come principale e gmail come indirizzo secondario o personale. Si tratta di uno dei pochi aspetti non molto felici delle google Apps, può darsi che in futuro cambierà ma per il momento meglio non fare confusione: registratevi con un indirizzo e poi tenete quello.[/ref].

Torniamo ora alla schermata principale di Google Drive. Qui, cliccando sul pulsante in alto a sinistra, è possibile scegliere di creare un nuovo documento che, come abbiamo anticipato, può essere un semplice testo, un foglio elettronico o una presentazione. Provando, ad esempio, a creare un documento di testo, che è probabilmente l’uso più comune e corrente, si può vedere come siano disponibili opzione di formattazione e gestione del testo molto avanzate, disponibili fino a qualche tempo fa solo nei wordprocessor tradizionali. Si può usare il neretto, sottolineato, corsivo, cambiare il tipo, la dimensione, il colore e lo sfondo (utile per creare l’effetto “evidenziatore”) dei caratteri, scegliere il tipo di formattazione del testo, che può essere anche giustificato, fare rientri, elenchi puntati o numerati, inserire immagini, tabelle, commenti separati e così via. Naturalmente si può fare copia e incolla da e a il testo elaborato con Google Drive e inserire link ipertestuali. E’ disponibile anche il conteggio delle parole del testo, una funzione molto richiesta nei forum di supporto di Google Apps, e la indispensabile funzione “trova o sostituisci” per cercare e sostituire parole all’interno del testo. Una volta completato il documento, esso può essere mantenuto così com’è on line, gestibile nei modi che vedremo tra poco, oppure tranquillamente salvato in locale in formato HTML, RTF, Word, Open Office, PDF o plain text. Può essere stampato, direttamente dal web, inviato via mail, come allegato oppure come semplice link al testo originale. Può essere, infine, pubblicato o condiviso. Per quanto riguarda il salvataggio in locale, c’è poco da dire: una volta salvato nel formato preferito, si potrà usare in tutti i modi tradizionali. Molto più interessanti e innovativi sono gli usi di pubblicazione e condivisione. La pubblicazione consente di rendere visibile a tutti il documento sulla rete internet.

La condivisione, invece, è un procedimento molto più fine. Con essa, l’autore del documento può scegliere di renderlo gestibile in un certo modo solo da certe persone. Ad esempio, se un avvocato decide di scrivere insieme ad un collega un atto processuale può condividerlo con lui, dandogli i permessi di modifica o anche solo di commento. In questo modo, entrambi gli utenti potranno modificare il documento o comunque intervenire sullo stesso. La cosa bella è che le modifiche possono avvenire anche contemporaneamente, non essendo necessario che il documento sia prima salvato e chiuso dall’utente che già ci stava lavorando, come invece avviene con tutti i wordprocessor tradizionali che non consentono modifiche contemporanee da parte di più utenti, neanche usando servizi come dropbox o skydrive che non sanno poi risolvere i conflitti.

Semplicemente, entrando in un documento che un altro utente sta già modificando, si viene avvertiti da una icona in basso a destra e si può anche aprire una chat con l’altro utente, in modo da discutere insieme le modifiche da apportare. Naturalmente, trattandosi di una webapp i due avvocati che lavorano sullo stesso atto possono trovarsi uno a Roma e uno a Milano, così come in qualsiasi altra parte del mondo vi sia un collegamento ad internet. Un altro tipo di condivisione è quella di sola lettura, utile ad esempio per fare vedere un documento ai tirocinanti o al personale amministrativo, che può solo aprirlo ma non introdurre modifiche. Ogni documento può essere condiviso nei modi e con quanti utenti si desidera. Per condividere un documento, è sufficiente aprire la apposita linguetta e inserire l’indirizzo e-mail della persona con cui si vuole lavorare insieme sul testo: Google Drive provvederà a mandarle un messaggio, consentendole di aprire direttamente il documento da un link contenuto nel messaggio stesso e iniziare subito a lavorare sullo stesso.

Non è nemmeno necessario che la persona con cui vogliamo collaborare sul documento abbia già un account google, è sufficiente in quei casi impostare la condivisione a favore di tutti coloro che conoscono il link – segreto – del documento, inviando poi il link per mail alla persona in questione, invitandola naturalmente a conservarlo riservato.

Per l’ipotesi che uno dei co-autori faccia qualche pasticcio o anche solo modifica non gradita del documento, Google Drive dispone di una funzione di gestione delle revisioni, per cui si può sempre vedere, da chi, quando e come il documento è stato modificato, scegliendo anche di ritornare ad una versione precedente [ref]Questa funzione di gestione revisioni, naturalmente, può essere usata anche quando il documento è gestito da un utente solo, e quindi non condiviso, per tornare a versioni precedenti in caso di ripensamenti.[/ref].

I fogli elettronici dispongono delle stesse funzioni dei documenti e operano grosso modo come quelli tradizionali (Microsoft Excel o Calc di Open Office). Si possono inserire funzioni, disponibili in grande quantità, creare calcoli automatici, nella filosofia e nello stile tipico dei fogli di calcolo, quindi si possono usare per gestire entrate – uscite, fare fatture, calcolare compensi, seguire aspetti contabili semplici e così via. Anche questi fogli creati all’interno di Google Drive sono condivisibili, quindi, ad esempio, un prospetto di entrate uscite di spese correnti può essere condiviso con tutto lo studio o con il personale amministrativo, in modo che ognuno possa annotare le spese e i versamenti e il flusso sia tenuto d’occhio da tutti. Le presentazioni invece consentono di realizzare serie di immagini sempre tramite il web, cosa che poi elimina la necessità di girare con la solita chiavetta per poter mostrare la presentazione. In più, c’è il vantaggio che più utenti, analogamente a quanto avviene con i documenti e i fogli di calcolo, possono lavorare su una singola presentazione, aggiungendo immagini, passaggi, commenti e contribuendo a realizzare un risultato più d’effetto.

Oltre che creare i documenti ex novo, Google Drive consente anche di importare un documento già creato con i programmi tradizionali. Quindi si può ad esempio avere un documento di Word e importarlo in Google Drive per godere di tutte le funzionalità sopradescritte. Questa funziona torna comoda poi anche quando, ad esempio, si riceve un documento via mail in un formato non leggibile dai programmi di cui si dispone, ad esempio si riceve un file tipo ODT di Open Office, ma non si ha Open Office installato. In questi casi, si può semplicemente passare da drive, importare il file tipo ODT per poi o gestirlo direttamente in drive o salvarlo in formato Word o dell’altro wordprocessor di cui si dispone.

In conclusione, Google Drive offre molte possibilità, e comodità, in più rispetto ai wordprocessor tradizionali e si candida sicuramente a sostituire le classiche suite per ufficio, utilizzabili, almeno sino a poco tempo fa, solo off-line. Naturalmente le operazioni di formattazione disponibili per i testi sono molte meno di quelle, ad esempio, previste in Microsoft Word, ma sono quelle che l’utente usa nella quasi totalità dei casi e sinceramente utilizzando Google Drive anche per molti mesi difficilmente si sente il bisogno di disporre di funzioni più approfondite.

Risorse utili

• il nostro annuncio dell’adozione di questo sistema
• pagina di wikipedia su google docs
• pagina principale di google docs
• intervista audio / video a Tiziano Solignani su google docs
• un articolo di Linux.com sul nostro modo di lavorare

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