VOIP per telefonare: tutti i vantaggi.

I vantaggi del VoIP in generale.

Facendo seguito a questa discussione sviluppatasi su legalit, scrivo alcune note un po’ «a braccio» (il tempo è sempre tiranno) su come ho recentemente riorganizzato la telefonia a voce del mio studio, passando ad un sistema di tipo voip e abbandonando per sempre mamma Telecom, dando informazioni che potranno magari essere utili a colleghi che hanno esigenze come quelle del mio studio e magari anche ad altre organizzazioni, anche non professionali.

Vediamo, innanzitutto, che cosa si può fare con un sistema di telefonia di tipo voip:

• rinunciare alla linea telefonica fissa, analogica o ISDN, e quindi al relativo canone; naturalmente, è necessario avere una linea ADSL, nel mio caso ho una linea «nuda», cioè senza numero telefonico abbinato, per la quale si paga comunque un canone, che è comunque ridotto rispetto a quello dovuto per chi ha anche la telefonia vocale
• godere della portabilità del numero: io ho potuto mantenere il mio numero storico richiedendo la portabilità tramite il mio gestore voip, di cui dirò meglio in seguito, ed ottenendola concretamente dopo una ventina di giorni
• usare diversi apparati come telefoni: si può acquistare un telefono IP, che è disponibile anche come cordless (io, ad es., ne ho presi due), usare il proprio telefono cellulare, usare il computer con appositi software.
• chiamare a costo zero i vari utenti dello studio indipendentemente dalla collocazione geografica, a condizione che siano sotto copertura wifi o 3g, quindi di una rete dati; stamattina io ad es. sto lavorando da casa e la mia assistente mi sta chiamando sul mio numero di interno esattamente come se fossi in studio ed a costo zero; la stessa cosa si potrebbe avere se io fossi in Tribunale con copertura 3G naturalmente
• dal punto precedente, discende anche che possiamo essere reperibili per le chiamate anche quando siamo fuori studio: la nostra segreteria, o comunque il nostro collega che sta in studio, può rispondere alla chiamata e trasferircela cioè chiamarci, sentire se la vogliamo prendere e poi metterci in contatto con l’utente chiamante, indipendentemente da dove siamo, a costo zero se siamo sotto copertura di rete, con il costo della chiamata al nostro cellulare se invece abbiamo solo copertura GSM vocale
• con alcuni software, tra cui quello che utilizzo io sul mio iPhone, si possono registrare le chiamate in uscita o in entrata, o decidendo volta per volta quali registrare o dicendo al programma di registrarle comunque tutte; le chiamate registrate si possono poi inviare per mail, a sè stessi o ad altri
• avere, almeno nella soluzione che io ho scelto, un sistema di centralino remoto, gestibile e programmabile interamente tramite web. Tramite questo centralino si può, ad esempio, fare quanto segue:
  • utilizzare un sistema IVR, come ho fatto io, cioè un risponditore del tipo di quelli che prendono su direttamente la chiamata che viene dall’esterno e riproducono un messaggio registrato dove l’utente deve scegliere premendo sul tastierino tra varie opzioni possibili a seconda di quel che deve fare. Personalmente, lo trovo un sistema molto buono per instradare le varie chiamate in arrivo, dare brevi informazioni preliminari (ad es. io ho messo che non accetto telefonate promozionali o commerciali).
  • programmare l’innesco e lo sgancio della segreteria telefonica a determinati giorni ed ore. Noi ad esempio abbiamo definito «zone temporali» di funzionamento della segreteria, per disporre appunto di tempo in cui lavorare senza essere interrotti da telefonate. In questi momenti, se l’utente chiama sente un messaggio preregistrato che ricorda gli orari in cui si ricevono le chiamate e lo invita a lasciare un messaggio in segreteria. I messaggi che vengono lasciati in segreteria ci vengono inoltrati tramite mail, così possiamo ascoltarli sui nostri computer e rispondere immediatamente, subito dopo la ripresa dell’attività normale
  • innescare comunque un diverso tipo di segreteria telefonica per momenti di «assenza» durante quello che sarebbe il normale orario di ricevimento delle chiamate, ad esempio per una riunione urgente che coinvolge tutto lo studio, con un diverso messaggio che viene letto all’utente
  • non aver nessun costo, nè economico nè di tempo, di manutenzione di una macchina in loco, dal momento che il centralino è gestito direttamente dal nostro fornitore quanto a manutenzione hardware e software e noi lo usiamo solo come servizio, tramite una interfaccia web molto intuitiva e funzionale
  • personalizzare la musica di attesa con un qualunque file mp3 o ogg vorbis
  • avere un report completo di tutte le chiamate in entrata e in uscita, con numeri completi e non parzialmente oscurati come avviene con la telefonia tradizionale
  • gestire i permessi dei vari interni, ad esempio ad un certo interno si può vietare di fare chiamate verso la rete cellulare o meno
  • inoltrare sul proprio telefono cellulare le chiamate che arrivano, ad esempio, al centralino quando la propria linea ADSL non funziona per un guasto in modo da non perdere chiamate
• pagare volta per volta acquistando credito e «ricaricando», un po’ come avviene per la telefonia cellulare
• vedere sul display dei terminali i numeri di chi chiama dall’esterno in modo da conoscere l’interlocutore quando si sta per prendere la chiamata oppure, se la chiamata va persa, per poterlo richiamare

Passo ora dalla descrizione astratta del sistema a richiamare la mia esperienza.

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