Notifiche via pec tra avvocati: la mia esperienza.

Nota: dopo questo tutorial del 2012, la situazione anche normativa è cambiata profondamente. Il tutorial lo lascio per interesse più che altro «storico», anche perché a quanto pare sono stato tra i primi a fare questo tipo di notifiche, ma naturalmente invito tutti ad aggiornarsi adeguatamente prima di provvedere a notificare, ci sono ottime ed aggiornate fonti che si possono trovare mugolando (ts, 10 maggio 2016).

Stamattina ho inaugurato la modalità di notifica «tra avvocati» resa possibile dalla modifica dell’art. 4, comma 1, della legge 53/1994 sulle notifiche in proprio.

Faccio il mio solito collage, partendo proprio dalla disposizione appena citata, secondo cui, nel testo attuale:

1. L’avvocato o il procuratore legale, munito della procura e dell’autorizzazione di cui all’articolo 1, può eseguire notificazioni in materia civile, amministrativa e stragiudiziale, direttamente, a mezzo posta elettronica certificata, ovvero mediante consegna di copia dell’atto nel domicilio del destinatario, nel caso in cui il destinatario sia altro avvocato o procuratore legale, che abbia la qualità di domiciliatario di una parte.

Le modalità con cui provvedere alla notifica in questi casi sono dettagliate dal decreto 21 febbraio 2011 , n. 44 (Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24). In particolare, è l’art. 18 a dettare disposizioni in materia, di cui riporto il primo comma:

Notificazioni per via telematica tra avvocati

1. Nel caso previsto dall’articolo 4, legge 21 gennaio 1994, n. 53, il difensore puo’ eseguire la notificazione ai soggetti abilitati esterni con mezzi telematici, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo. A tale scopo trasmette copia informatica dell’atto sottoscritta con firma digitale all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario risultante dal registro generale degli indirizzi elettronici, nella forma di allegato al messaggio di posta elettronica certificata inviato al destinatario. Nel corpo del messaggio e’ inserita la relazione di notificazione che contiene le informazioni di cui all’articolo 3, comma 2, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, dell’indirizzo di posta elettronica certificata presso il quale l’atto e’ stato inviato, nonche’ del numero di registro cronologico di cui all’articolo 8 della suddetta legge. La notificazione si intende perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna breve da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario.

Le modalità sono dunque molto chiare. Il procedimento che ho seguito io è il seguente:

1. Estrazione di copie pari al numero dei destinatari più uno, sebbene questo sia un punto controverso, cioè sebbene sia discutibile la necessità di estrarre copie cartacee che non servono dal momento che la notifica avviene tramite consegna di copia digitale. Ho proceduto in questo modo per sicurezza, ma la lettera del regolamento che recita espressamente «anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo» mi fa dubitare della necessità di fare tutte queste copie. Sicuramente un domani quando il PCT sarà a regime si potrà scaricare la copia dell’atto o provvedimento da notificare e provvedere saltando il classico giro in cancelleria.
2. Formazione della relata di notifica. Nella relata va indicato l’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario e il numero cronologico della notifica. Un problema può essere quello di capire, nel caso che vi siano due procuratori in mandato, a quale dei due notificare, nei casi in cui ad esempio il «dominus» abbia indicato il proprio indirizzo di pec nell’atto, dichiarando di voler ricevere colà le notifiche, mentre abbia eletto domicilio presso un altro collega, co-mandatario, con studio nella città ove ha sede il Tribunale dove pende il procedimento, situazione abbastanza comune. La lettera della legge sembra indicare il domiciliatario come destinatario della notifica – «che abbia la qualità di domiciliatario di una parte» -, ma la cosa, se aveva un senso con gli indirizzi fisici, non ne ha molto con le notificazioni digitali, che possono raggiungere allo stesso modo tanto il domiciliatario quanto il dominus, anche considerando che poi il gesto tipico del domiciliatario che riceve la notifica sarà quello di fare semplicemente l’inoltro al dominus… Ad ogni modo, nel mio caso mi sono regolato con il classico principio dell’abbondanza e ho notificato ad entrambi, soluzione pragmatica che credo sia consigliabile finchè questo aspetto non verrà regolato con un intervento legislativo correttivo.
3. Una volta formata la relata di notifica, nel mio caso con google docs, l’ho salvata in formato pdf e unita al files contenente il provvedimento da notificare, ottenendo un unico pdf con l’atto e la relata.
4. A questo punto ho proceduto a firmare digitalmente l’atto così ottenuto, come previsto dal regolamento di attuazione e come, del resto, intuitivo.
5. Quindi ho creato un nuovo messaggio di posta elettronica e vi ho allegato l’atto da notificare con firma digitale (più una copia senza firma, a titolo di cortesia, magari più leggibile per quei colleghi che non riescono ad aprire i files con l’estensione della firma digitale).
6. Ho quindi fatto copia e incolla del testo della relata nel corpo del messaggio, così come previsto dal regolamento attuativo. Nell’oggetto del messaggio ho messo appunto una descrizione sommaria del contenuto e cioè «notifica istanza di sospensione e pedissequo provvedimento di fissazione udienza nell’esecuzione immobiliare xx/xxxx Trib. Mo». L’oggetto a quanto ho capito è libero, meglio comunque utilizzarlo per evidenziare subito ai colleghi riceventi di cosa si tratta.
7. Purtroppo, uno degli indirizzi a cui ho inviato la notifica era cambiato tra il giorno in cui avevo consultato i pubblici elenchi e il giorno in cui ho fatto la notifica. Mi è tornato, insomma, un avviso di mancata consegna. Sono quindi andato a prendere il nuovo ed aggiornato indirizzo ed ho fatto un inoltra dalla posta inviata, correggendo la relata di notifica inserita nel corpo dell’atto.
8. Per quanto riguarda la compilazione del registro cronologico non credo ci sia molto di particolare da dire, va indicato anzichè l’indirizzo fisico di destinazione l’indirizzo di pec a cui è stata fatta la spedizione. I campi sull’ufficio postale da cui sarebbe avvenuta la spedizione li ho lasciati vuoti.
9. Circa, invece, la formazione dell’atto cartaceo da depositare all’udienza per testimoniare l’avvenuta notifica, ho stampato la relata e l’ho unita cucendola alla copia che avevo fatto diventare «originale», poi ho man mano aggiunto le ricevute di consegna pec, in formato cartaceo.

Questo è quanto, ad oggi.

Qualsiasi osservazione come al solito sarà benvenuta. Dal canto mio, vi terrò aggiornati.

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