archiviare i messaggi pec

I messaggi di posta elettronica certificata non si possono certo cancellare. Ogni tanto tuttavia bisogna svuotare la casella offerta dal fornitore di servizio perché si è raggiunto il limite massimo di capienza della stessa.

Occorre quindi salvarli in un formato utilizzabile in caso di bisogno. Va ricordato che la pec è a tutti gli effetti un documento ufficiale dotato di valore legale, ma va conservato nel formato giusto, altrimenti avrebbe solo il valore di una «fotocopia» dell’originale.
Questo formato, a mio giudizio, non può che essere il formato originale, informaticamente avente estensione .eml.
Per poter fare le copie in questo formato, ho messo a disposizione da molti anni, e uso personalmente, un metodo basato sull’utilizzo di Thunderbird, con un particolare componente aggiuntivo, ImportExportTools, che consente appunto l’esportazione dei messaggi in formato nativo. Dopodiché, archivio i messaggi così esportati in Dropbox, che è il mio «file system» di adozione per tutto quello che faccio. Il procedimento si articola sostanzialmente in queste fasi:
1) sincronizzazione dei messaggi delle cartelle «archivio» e «inviata» del mio account pec in thunderbird;
2) esportazione dei singoli messaggi e non della cartella in formato eml sul desktop tramite ImportExportTools;
3) spostamento dei messaggi così esportati in una apposita cartella di Dropbox – per praticità, io utilizzo sempre quella, una per le mail inviate e una per quelle archiviate, in modo da avere un archivio unico di ognuna in cui si assommano le varie esportazioni man mano che le faccio; 4) rimozione dei messaggi ormai esportati e al sicuro dentro Dropbox.

Se utilizzi mac o un altro dispositivo con funzioni di ricerca e indicizzazione, i messaggi salvati dentro a Dropbox sono ricaricabili per stringa, non solo con riguardo alla riga dell’oggetto ma anche al contenuto degli stessi.
In questo modo, diventa molto facile recuperarli, basta appunto fare una ricerca con un termine che si pensa possa essere contento nel messaggio che si intende cercare. Una volta trovati, in caso di bisogno, possono essere poi prodotti o inviati direttamente nel loro formato nativo .eml.

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