Sistemi di videoconferenza: qual è il migliore?

Premessa.

Come ti ho già detto tante volte, spesso, per via anche della pandemia, mi capita di «ricevere» clienti, sia per problemi legali che per il counseling personale, tramite metodi di videoconferenza. Oltre che ovviamente gli studenti del mio coaching per avvocati. Ormai fare l’appuntamento «a video» anziché in presenza è diventata una delle modalità «correnti» o normali di lavorare.

Si riesce, peraltro, a lavorare molto bene. Io che faccio sempre le lettere, gli atti processuali e gli altri scritti che servono per la gestione della pratica insieme al cliente, con gli appuntamenti a video riesco a farlo partecipare come se fosse presente, anzi forse anche meglio. Gli apro una condivisione dello schermo, così vede in diretta quello che scrivo e può fare, come se fosse presente, le sue osservazioni, domande e così via.

La sessione, poi, può essere registrata, cosa che offre diversi vantaggi. Pensa alla possibilità di riascoltarla, rivederla (magari a velocità leggermente aumentata per fare prima), per poter comprendere meglio tutto quello che è stato detto. Oppure farla vedere a qualche altra persona, ad esempio.  

videocall su amaca

I sistemi a riguardo sono diversi, ognuno con sue proprie caratteristiche, pregi e difetti.

Oggi te li presento anche per cercare di capire quale può essere il più adatto a seconda del lavoro che c’è da fare.

Una osservazione di tipo generale è che è preferibile fare sessioni di videoconferenza usando una macchina desktop e cioè non da periferiche mobili, quando possibile.

Sedendosi ad una scrivania si ha un maggior raccoglimento, si possono usare entrambe le mani per cercare ad esempio documenti o files, fare ricerche e così via, mentre se si è costretti a reggere un cellulare in mano la qualità della sessione è deteriore, inoltre si è limitati nei movimenti.

videocall mobile sul divano

I singoli sistemi.

Skype.

Quello più utilizzato, per la sua diffusione, è Skype. Questo sistema a me piace molto per la possibilità che offre di registrare la sessione di videochiamata, che è una cosa che può essere molto utile sia quando si parla di problemi legali, che di problemi personali.

Nel primo caso, la sessione può essere condivisa con altre persone, sia in corso di vertenza che magari nel caso in cui si cambi avvocato, nel qual caso può essere utile capire le valutazioni che erano state fatte precedentemente. Nel caso, invece, del counseling, è molto utile come «ripasso» di tutte le considerazioni svolte durante la seduta, è veramente uno strumento molto efficace per rendere la seduta ancora più interessante.

Per utilizzare Skype bisogna scaricare un software, che è disponibile per tutte le principali piattaforme, comprese quelle mobili, e bisogna registrare un account.

Un’altra cosa che mi piace di Skype è che consente agevolmente di condividere lo schermo intero o parti dello schermo, cioè finestre singole, cosa che io utilizzo molto spesso, dal momento che durante le sessioni quasi sempre scrivo della lettere, che poi sono quasi sempre ormai mail, oppure dei veri e propri atti giuridici; in questi casi, condivido la finestra della composizione di una nuova mail o di Word, in modo che il mio assistito veda insieme a me quello che sto scrivendo, proprio come faccio nelle riunioni «in presenza» dove uso un grande monitor che metto in mezzo tra me e il cliente in maniera che lui veda in diretta quello che scrivo – è il mio metodo collaborativo in tempo reale di redazione di lettere e atti della pratica legale, che ormai utilizzo da anni con soddisfazione sia mia che dei miei clienti.

Meet.

Meet è il servizio di videoconferenza offerto da google tramite browser, sicuramente funziona meglio con il suo Chrome, anche se personalmente lo utilizzo abbastanza bene anche con il mio browser preferito che è Mozilla Firefox.

Il grande vantaggio di Meet è che non serve né scaricare un software né creare un account per usarlo. Chi prende l’iniziativa crea la videoconferenza poi passa il link alle altre persone che devono entrarci ed è già fatta.

Personalmente, dunque, preferisco usare Skype per i vantaggi di cui sopra, ma se il mio cliente è poco avvezzo all’uso della tecnologia, apro una sessione con Meet e gli mando il link per whatsapp o email e si può cominciare comunque, mancano alcune funzioni ma intanto il lavoro viene fatto.

Per Android, e credo anche per iOS, esiste una app di Meet, ma non credo sia indispensabile. In generale, peraltro, sconsiglio di fare sessioni di lavoro tenendo in mano un cellulare.

Zoom.

Zoom è probabilmente il sistema più evoluto di tutti. Richiede, come Skype, l’installazione di un software e la creazione di un account. Offre davvero tante opzioni, col rischio anche di perdercisi.

Forse investire nell’apprendimento di un software e un servizio del genere può essere utile se veramente si lavora per la maggior parte del tempo in videoconferenza o con la trattazione di dati particolarmente sensibili, altrimenti credo che possano andar bene gli altri sistemi più semplici.

Personalmente, l’ho utilizzato perché era il sistema scelto da alcuni miei clienti e io credo che si debba essere in grado appunto di usare qualsiasi piattaforma, ma se dovessi sceglierlo io appunto non lo sceglierei.

Microsoft Team.

Ho conosciuto questo sistema perché è quello che utilizzano i tribunali e gli uffici giudiziari italiani per le udienze da remoto, che personalmente preferisco di gran lunga rispetto a quelle a trattazione scritta.

Il vantaggio, dunque, di questo strumento per me risiede anche nel fatto che molti avvocati lo hanno dovuto imparare, per cui posso usarlo quando ad esempio devo fare una riunione con un altro legale, cosa che nella pratica forense capita abbastanza spesso, potendo quindi confidare su una «base tecnologica» e culturale comune.

Dal punto di vista del funzionamento, è piuttosto semplice. Esiste un client per i principali sistemi operativi, la sessione parte sempre da un link che viene fornito dall’organizzatore della riunione, che nel caso dei tribunale è il giudice stesso, che inserisce questo link all’interno del provvedimento che dispone la trattazione da remoto, mentre nel caso di una riunione privata può essere uno qualsiasi dei due.

Non mi risulta che con Team si possa registrare la sessione, che del resto nel caso delle udienze da remoto è rigorosamente vietata. Il funzionamento appunto è molto semplice e questo credo sia un pregio, specialmente in questa prima fase in cui molte persone si approcciano a questi sistemi che per loro sono inediti, ci sarà poi tempo in futuro magari per dedicarsi ad affinare, il momento attuale è più quello in cui bisogna rompere il ghiaccio.

Conclusioni.

Ovviamente, se vuoi un appuntamento con me, per problemi legali, counseling personale, coaching o altro, io sono a disposizione in tutte le forme. Innanzitutto in presenza, se vuoi venire presso lo studio sei sempre il benvenuto.

Se, invece, preferisci la videoconferenza, possiamo utilizzare il sistema che ti piace o a cui sei più abituato, naturalmente io ho volentieri imparato ad utilizzarli tutti e mi sono organizzato di conseguenza.

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