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Documenti in arrivo: una nuova cartella speciale.

Recentemente, abbiamo modificato un po’ il sistema per la trasmissione al nostro studio dei documenti, ma soprattutto per la gestione degli invii documentali, per renderlo più efficiente ed evitare perdite di tempo, considerato che la gestione del flusso documentale è uno degli aspetti fondamentali del lavoro di avvocato.

Voglio condividere alcune osservazioni con te perché credo che possa esserti utile, se sei cliente, per capire come trattiamo i documenti in ingresso mentre, se sei avvocato, per avere un modello di organizzazione cui trarre ispirazione (fermo restando che per gli avvocati è a disposizione il diverso blog specifico farelavvocatoebellissimo.it).

Il protocollo di riferimento per inviarci documenti si trova, da anni, qui. L’ho scritto e via via aggiornato nel corso degli anni, alcune cose all’epoca erano innovative, ora sono quasi superate, considerato che le persone sono diventate sempre più tecnologicamente abili, ma in alcune parti che possano sembrare scontate ho deciso comunque di lasciarlo a beneficio di lettori di livello più basso.

La novità di questi giorni è stata la creazione di una cartella apposita, ovviamente sincronizzata con dropbox, in cui verranno inseriti man mano tutti gli invii documentali da parte dei clienti, di solito ad opera della mia assistente che è la prima persona che li raccoglie.

Questa cartella viene poi «attenzionata» da Hazel in un Mac che utilizzo alla bisogna, che ogni volta che viene inserito un nuovo pdf lo passa all’OCR, in modo che poi sia molto più facilmente lavorabile e ricaricabile.

Al momento dell’appuntamento, vado a prendere l’invio documentale e lo inserisco o in una nuova cartella, se appunto la pratica è nuova, o all’interno di una o più cartella esistenti, se appunto l’invio riguarda una o più pratiche già aperte.

Può anche essere che alcuni documenti vadano nella cartella soggetto. Oltre alle cartelle delle pratiche, infatti, abbiamo cartelle «soggetti» dove mettiamo i documenti attinenti alla persona o azienda che possono essere rilevanti per tutte le pratiche che quel cliente ha aperto o aprirà con noi, come ad esempio documenti di identità, tessere del codice fiscale, ma anche polizze di tutela legale.

Operando in questo modo, ho scollegato il momento in cui il documento viene ricevuto dallo studio, cosa che può essere gestita dal personale amministrativo, da quello in cui viene inserito all’interno della posizione più appropriata nell’ormai vasto «file system» di tutte le pratiche e delle cartelle soggetti, approfittandone per effettuare alcune operazioni di cura del documento stesso, tra cui il passaggio all’OCR e quindi il riconoscimento del testo, ma anche il raddrizzamento delle pagine, in modo che poi all’appuntamento sia più facile lavorare sui documenti.

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Notifica del precetto: e dopo?

L’atto di precetto è quel documento che viene notificato a chi è stato condannato a pagare una determinata somma di denaro o a fare una certa cosa con cui appunto gli si chiede, per l’ultima volta, di pagare o fare quella cosa entro un termine di 10 giorni trascorsi i quali, se non fa quel che deve fare ed è previsto, inizierà un processo esecutivo nei suoi confronti, di solito un pignoramento, ma anche un giudizio per obblighi di fare o non fare, come ad esempio nei casi in cui l’obbligo di fare riguarda l’arretramento di un confine, ad esempio.

Il precetto è previsto dall’art. 480 del codice di procedura civile.

La notifica del precetto deve sempre avvenire a favore della parte personalmente, anche se la parte aveva in precedenza un suo avvocato. Il precetto, infatti, non fa parte del procedimento «a monte», ma ne inizia uno nuovo, appunto di natura esecutiva. Di solito, c’è una causa civile appunto a monte, o un procedimento monitorio, cioè per decreto ingiuntivo, al termine dei quali c’è un titolo, il celebre «titolo esecutivo», che è un provvedimento del giudice divenuto, a volte anche solo temporaneamente, esecutivo e che quindi può appunto essere messo in esecuzione, facendo precedere l’esecuzione dalla notifica del precetto.

La notifica del precetto, inoltre, deve sempre avvenire tramite pec in tutti i casi in cui è possibile; questa è una novità della riforma Cartabia. È fondamentale controllare, il giorno stesso della notifica, che il debitore o comunque il soggetto «precettato», specialmente se non si tratta di un’azienda o libero professionista, che sono obbligati ad avere una pec, non sia iscritto ad INAD, perché se iscritto la notifica deve avvenire via pec e se fatta in modalità cartacea sarebbe invalida.

Dopo la notifica, non c’è ovviamente nessun deposito telematico da fare, dal momento che si tratta di un processo nuovo, appartenente alla fase esecutiva. Al giudice della causa civile o del decreto ingiuntivo a monte non interessa niente, diciamo così, che tu abbia poi fatto o meno un atto di precetto col titolo che ti ha rilasciato. Eventualmente, il precetto sarà depositato in seguito, ma in un altro fascicolo telematico, una volta che sarà iniziato il pignoramento o comunque il processo esecutivo.

Dopo aver inviato la notifica, quello che c’è da fare è innanzitutto controllare la bontà della stessa: se cartacea, bisognerà valutare cosa dice l’avviso di spedizione e gli altri eventuali documenti relativi alla consegna dell’atto; se via pec, bisogna controllare bene le due ricevute di accettazione e consegna: a volte pur nei database ufficiali sono presenti indirizzi che non sono validi o potrebbero esserci altri errori sempre di consegna che impedirebbero di ritenere valida la notifica. 

Ovviamente, tutte le ricevute, sia quelle pec che nascono in origine come documenti digitali, sia quelle cartacee, che noi provvediamo sempre a scandire, vanno conservate con cura nella cartella digitale della pratica e sottoposta a backup e/o sincronizzazione in modo da evitare perdite di dati: noi usiamo come noto Dropbox for business.

Una volta verificata la correttezza della notifica, bisogna annotare – noi a studio usiamo google calendar – la scadenza del termine dei 10 giorni appunto del precetto.

Questo termine dei 10 giorni nel caso di notifica via pec decorre dal giorno stesso della notifica, che è il giorno anche del ricevimento. Nel caso, invece, della notifica cartacea, bisogna esaminare la ricevuta di ritorno della raccomandata e vedere come è avvenuta la consegna.

La scadenza va inserita in google calendar inserendo tra gli «invitati» anche la parte assistita in modo che possa tenere sotto controllo l’andamnto della pratica, sempre – mi raccomando, è molto importante – impostando una notifica via mail il giorno stesso della scadenza, che serve per ricordarsi poi di fare le attività successive.

Una volta scaduto il termine dei 10 giorni e ricevuto il «memo» da google calendar via mail che cosa si fa?

Quasi sempre, si fa l’istanza di cui all’art. 492 bis cod. proc. civ., ma potrebbe esserci anche una situazione diversa, come ad esempio negli obblighi di fare, sopra richiamati, nei quali casi bisogna fare un ricorso al giudice dell’esecuzione.

Di questi ulteriori adempimento ti parlerò in un altro post dedicato.

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