FAQ Category: strumenti

gli strumenti di lavoro utilizzati da avvocati e clienti dello studio (mail, posta elettronica, chat, ecc.)

che cos’è un programma di espansione di testo?

È un software che consente di inserire larghe porzioni di testo in un documento che si sta scrivendo digitando una abbreviazione. Praticamente, l’utente digita una abbreviazione, che tipicamente non deve corrispondere per evitare problemi ad una parola del linguaggio comune, ad esempio «ssto» e, non appena battuta l’ultima lettera, il programma di espansione di testo sostituisce l’abbreviazione con l’espressione più completa impostata dall’utente, sempre ad es. in questo caso «scusami, sto arrivando».

Il sistema operativo iOS, usato su iPhone e iPad, implementa nativamente un sistema di espansione di testo, con sincronizzazione tra le varie periferiche dell’utente, che quindi può definire una coppia abbreviazione/brano di testo su iPhone ritrovandosela su iPad o viceversa.

Su Mac, Windows e Linux per avere le funzionalità di espansione del testo occorre montare appositi programmi di terze parti. Per Mac, sono famosi aText, quello che uso io, e TextExpander. aText utilizza la sincronizzazione mediante iCloud o altri sistemi di storage nella cloud in modo da avere sempre le stesse coppie abbrevazioni/brani di testi su tutte le macchine dello stesso utente.

Personalmente, trovo i programmi di espansione di testo utilissimi e molto utili per incrementare la produttività. Uno non deve pensare che si possano usare solo per brevi espressioni come quelle di cui all’esempio sopra illustrato, ma anche per testi molto più complessi. Sempre ad esempio, si può inserire anche un modello completo di fattura commerciale, che poi l’utente andrebbe a variare a seconda del caso, oppure un timbro, una firma (signature), il codice IBAN, un link, qualsiasi cosa.

In Italia, i programmi di espansione di testo non sono molto diffusi, se volete gugolare sul tema, magari per cercarne uno per il vostro sistema Windows o Linux, vi conviene usare l’espressione inglese text expansion

che cos’è la pec?

pec è l’acronimo di posta elettronica certificata, un tipo di posta elettronica che in Italia ha, per legge, lo stesso valore delle raccomandate a ricevuta di ritorno. Tutti i professionisti, tutti gli enti pubblici, e molte imprese sono obbligati ad avere un indirizzo pec, cosa questa che per gli utenti è molto utile perchè consente di tutelarsi senza dover … spender soldi e fare la fila all’ufficio postale, inviando le proprie domande o richieste direttamente dal computer.

Per i privati cittadini, c’è un programma governativo che consente a chiunque di ottenere una propria casella pec gratuitamente; attenzione però che poi quella casella pec diventerà il recapito ufficiale della persona che la richiede e potrà essere utilizzata anche dal governo e dagli altri organi dello Stato per inviare comunicazioni legalmente vincolanti, quindi potrebbe essere sempre un’arma a doppio taglio.

Per conoscere l’indirizzo pec di un’impresa, si può consultare ad esempio il sito infoimprese.it. Per conoscere quello di un’amministrazione c’è il database ufficiale all’indirizzo indicepa.gov.it. Per conoscere l’indirizzo pec di un avvocato, o di un altro professionista, si può al momento consultare il sito dell’ordine di appartenenza.

Presto dovrebbe essere costituito, poi, un nuovo indice chiamato INI-PEC con gli indirizzi delle imprese individuali e dei professionisti. Infatti, il 9 aprile 2013 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico contenente le disposizioni attuative per la creazione del nuovo “Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti” (INI-PEC), previsto dal decreto legge numero 179 del 18.10.2012, come convertito dalla Legge numero 221 del 17.12.2012.

Noi allo studio associato Solignani Massa abbiamo da anni i nostri indirizzi pec (il mio è solignani@pec.solignani.it), li usiamo pressoché quotidianamente al posto delle «vecchie» raccomandate a ricevuta di ritorno e incoraggiamo tutti coloro che hanno a che fare con noi a fare altrettanto, ovviamente nelle comunicazioni aventi carattere di ufficialità (altrimenti va bene la posta «ordinaria»).

 

posso avere un promemoria dinamico per la mia pratica?

Certo. Lo dobbiamo creare noi. Una volta creato, ti manderemo per mail semplicemente un link, che potrai aprire con il tuo browser (Chrome, Safari, ecc.) e, una volta aperto, con molta semplicità, potrai iniziare a scriverci dentro. Come sempre, ci raccomandiamo la massima sintesi: non usare una parola di più di quelle necessarie! 😉

cos’è un «promemoria dinamico»?

È un documento di testo ospitato su google drive dove il cliente può man mano annotare quello che ritiene opportuno farci sapere del suo caso, in modo che noi lo si possa leggere tutto insieme quando lo prendiamo in mano ed eventualmente discutere usando il sistema dei commenti di google drive.

Abbiamo concepito il «promemoria dinamico» perchè ci sono alcune persone, clienti dello studio, che ci mandano periodicamente mail con informazioni importanti per la loro pratica, solo che la mail non è il sistema adatto per questo tipo di comunicazioni, ma piuttosto per cose che richiedono un intervento o una risposta immediata (è più un «mordi e fuggi», se vogliamo). Il rischio, dunque, in questi casi è leggere l’informazione, ripromettersi di tenerla presente e poi perderla nell’archivio della mail, visto che al momento non abbiamo altro luogo in cui sistemarla, e non usarla al momento della redazione degli atti. È vero, si potrebbero andare a ripescare con una ricerca tutti i messaggi inviati da un certo cliente, ma nella pratica non lo fa nessuno, non è fattibile perchè i messaggi sono confusi, con pezzi di testi e citazioni di messaggi precedenti, completamente disordinati e ci vuole troppo tempo a spulciarli.

Quindi il promemoria dinamico serve innanzitutto come mezzo di comunicazione e al tempo stesso «deposito» sicuro dei materiali comunicati, sicuro nel senso che le informazioni così non vanno a perdersi negli archivi. Dopodiché rappresenta comunque, grazie al sistema dei commenti di google drive, un mezzo di comunicazione interattivo (perciò «dinamico»), che viaggia sempre tramite mail ma con la differenza che ogni osservazione e discussione non è confusa con il resto della posta elettronica ma agganciata ad un documento (il promemoria stesso) e spesso a specifiche porzioni dello stesso.

Il promemoria dinamico e interattivo costituisce spesso una ricchissima base di partenza per la redazione degli atti, che rimangono il cuore del nostro lavoro nel civile, oppure per la definizione di una adeguata strategia difensiva nel penale.

Il cliente deve perdere un po’ di tempo per imparare ad usare questo strumento, ma a) si tratta comunque di poco tempo, anzi pochissimo, perchè basta avere un accesso ad internet e poco altro per iniziare a scrivere b) è un piccolissimo investimento che ripaga tantissimo in qualità di assistenza legale che si riceve.

qual’è il miglior sito italiano per la consultazione dei testi di legge?

Normattiva (con due «t»), raggiungibile al corrispondente indirizzo normattiva.it, il progetto dello Stato italiano per consentire la consultazione dei testi di legge nella loro versione vigente. Se consulti la Gazzetta Ufficiale, infatti, vedi sempre il testo storico della legge, ma potrebbero essere intervenute modifiche, anche molto importanti. Il sito normattiva (scritto, proprio per questo, con due «t») promette invece di fornire il testo vigente, con la possibilità di andare a ritroso e vedere il testo storico. A mio giudizio, a livello gratuito è il sito migliore e da tenere come riferimento, tanto che l’ho indicato anche nella mia Guida alla separazione e divorzio.

Per ulteriori approfondimenti, puoi leggere questo eccellente articolo di Daniele Marongiu per LeggiOggi

come salvare un testo di legge da Normattiva in formato PDF sull’iPad

A volte può essere comodo salvarsi in formato PDF un testo di legge dal sito Normattiva (sito ufficiale dello Stato per la visualizzazione dei testi di legge). Solo che ad oggi il sito genera una pagina dinamica che su iPad non si riesce a «stampare» su PDF. La soluzione ci viene offerta da iCab, uno dei migliori tra i tanti browser alternativi disponibili per iDevices. Per salvare la legge in pdf, dovete aprire iCab e fare quanto segue:

  • andare alla pagina del provvedimento che vi interessa
  • selezionare la visualizzazione del testo completo della legge
  • salvare la pagina in locale con l’apposita funzione di iCab
  • aprire il download manager, dove si trovano tutti i files scaricati dal browser
  • usare sul file html della pagina con il testo di legge la funzione «Apri con» e quindi mandare la pagina a Pdf Expert o applicazioni simili che consentono la conversione in formato pdf

quali sono le funzionalità avanzate di workflowy?

Copio e incollo da una mail che mi hanno mandato questa mattina i gestori del sito. La funzionalità più interessante, che mi ha sorpreso di più, è quella del tagging, non mi ero proprio immaginato che esistesse. Si conferma sempre di più uno strumento semplice all’apparenza ma potente nella sostanza, come le cose migliori.

WorkFlowy has a bunch of powerful features under the hood. We’d like to introduce you to a few of them.

  • Completing items. Every item can be a task if you want it to be. Once you’ve completed a task, hover over the bullet point of the corresponding item and click “Complete” in the menu that pops up. This will strike out the item.
    Your lists can become cluttered with completed items quickly, so we recommend you hide them by clicking on the “Completed: Visible” button in the upper right of the page. There’s also nothing sweeter than completing tasks and seeing them disappear before your eyes.
  • Search. WorkFlowy lets you navigate through your lists by expanding them and zooming. But sometimes you forget where you put something. Or maybe you want to bring up all the items that contain a specific word. The search feature lets you filter your WorkFlowy account (or whatever list you’re currently zoomed to) instantly, as you type. Try it by using the search box at the top of the page. If you want to delve deeper, check out our blog post on WorkFlowy’s hidden search operators.
  • Sharing and collaboration. You can share or collaborate on any sublist in your WorkFlowy account. This is a powerful feature that lets you turn any portion of your notes, tasks, lists, etc., into a page that others can view or edit (or even add to their own account). They’ll see your updates (and you’ll see theirs) in near-realtime. Click “Share” in the menu that pops up when you hover over a bullet point. Read our blog post on this feature for more info.
  • Tagging. Sometimes you want to associate together items that are in different parts of your WorkFlowy tree. Say you have tasks for a trip you’re planning in one area and tasks for a project you’re working on in another. You want to mark tasks in both areas as being “high priority,” and then you want to view only the high priority tasks.
    Tags let you do this. Add the tag “#highpriority” to all your high-priority tasks. Then click the tag (once you’ve stopped editing the item) to filter only items with that tag. Click the tag again to turn off filtering.

ho provato workflowy che tu consigli tanto, ma che cos’ha di così speciale?

Il più sta in quel qualcosa in meno, come spesso succede coi software migliori…

Partiamo dal fatto che io sono un patito delle liste come strumento di focalizzazione. In materia, c’è un bellissimo libro di Dominique Loreau, L’arte delle liste. Oggi si tende a considerare le liste come un elenco di cose da fare, ma questo è sbagliato, una lista può essere benissimo, tutto al contrario, un elenco di cose già fatte, di cui si vuol richiamare il significato, un elenco di cose che piacciono, non piacciono, ecc.. Non facciamo schiacciare sempre dalla visione aziendalista o business-centrica della vita 😉

Ad ogni modo, su questo concetto di base, il software sviluppa molto bene, consentendoti innanzitutto di lavorare sulle tue liste da tutte le tue periferiche, e questo, oggigiorno, è assolutamente fondamentale, specialmente per un’applicazione come questa che deve essere raggiungibile ogni volta che ci passa per la mente una certa idea.

Inoltre ti consente di gestire la ramificazione in modo completo, riordinando le varie liste (anche da mobile) semplicemente col «drag ‘n drop» e spostando i vari alberi e sottoalberi in continuazione a seconda delle idee o angoli visuali che ti vengono in mente e facendoti riclassificare tutto come meglio preferisci.

Da questo ultimo punto di vista, supera sia il classico foglio bianco sia le migliori applicazioni di gestione liste (wunderlist, things, ecc.) che non consentono di nidificare liste e tantomeno spostare così agevolmente le varie ramificazioni.

Il tutto con una interfaccia minimalista che aiuta moltissimo la concentrazione.

La lista non serve solo come promemoria per dopo, ma anche come strumento di brainstorming per quando la fai.

Forse non ti ho detto proprio quel che ti serviva, ma io adoro questo software 😉

Ora mi rivolgo al lettore del blog: se anche tu vuoi provarlo, usa questo link: guadagnerai più spazio (più elementi inseribili) che iscrivendoti ex novo dal sito.