Come scrivere un buon promemoria per un avvocato.

In questo documento riportiamo alcuni consigli su come redigere un buon promemoria da inviare allo studio.

Spesso, infatti, ci capita di chiedere ai nostri assistiti di mandarci un promemoria scritto della loro situazione e dei loro problemi, che ci può essere molto utile per capire cosa si può fare, per la redazione degli atti ma anche da conservare come riferimento nel tempo; considerando che i procedimenti a volte durano anche diversi anni, pure quest’ultimo utilizzo non è assolutamente da sottovalutare.

Le persone che vengono seguite da un legale spesso non si rendono bene conto di quali informazioni ha effettivamente bisogno il loro avvocato, che poi sono quelle richieste dalla legge, che giustamente non tutti conoscono (ed è proprio questo il motivo per cui si rivolgono ad un legale).

Cerchiamo qui di dare qualche indicazione generale, poi è chiaro che nel proprio caso ognuno dovrà metterci del suo per cercare di capire cosa è importante e cosa non lo è, naturalmente il cliente cerca di fare del suo meglio poi l’avvocato comunque interverrà con domande, richieste di precisazioni, chiarimenti e così via sino ad avere chiara la situazione.

Per un legale, in primo luogo sono importanti le date.  Non ha senso scrivere, ad esempio, «mi sono sposata due anni fa», bisogna invece scrivere il giorno preciso. Insieme alle date, che bisognerà cercare di inserire in tutti i casi in cui è possibile, bisogna riportare poi tutte le circostanze di fatto e i dati del caso concreto. Proseguendo nel nostro esempio, bisognerà scrivere il luogo del matrimonio, se questo è avvenuto in Comune o in Chiesa o secondo quale altro rito, se si è scelto il regime della comunione o della separazione dei beni e così via. Non sempre una persona comune si rende conto dell’importanza di questi dati, nel dubbio è comunque preferibile essere precisi e inserire tutto quello che uno si ricorda, tutti i dettagli.

Di quelli che sono i protagonisti della situazione, bisogna inserire le generalità complete, se possibile anche il codice fiscale, e ogni informazione che si ritiene possa essere utile. Seguendo il nostro esempio, si dovrà indicare nome e cognome del marito, data di nascita, codice fiscale, attuale occupazione, eventuali altre notizie interessanti. Analogamente, se ci sono figli. Per protagonisti, infatti, si intendono tutte le persone interessate in qualche modo alla situazione che sta vivendo il nostro assistito e che possono essere interessati dall’intervento del legale e dai provvedimenti del giudice. Dei protagonisti della vicenda, spesso può essere utile conoscere anche la situazione economica: se benestante, addirittura ricco, indigente e così via; qual’è la sua occupazione, il suo patrimonio, ecc..

Molti clienti scrivono lunghe parti sugli aspetti sentimentali della loro situazione, non è che queste digressioni non ci interessino, anzi possono servirci a capire meglio la situazione dal punto di vista umano, però in sede giudiziaria sono poco utili, quindi il nostro consiglio è: fatele pure basta che siate altrettanto precisi e puntuali nelle parti importanti come quelle sopra.

Un’altra cosa da non dimenticare è quella di specificare se, per la stessa posizione, siete stati seguiti in passato ad un altro avvocato e che cosa avete fatto con l’assistenza di questo professionista, precisando anche se avete regolato le pendenze con lo stesso, pagandogli il compenso e ritirando i documenti. Se non siete stati soddisfatti dell’operato del precedente legale è bene che lo diciate subito, indicandone anche i motivi, in modo che noi si possa valutare se si tratta di problemi che possiamo risolvere o sui quali invece non possiamo far nulla. Usate i nomi.

È inutile scrivere «mio cugino», che poi magari si scopre essere il marito della cugina, oppure il «figlio di mio nipote» o cose del genere. I nomi, da quando sono stati creati, servono ad identificare le persone. Usate i nomi, poi specificate in quale rapporto stanno con voi. Tutto quello che scrivete è comunque coperto da segreto professionale. Noi non conosciamo la vostra famiglia, la cerchia delle vostre amicizie e le vostre relazioni come le conoscete voi, per noi sono tutti degli estranei. Fate subito i nomi di tutte le persone cui fate riferimento.

Non terminate il vostro promemoria senza specificare bene due cose, che sembrano banali ma che spesso gli assistiti dimenticano di chiarire bene, quando addirittura di menzionare del tutto. Dopo aver esposto la situazione, dovete dire:

• qual’è il vostro problema, il vostro disagio, quello che, in una parola, non vi sta bene della situazione attuale e magari per quale motivi non lo ritenete giusto o lo volete superare; fatelo nella maniera più semplice possibile, come quando andate dal medico è dite «mi fa male qui» indicando la pancia; dovete dire «dove vi fa male», penseremo poi noi a valutare il «sintomo» e vedere se è disponibile una cura efficace;

• quali sono i risultati che vi aspettereste dall’intervento di un legale, che cosa volete che noi facciamo per voi o, in altri più consueti termini, cosa volete che chiediamo al giudice di fare per voi, insomma come la vostra situazione dovrebbe cambiare secondo voi.

Per quanto riguarda il supporto, o il metodo di invio, del promemoria, naturalmente preferiremmo, e sarebbe molto più utile anche per voi, se ci mandaste un file per posta elettronica anzichè dei fogli di carta o un fax. In questo modo potremo prendere appunti, mettere commenti, richiedervi chiarimenti relativamente ad una parte del testo che non abbiamo ben compreso o che vogliamo approfondire, tutte cose che con un supporto cartaceo sono molto più difficoltose e alla fine si finisce per non fare per mancanza di tempo. Ricordatevi che tutto il tempo che ci farete risparmiare nelle cose banali finirà direttamente nella cura della vostra situazione e della vostra pratica! E, naturalmente, viceversa. Per ciò che concerne i formati utilizzabili, potete consultare quest’altra guida veloce.

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