La posta elettronica certificata (pec).

Pec

Che cos’è.

La pec è un tipo di posta elettronica che ha valore legale equivalente a quello di una raccomandata a ricevuta di ritorno ed è quindi uno strumento di uso quotidiano per la gestione dei problemi legali, in quanto consente di inviare comunicazioni ufficiali senza spese postali e senza il fastidio e la perdita di tempo di doverle stampare su carta e portare tutto all’ufficio postale per la consegna.

Questo vale sia per gli avvocati, che inviano molte comunicazioni di questo tipo, che per gli utenti, sia pure nelle meno numerose occasioni in cui hanno bisogno di inviare lettere di questo genere.

In Italia, l’invio di una e-mail certificata nelle forme previste dalla normativa vigente è equiparato, dall’art. 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, alla spedizione di una raccomandata cartacea. E’ importante sottolineare che, ai fini legali, il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è stato depositato nella sua casella di posta, senza che rilevi l’effettiva lettura dello stesso da parte del destinatario, come avviene, del resto, nel caso della raccomandata tradizionale consegnata in busta chiusa, che si considera ricevuta anche se chi la riceve, ad esempio, dimentica o trascura di aprirla. La disciplina particolareggiata della pec è data comunque dal regolamento contenuto nel DPR 11 febbraio 2005, n. 68.

Come funziona più in particolare.

La posta elettronica certificata, tramite l’intervento di un soggetto certificatore, permette di ottenere una ricevuta di spedizione del proprio messaggio e, se anche il destinatario usa una casella pec, una ulteriore, seconda, ricevuta di consegna; queste due ricevute sono analoghe a quelle postali tradizionali: il tagliandino bianco, di accettazione, e la cartolina gialla, di ricevimento.  

Ma come funziona più di preciso la pec? Il gestore di posta elettronica certificata, che poi è il provider di posta, nel momento in cui prende a carico l’email del mittente, gli invia una prima ricevuta, di accettazione, “chiusa” con firma digitale, che certifica intanto l’avvenuto invio di una mail con un certo contenuto ad un determinato destinatario. Nel momento, poi, in cui il gestore deposita il messaggio nella casella del destinatario, invia al mittente una seconda ricevuta, di consegna, che certifica l’avvenuta ricezione, anche questa munita di firma digitale.

Sia la ricevuta di accettazione che la ricevuta di consegna sono in formato elettronico e come si è visto sono chiuse con firma digitale.

Se il gestore di posta elettronica non è in grado di depositare la mail nella casella del destinatario, perchè ad esempio la casella è piena o il destinatario è errato, invia una ricevuta di mancata consegna. I gestori di posta certificata hanno l’obbligo di non accettare le mail contenenti virus, ma questo è un problema che emerge al momento dell’invio, dando luogo ad una ricevuta di mancata accettazione.

Come fare per dotarsi di una propria pec. 

Ci sono diversi gestori che operano sul mercato, autorizzati dall’Agenzia per l’Italia digitale, che ha sostituito il CNIPA, il Centro Nazionale per l’Informatica nelle Pubbliche Amministrazioni, e poi il DigitPA, come previsto dalla legge.

Noi abbiamo provato in passato la pec di Legalmail, il sistema legato ad Infocamere, la società delle camere di commercio italiane, che tra l’altro sta effettuando una promozione a favore di tutte le aziende iscritte offrendola gratuitamente per un certo periodo. La richiesta del proprio account di pec è molto semplice e si svolge quasi interamente on line, collegandosi al sito www.legalmail.it. Al momento della richiesta, viene assegnato il numero di prenotazione, lo user name e la password. Il servizio, per un anno con una casella di capienza fino a 100 mb, con possibilità di inviare e ricevere mail sino a 30 mb, costa, comprese tasse e spese varie, 58,50€. Dopo il pagamento, che può avvenire con carta di credito sempre on line, si deve stampare e compilare il contratto del servizio, spedendolo via fax insieme ad un documento di identità al gestore. L’attivazione della casella mail è garantita entro i 2 giorni lavorativi successivi, termine che nel nostro caso è stato rispettato.

Una volta attiva la pec, si può iniziare ad utilizzarla sia tramite web, con il classico sistema della webmail, sia direttamente sul proprio computer con uno dei più diffusi client di posta elettronica. Noi abbiamo provato la configurazione con il protocollo IMAP, a nostro giudizio assai preferibile rispetto al pur utilizzabile POP3, e siamo riusciti a farla funzionare con Microsoft Outlook e con Mozilla Thunderbird, mentre non siamo riusciti a farla andare con Mail di Apple sotto Macintosh, restando quindi agli utenti della mela possibile usare Thunderbird, nella versione per mac. Presso il sito di legalmail è possibile impostare appositi filtri di posta, effettivamente indispensabili per gestire le varie ricevute, che operano a livello server spostando il messaggio nelle cartelle desiderate o eseguendo altre azioni. Nel nostro caso, abbiamo creato due sottocartelle, destinate a contenere l’una le ricevute di accettazione e l’altra quelle di consegna.

In seguito abbiamo abbandonato Legalmail ed attualmente utilizziamo Aruba, che ci consente di avere indirizzi pec legati al nostro dominio, ad esempio il mio indirizzo pec è solignani@pec.solignani.it. Posso scriverlo tranquillamente qui perché accetta solo mail proveniente da altre caselle pec, cestinando tutte le altre, quindi la possibilità di ricevere spam è esclusa in radice.  

Come trovare gli indirizzi pec.

Per legge, tutte le amministrazioni, imprese, liberi professionisti devono disporre di un indirizzo di pec, che deve essere indicato in un apposito elenco pubblicamente consultabile via web. I registri sono diversi per le amministrazioni e i privati:

Gli indirizzi pec si possono consultare anche presso il vecchio registro di Infoimprese.

Quindi un utente di pec che, ad esempio, avesse bisogno di inviare una raccomandata al proprio comune di residenza, o alla usl di riferimento o a qualsiasi altro ente pubblico potrà ricercarlo e, una volta individuato l’indirizzo, spedire la propria mail, a costo zero (cioè senza i costi della tradizionale raccomandata postale) con l’efficacia di cui si è detto sopra.

Naturalmente, la pec può essere usata anche per i privati.

25 commenti su “La posta elettronica certificata (pec).”

  1. Edoardo Martinelli

    L’ordinamento prevede gli istituti della procura negoziale e della delega. Se garantite le relative formalità, non si vede alcun impedimento giuridico nella scelta dello strumento di comunicazione tra privati o da privato a pubblica amministrazione, salvo ulteriore specifica regolazione ed eccetto per quanto in ambito giudiziario o sanzionatorio.

  2. Buongiorno Avvocato, ho provato ad effettuare una ricerca riguardo le norme da lei citate riguardo il divieto di utilizzare la pec di terzi ma senza alcun esito.
    Potrebbe cortesemente indicare se esistono norme che realmente vietino tale utilizzo? Perché, davvero, l’unica cosa che ho capito è che c’è una enorme confusione a riguardo e ognuno dice la sua.
    Da quel che so, in Italia, se una cosa non è vietata è lecita. Partendo dai presupposti che, oggi, la pec non ha la funzione di certificare l’identità del mittente del messaggio o la paternità dell’eventuale documento a cui esso è allegato (e questo lo affermano anche gli stessi gestori del servizio), ma il suo scopo è di dare certezza sulla data e l’ora di trasmissione e ricezione e garantire giuridicamente che il messaggio sia stato inviato e ricevuto senza alcuna modifica; che, sul piano legislativo, non sussiste un obbligo per i privati cittadini di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata e nessuno, quindi, potrebbe costringerli ad agire diversamente; che, ad esempio riguardo la partecipazione ai concorsi pubblici, il Consiglio di stato avrebbe chiarito che l’invio può avvenire da qualsiasi indrizzo Pec (anche non di “proprietà” del mittente) purché il messaggio consenta la certa identificazione del mittente, attraverso ad esempio l’invio di copia del documento di identità.
    Perché, quasi ovunque, sul web si legge che non è assolutamente possibile utilizzarla (tra privati cittadini) conto terzi (parenti inclusi), senza che alcuno si azzardi a motivare tale affermazione. Esistono norme specifiche che realmente vietino tale utilizzo?
    Grazie.

  3. Buongiorno Avvocato, probabilmente ha già risposto al quesito nei commenti sopra ma non ho capito esattamente. La domanda è la seguente: ha valore legale una PEC inviata ad un gestore di pubblici servizi per chiedere un rimborso anche se la persona che chiede il rimborso è diversa dal titolare della PEC? In sostanza è come se la PEC fosse stata mandata in nome e per conto di…
    Brevemente i fatti: mia madre ha effettuato un doppio pagamento verso un gestore di pubblici servizi. Dopo 2 anni dalla richiesta di rimborso ho deciso di costituirli in mora con relativa diffida. Mia moglie ha la PEC di un ordine professionale ed ho utilizzato quella per comunicare la messa in mora al gestore del servizio. In ipotesi di giudizio tale PEC ha valore legale?
    Grazie

      1. Salve avvocato, posso agire in nome e per conto di un delegante per presentare documenti all’Inps mediante la mia pec presentando la delega sempre attraverso lo stesso messaggio pec? Sostanzialmente con la stessa mail presento delega e documenti del delegante.
        Grazie, distinti saluti.

  4. Buongiorno Avvocato, sono un privato e dispongo di indirizzo pec da alcuni anni; lo uso esclusivamente per comunicazioni con la Pubblica Amministrazione ed evito assolutamente di comunicarlo a privati. Tra l’altro, vi accedo raramente e solo da PC.
    Cortesemente Le chiedo: ho il diritto di scegliere il canale con cui comunicare, con altra Persona fisica? Preferisco la Raccomandata alla pec per svariati motivi e, per questo motivo, mai gli ho fornito il mio indirizzo pec, evidentemente rispondendo a sue Raccomandate.
    Più in generale, la domanda è: “Ove mai ricevessi una pec da un mittente cui mai ho fornito tale mio indirizzo, essa avrebbe valore legale?”
    Sono tenuta a controllare periodicamente anche quella mia casella, cui accedo raramente e solo da un dispositivo?

    1. Puoi usare la forma che credi anche se in tempo di pandemia sarebbe certo preferibile tu usassi la PEC. Sul secondo quesito non c’è una risposta certa io per prudenza la controllerei insieme alle altre.

  5. Buonasera Avvocato, devo inviare una pec per la disdetta di un contratto.
    Posso utilizzare la pec di mio padre visto che io non ce l’ho e inviare quindi una pec dalla pec di mio padre alla pec della società alla quale devo inviare la disdetta?
    Se no, riesce cortesemente a mostrarmi quale legge o decreto afferma che non posso inviare una pec per conto di una altra persona?

    Grazie in anticipo

  6. Salve, è possibile mandare ad un destinatario una pec per conto di un famigliare che non ha pec a suo nome? O non avrebbe validità? E viceversa? Cioè se il destinatario è convivente con il possessore di pec?

    1. Che senso ha una domanda completamente avulsa dal contesto come questa? Da due decenni predico di esporre i fatti e non interrogare su questioni astratte… Qui non si capisce niente e non si può fare nessuna risposta, mi dispiace.

      1. Ok: mio padre, che ha già un indirizzo pec, deve disdire un contratto d’affitto. Il padrone di casa non ha un indirizzo pec, anche se ce l’ha la figlia, titolare di un negozio e quindi ha una pec. Il locatario lavora assieme alla figlia tutto il giorno e vive nella stessa casa. Può mio padre mandare disdetta alla pec della figlia?

  7. Ciao avocado sono convivente con una ragazza Bulgaria e ceo una bambina di 2, anni, non vado tanto da acordo lei voglie prendere la mía figlia , per la mía figlia nata un italia lo po fa?

      1. Salve avvocato mi chiamo Giuseppe Vella vivo a Innsbruck da quasi 4 anni ho dato mandato ha un avvocato di Palermo per vedere mia figlia per motivi di salute o saltato 2 diciamo udienze non o mai ricevuto gli atti nemmeno una virgola scritta e spesso mi racconta delle favole perché non posso essere lì a Palermo ci sono cose che per motivi di privacy non posso scrivere se può essermi D!aiuto !!!!! Distinti saluti Giuseppe

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