Sono un avvocato. Da un po’ di tempo cerco un modo di liberarmi nella gestione del mio studio da gestionali vari. Il mio obiettivo è quello di fruire dei servizi Google, anche se non so come fare. Ad oggi utilizzo solo Google Drive per il salvataggio e la condivisione con i colleghi di studio delle cartelle con gli atti e Gmail per la corrispondenza.
Stamattina, mi sono imbattuto qui: https://groups.google.com/forum/#!topic/legalit/skbPiBYhZjM e ho visto che anche tu come me apprezzi molto i servizi Google. Ma il forum è di 5 anni fa. Vorrei chiederti come sei organizzato oggi e se utilizzi ancora gli applicativi google
Google drive l’ho abbandonato per una marea di problemi demenziali mal gestiti da parte dell’assistenza di google, come ho spiegato meglio in questo post che ti invito a leggere con attenzione. Magari in seguito l’affidabilità di questo servizio è migliorata, a suo tempo era assolutamente indecente, specialmente da parte di una multinazionale informatica come google.
Nemmeno io uso, né ho mai usato, dopo la dismissione di quello che mi ero scritto da solo con Microsoft Access 97, un gestionale, ma un sistema di servizi web sincronizzati in locale tramite cui riesco a gestire tutto quello che mi serve.
Per i files e le loro condivisione uso Dropbox versione business.
Per la posta elettronica, per gli account più importanti, uso fastmail, una compagnia australiana che fornisce uno dei miglior servizi di email a livello mondiale. Sempre fastmail anche per la rubrica comune degli indirizzi, che, a parte qualche configurazione strana, funziona abbastanza bene, con sincronizzazione anche sui cellulari Apple e Android.
Per calendario, fogli elettronici (tra cui ad esempio l’agenda di tutte le udienze di tutte le pratiche dello studio) utilizzo i servizi di google: google calendar, che non mi ha mai dato alcun problema, anche se ci sono alcuni limiti strani (non puoi da mobile ad esempio cambiare il calendario una volta che hai inserito un evento), Fogli e documenti di google.
Con alcuni clienti particolarmente evoluti, o magari quando devo collaborare con colleghi sulla redazione di un atto, utilizzo Google documenti che, come sai, è una applicazione di editing contemporaneo, dove tutti gli autori possono modificare allo stesso tempo il documento senza che si generi alcun conflitto. Altrimenti uso Word o Open office su files locali che poi vengono sincronizzati tramite dropbox.
Per le comunicazioni al team di lavoro, ho una vecchia mailing list tramite google groups (interfaccia e sistema completamente assurdi, ma funzionano), più un gruppo WhatsApp per le cose più leggere e immediate o quando magari può essere più veloce un messaggio vocale.
In generale, sono molto contrario ai gestionali proprietari, preferisco usare servizi che si spalmano su standard già esistenti come ad esempio dropbox, che lavora sui cari vecchi files che trovi in locale, lasciandoti la libertà di organizzare come ti pare la gerarchia delle cartelle, i modelli, senza dipendere dall’assistenza tecnica di un produttore.
La mia macchina, anzi le mie macchine, sono dei portatili mac, un Air da 11 (favoloso come portabilità, lo puoi mettere nello zaino e portarlo: da non sottovalutare, perché nonostante tutto un computer desktop è ancora necessario per molti tipi di lavori, non è vero che ormai si lavora meglio da mobile); un macbook pro di qualche anno fa. Che, quando sono in studio, tengo attaccati a monitor esterni (in uno standing desk in studio, in una postazione a sedere a casa); mentre quando devo andare via stacco e porto con me.
Ovviamente, ogni macchina ha un disco esterno per il backup con time machine più un altro disco per la copia clone del disco. La copia clone è una figata assoluta che si può fare solo con i mac, non si può fare né con windows né, a quanto ne so, con Linux. Praticamente ogni giorno (o anche più di frequente) c’è un software (io uso Carbon Copy Clone, ma c’è anche SuperDuper) che copia l’intero disco fisso del mac su un altro disco fisso esterno. Se il disco fisso interno si rompe, anzi togliamo il «se» e mettiamoci un bel «quando», dunque quando il disco fisso interno si rompe devi solo fare il boot dal clone esterno e in 15 minuti sei di nuovo pronto a lavorare, praticamente – se stavi lavorando un files contenuto in dropbox – senza perdite.
Questo il è genere di efficienza che dobbiamo ai nostri clienti. Mi fanno davvero ridere quegli avvocati che su Facebook si lamentano che hanno preso un virus, o che hanno cambiato il cellulare e «perso tutti i contatti», quindi chiedono di «rimandarli», che hanno perso i dati e non avevano un backup. Se tu fossi un potenziale cliente di quei professionisti, gli daresti un incarico sapendo che sono dei dati imbranati che possono perdere il lavoro di una settimana svolto per te solo perché si rompe un disco fisso? Sticazzi, sono venti anni che si sa che bisogna fare i backup perché i dischi prima o poi si rompono. O che non riescono a richiamarti per darti una notizia importante perché hanno perso il tuo numero..? Ma le rubriche che si sincronizzano non esistono? E come fai ad essere sicuro che i terminali di questi avvocati non prenderanno mai un virus che poi farà la copia di tutti i dati personali e inizierà a mandarti dello spam? Al contrario, è una sicurezza…
Non siamo più negli anni 50, adesso la organizzazione informatica e digitale di un qualsiasi professionista, ma in particolare modo di un avvocato, che conserva quasi sempre dati sensibili è assolutamente fondamentale. Nessun avvocato può romanticamente vantarsi di essere ancora legato alla carta e alla penna come scusa per non curare queste cose, il mondo è andato avanti e – volenti o nolenti – non ci si può comportare a cazzo su queste cose!
Per quanto antipatia si possa nutrire verso certi strumenti e ti assicuro che ad esempio alcune cose del processo civile telematico hanno fatto venire l’itterizia anche a me pur con tutta la passione ch ehi sempre avuto per queste cose.
Questi che ti ho dato sono solo alcuni spunti, quando il post sarà pubblicato sul blog potremo eventualmente lasciare dei commenti, magari potrebbe diventare la pagina di riferimento per la discussione degli strumenti informatici da implementare nello studio legale.