Promemoria dinamico: cos’è e come funziona
1) Il problema e il contesto.
È un documento di testo ospitato su google drive dove il cliente può man mano annotare quello che ritiene opportuno farci sapere del suo caso, in modo che noi lo si possa leggere tutto insieme quando lo prendiamo in mano ed eventualmente discutere usando il sistema dei commenti di google drive.
Abbiamo concepito il «promemoria dinamico» perché ci sono alcune persone, clienti dello studio, che ci mandano periodicamente mail con informazioni importanti per la loro pratica, solo che la mail non è il sistema adatto per questo tipo di comunicazioni, ma piuttosto per cose che richiedono un intervento o una risposta immediata (è più un «mordi e fuggi», se vogliamo). Il rischio, dunque, in questi casi è leggere l’informazione, ripromettersi di tenerla presente e poi perderla nell’archivio della mail, visto che al momento non abbiamo altro luogo in cui sistemarla, e non usarla al momento della redazione degli atti. È vero, si potrebbero andare a ripescare con una ricerca tutti i messaggi inviati da un certo cliente, ma nella pratica non lo fa nessuno, non è fattibile perché i messaggi sono confusi, con pezzi di testi e citazioni di messaggi precedenti, completamente disordinati e ci vuole troppo tempo a spulciarli.
2) Cosa devi sapere e come muoverti.
Quindi il promemoria dinamico serve innanzitutto come mezzo di comunicazione e al tempo stesso «deposito» sicuro dei materiali comunicati, sicuro nel senso che le informazioni così non vanno a perdersi negli archivi. Dopodiché rappresenta comunque, grazie al sistema dei commenti di google drive, un mezzo di comunicazione interattivo (perciò «dinamico»), che viaggia sempre tramite mail ma con la differenza che ogni osservazione e discussione non è confusa con il resto della posta elettronica ma agganciata ad un documento (il promemoria stesso) e spesso a specifiche porzioni dello stesso.
Il promemoria dinamico e interattivo costituisce spesso una ricchissima base di partenza per la redazione degli atti, che rimangono il cuore del nostro lavoro nel civile, oppure per la definizione di una adeguata strategia difensiva nel penale.
Il cliente deve perdere un po’ di tempo per imparare ad usare questo strumento, ma a) si tratta comunque di poco tempo, anzi pochissimo, perché basta avere un accesso ad internet e poco altro per iniziare a scrivere b) è un piccolissimo investimento che ripaga tantissimo in qualità di assistenza legale che si riceve.
3) Passa all’azione.
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