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Documenti in arrivo: una nuova cartella speciale.

Recentemente, abbiamo modificato un po’ il sistema per la trasmissione al nostro studio dei documenti, ma soprattutto per la gestione degli invii documentali, per renderlo più efficiente ed evitare perdite di tempo, considerato che la gestione del flusso documentale è uno degli aspetti fondamentali del lavoro di avvocato.

Voglio condividere alcune osservazioni con te perché credo che possa esserti utile, se sei cliente, per capire come trattiamo i documenti in ingresso mentre, se sei avvocato, per avere un modello di organizzazione cui trarre ispirazione (fermo restando che per gli avvocati è a disposizione il diverso blog specifico farelavvocatoebellissimo.it).

Il protocollo di riferimento per inviarci documenti si trova, da anni, qui. L’ho scritto e via via aggiornato nel corso degli anni, alcune cose all’epoca erano innovative, ora sono quasi superate, considerato che le persone sono diventate sempre più tecnologicamente abili, ma in alcune parti che possano sembrare scontate ho deciso comunque di lasciarlo a beneficio di lettori di livello più basso.

La novità di questi giorni è stata la creazione di una cartella apposita, ovviamente sincronizzata con dropbox, in cui verranno inseriti man mano tutti gli invii documentali da parte dei clienti, di solito ad opera della mia assistente che è la prima persona che li raccoglie.

Questa cartella viene poi «attenzionata» da Hazel in un Mac che utilizzo alla bisogna, che ogni volta che viene inserito un nuovo pdf lo passa all’OCR, in modo che poi sia molto più facilmente lavorabile e ricaricabile.

Al momento dell’appuntamento, vado a prendere l’invio documentale e lo inserisco o in una nuova cartella, se appunto la pratica è nuova, o all’interno di una o più cartella esistenti, se appunto l’invio riguarda una o più pratiche già aperte.

Può anche essere che alcuni documenti vadano nella cartella soggetto. Oltre alle cartelle delle pratiche, infatti, abbiamo cartelle «soggetti» dove mettiamo i documenti attinenti alla persona o azienda che possono essere rilevanti per tutte le pratiche che quel cliente ha aperto o aprirà con noi, come ad esempio documenti di identità, tessere del codice fiscale, ma anche polizze di tutela legale.

Operando in questo modo, ho scollegato il momento in cui il documento viene ricevuto dallo studio, cosa che può essere gestita dal personale amministrativo, da quello in cui viene inserito all’interno della posizione più appropriata nell’ormai vasto «file system» di tutte le pratiche e delle cartelle soggetti, approfittandone per effettuare alcune operazioni di cura del documento stesso, tra cui il passaggio all’OCR e quindi il riconoscimento del testo, ma anche il raddrizzamento delle pagine, in modo che poi all’appuntamento sia più facile lavorare sui documenti.

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