Oggi ti parlo di «tribunale online», un nuovo servizio allestito dallo Stato italiano che consente l’accesso dei singoli «cittadini», tramite SPID, alle loro pratiche, per quelle situazioni in cui gli stessi possono stare in giudizio da soli, senza l’assistenza di un avvocato.
Per iscriverti vai alla home page del blog, inserisci la tua mail, poi attendi l’invito che ti arriva per email, che dovrai infine confermare per iniziare a ricevere il post della settimana.
Per sapere come iscriverti ad un podcast, leggi questo post .
Iscriviti anche alla podcast playlist dove raccolgo tutte le puntate utili per avvocati di qualsiasi podcast: https://podurama.com/playlist/fare-lavvocato-e-bellissimo-iH6oIDQIjPDpRrr1V6rVw
Community.
Iscriviti alle seguenti community, molto utili per ogni avvocato:
Tiziano Solignani, avvocato cassazionista, counselor, coach per avvocati, scrittore. Vivo e lavoro a Vignola, provincia di Modena. Puoi vedere tutte le mie risorse digitali e il mio mondo di contenuti qui.
Come sai, per il processo civile telematico e i depositi digitali utilizzo slpct, un software gratuito che offre diversi vantaggi, tra cui la possibilità di inserire più allegati contemporaneamente, cosa che, specialmente per i fascicoli con molte produzioni, è molto comoda.
Altri vantaggi sono la possibilità di effettuare depositi firmando con firma remota, cosa di cui ti ho parlato nei post precedenti.
Oggi voglio raccontarti di una ulteriore possibilità, cioè quella di utilizzare slpct su più macchine diverse, in modo da avere questi vantaggi:
la possibilità di poter lavorare su un deposito appunto su più macchine
un backup e uno storico di tutti i depositi digitali
Non so come la pensi, ma quando scelgo un software guardo sempre che ci sia o sia implementabile una funzione di sincronizzazione, perché ormai capita spessissimo di dover lavorare ad una cosa, o di aver bisogno dei propri dati, su macchine diverse, cioè sia su propri computer, di cui ad esempio uno a casa e uno al lavoro, ma anche su computer pubblici, tramite un accesso di rete, quando ad esempio si è «fuori», lontano dalle proprie macchine, ma capita di dover lavorare o verificare un dato.
Slpct non implementa nativamente una funzionalità di sincronizzazione, ma, in considerazione di come struttura i suoi dati, è facilmente realizzabile tramite l’utilizzo di un servizio di cloud computing. Personalmente utilizzo Dropbox e sconsiglio Google drive che, almeno fino a poco tempo fa, aveva la dabbenaggine, in alcuni casi, di intervenire addirittura sui nomi dei files – come noto, ad esempio, Calibre, un software di gestione degli ebook, non è utilizzabile con Google drive proprio per questo motivo.
Per avere slpct sincronizzato su tutte le tue macchine, basta dire al programma, nelle impostazioni, di utilizzare una cartella che si trova all’interno del «dominio» di Dropbox e che quindi verrà sincronizzata sia con il server web che con tutte le tue altre macchine.
Considera che ho redatto questo tutorial tenendo presente la versione per mac di slpct, nel tuo caso, se utilizzi windows e linux, alcune cose potrebbero cambiare leggermente. Se riesci comunque a capire la logica del discorso, non sarà difficile per te riuscire a realizzarlo lo stesso anche sulla tua macchina.
Per impostare la cartella di slpct, bisogna andare in File, Impostazioni.
Nel mac, il menu si trova in alto a sinistra, nel menu di sistema.
Cliccando, si aprirà questo pannello.
Come vedi, io stesso ho definito per la mia copia di slpct due cartelle che si trovano all’interno del mio dropbox.
Facendo in questo modo, i dati di slpct e quelli dei depositi vengono conservati in una cartella sincronizzata da dropbox su tutte le tue macchine.
Sarà necessario, ovviamente, ripetere questa impostazione in tutte le macchine su cui si intende utilizzare slpct.
Un ulteriore vantaggio della sincronizzazione configurata in questo modo è la possibilità di lavorare ai depositi da parte di più persone.
Nel mio caso, ad esempio, i depositi vengono fatti quasi sempre dalla mia assistente, mentre io ho la possibilità di vedere tutto quello che ha fatto, da un’altra macchina, che può trovarsi anche altrove, semplicemente aprendo la mia copia di slpct.
Quindi la sincronizzazione può essere configurata sia tra tutte le tue macchine, sia tra le tue macchine e le macchine dei tuoi colleghi o collaboratori. Anzi, questa è proprio la soluzione più consigliabile, a mio giudizio. Slpct, infatti, consente l’utilizzo della stessa istanza del programma a più professionisti: nelle impostazioni del programma si possono definire i vari professionisti che lo utilizzano e all’inizio di ogni deposito è possibile sceglierne l’autore. Slpct, poi, colloca i depositi di ciascun professionista all’interno di una sottocartella denominata con il codice fiscale relativo.
Questa è la schermata per l’inserimento dei professionisti, dove si possono inserire tutti gli avvocati, o altri professionisti, che si desidera.
Iscriviti al blog per ricevere il fondamentale post del giorno.
Un breve tutorial su come fare correttamente l’istanza di visibilità temporanea del fascicolo con slpct, con anche un modello relativo.
Presuppone che slpct sia già stato installato e che ci sia già una conoscenza o almeno una confidenza minima con il programma.
Come tipo di atto, selezionare «atto generico / Istanza generica».
Il nome della busta deve, come sempre, essere compilato automaticamente. Noi a studio, a riguardo, seguiamo questa convenzione: mettiamo i nomi delle parti e, di seguito, separato da un doppio trattino, l’oggetto della busta.
Ad esempio
Pinco – Pallino — istanza di visibilità
A volte può capitare di effettuare uno stesso deposito più volte per fallimento di quello precedente, in questo caso aggiungiamo un numero alla fine
Pinco – Pallino — istanza di visibilità 2
In modo da non confonderci tra le varie buste che rimangono memorizzate in split
Come atto principale, devi mettere la tua istanza di visibilità ovviamente.
Ti metto di seguito un modello in formato word, naturalmente poi una volta compilato devi convertirlo in PDF «leggibile», cioè direttamente dal computer (non stampando e scandendo, insomma).
Una volta impostato l’atto principale, deve essere allegata la procura.
L’allegato deve essere marcato appunto come «procura alle liti» utilizzando l’apposita tendina; non va fatta alcuna dichiarazione di conformità anche perché la procura diventerà subito dopo un originale con l’apposizione della firma digitale. Naturalmente, la procura deve essere firmata sia dal cliente che dall’avvocato; da quest’ultimo viene firmata sia sull’originale cartaceo che, digitalmente, nell’esemplare informatico.
Una volta inseriti i due documenti – istanza di visibilità (atto principale) e procura alle liti – si può procedere alla firma e alla creazione della busta, facendo clic sull’apposito bottone.
Prima di cliccare questo bottone, se hai, come me, la versione di slpct che consente la firma remota, devi selezionare la modalità di firma che intendi utilizzare: se quella locale, con chiavetta, o quella remota con Namirial. Guarda l’immagine qua sotto, prima di cliccare «firma tutto» a sinistra devi selezionare a destra con l’apposita tendina la modalità di firma. Di default, è impostata la firma in locale con la chiavetta. Questa collocazione a destra, dopo il bottone «firma tutto», è un po’ controintuitiva, ma pazienza.
Clic su «firma tutto», seleziona «solo in necessario» (è indifferente, slpct firmerà comunque entrambi i files, ovviamente), quindi si aprirà la finestra di dialogo obbligatoria per la visualizzazione del confronto
Basta fare clic su «visualizza confronto», si aprirà la nostra istanza. A quel punto si deve chiuderla e fare clic su «chiudi», dopo aver messo il segno di spunta a sinistra di «conformità verificata e dati strutturati». È solo una formalità, insomma.
A questo punto si può procedere con la firma. Non mi dilungo sulla procedura di firma, anche perché esula dallo scopo di questo breve tutorial, ti anticipo solo che a breve pubblicherò un altro post con le procedure specifiche di firma remota, una opportunità interessante fornita da slpct, che può servire sia per comodità che come backup in caso di malfunzionamento di una singola chiavetta.
Una volta firmato, si deve procedere alla creazione e all’invio della busta, cliccando sull’apposito pulsante in basso a destra:
Apparirà una finestra di dialogo di conferma dell’avvenuta creazione corretta della busta. A questo punto, si deve fare clic sul pulsante in basso a destra «invia deposito»
Fai attenzione a questo punto a selezionare come account mittente della mail con cui invii il deposito quello di posta certificata – un errore comune è quello di inviare i depositi da un account diverso, cosa che genera inevitabilmente un errore.
Spero che il post ti sia utile.
Iscriviti al blog per non perdere il prezioso post del giorno.
Se sei un avvocato e vuoi diventare sempre più bravo nel tuo lavoro, svolgerlo con soddisfazione e profitto, valuta il mio coaching per avvocati: clicca qui.
Come probabilmente sai, per il processo civile telematico utilizzo da anni ormai slpct, un software gratuito che funziona su piattaforma Java che offre alcuni vantaggi per effettuare i depositi telematici rispetto alle piattaforme online, tra cui ad esempio:
la possibilità di caricare più documenti contemporaneamente;
la possibilità di condividere la cartella dei depositi con altri collaboratori dello studio e tramite dropbox (cosa utile anche per scopi di backup).
Con questo post, voglio darti alcune istruzioni circa l’installazione e il funzionamento sull’ultima versione di macOS, Big Sur, anche perché potresti incontrare un problema a causa di alcune istruzioni diffuse in rete che portano ad installare una versione di java in realtà incompatibile con slpct.
Slpct, infatti, gira su piattaforma java. Java non è più incluso da diversi anni su macOS, per cui bisogna installarlo a parte.
Cercando con google, uno dei primi risultati di ricerca per installare java su Big Sur è questo: questa pagina sembra ben compilata e azzeccata, purtroppo se si seguono queste indicazioni poi slpct non funziona.
Il link corretto da cui installare Java è invece questo.
Tramite il programma scaricabile da quest’ultimo link si possono rimuovere anche versioni precedenti di java installate sul Mac, cosa che ritengo consigliabile e pratico regolarmente.
Dopo l’installazione, si può verificare la riuscita dell’operazione aprendo una finestra di terminale e digitando al prompt
java -version
Si dovrebbe ottenere un risultato come quello nell’immagine che segue.
A questo punto si può procedere all’installazione di slpct, scaricando l’ultima versione direttamente dal sito.
Iscriviti al blog per non perdere il fondamentale post del giorno.
Se sei un avvocato e vuoi diventare sempre più bravo nell’utilizzo degli strumenti tecnologici oltre che in tutti gli altri ambiti della professione, valuta il mio coaching per avvocati: clicca qui.
A seguito di un problema, dappoco e comunque transitorio, con una delle mie due chiavette di firma digitale (1), ho deciso di acquistare una firma digitale «remota» da Namirial, in modo da poter sempre firmare senza dover ogni volta utilizzare apparati hardware che possono presentare problemi.
Ho scelto Namirial come fornitore perché il procedimento di firma con questo gestore è supportato dal software che utilizzo per il processo civile telematico, cioè slpct, in una apposita versione, che si può scaricare qui, , che si chiama slpctfr, dove appunto le due lettere finali sono l’acronimo di «firma remota».
La firma digitale, ovviamente, serve, anzi è fondamentale per il pct (processo civile telematico), il ppt (processo penale telematico) e il pat (processo amministrativo telematico). La firma digitale remota si può utilizzare per i primi due, mentre per il terzo, cioè il PAT, basato sull’utilizzo di moduli PDF, il mio amico Stefano Baldoni mi fa notare che non si può utilizzare.
Il costo, nel mio caso, è stato di 47,58€ IVA inclusa, 39€ + 8,58 IVA; la firma remota dura tre anni, quindi in realtà si acquista l’abbonamento triennale ad un servizio, come ormai sempre più spesso accade.
La firma remota in realtà funziona tramite un dispositivo di firma che si trova presso il gestore, quindi è senza hardware solo per l’utente finale del servizio; in realtà, un dispositivo hardware c’è, viene solo utilizzato da remoto, tramite procedure che consentono di verificare che chi vi accede è davvero il titolare del diritto di usarlo.
Questo, a livello pratico, si traduce nell’assenza di problemi hardware in capo all’utente e rappresenta una notevole semplificazione, dati i numerosi problemi incontrati, anche solo per la necessità di procedere a configurazioni dei software da utilizzare, in passato. Inoltre, consente di firmare documenti anche da dispositivi cui non è possibile collegare, ad esempio, chiavette USB come i cellulari, i tablet e così via.
Acquisto e attivazione
Per il processo di acquisto tieni a disposizione i tuoi dati e il tuo «codice destinatario» per la fatturazione elettronica; personalmente ho pagato tramite PayPal, utilizzando il mio saldo attivo.
Ovviamente, per attivare la firma da remoto devi identificarti correttamente, cioè dimostrare al fornitore la tua identità. Questo può essere fatto in vari modi, come rappresentato nell’immagine successiva. Io ho scelto di usare lo SPID, che mi sono creato di recente (se non sei un avvocato, questo non deve stupirti: per noi avvocati, lo SPID non era così necessario in quanto avevamo già la Carta Nazionale dei Servizi da diversi anni).
Successivamente, dovrai inserire il tuo cellulare e il tuo indirizzo di posta elettronica; entrambi dovranno essere verificati inserendo un codice ricevuto sugli stessi.
In seguito, occorre confermare alcuni dati e fornire ad ogni modo gli estremi di un documento di identificazione. Nel mio caso, ho inserito la carta d’identità cartacea.
Al termine, si procederà alla «firma on line» del contratto, premendo un apposito bottone, premendo il quale si apre un pannello eSign Anywhere.
Una volta completato il processo di registrazione online, riceverai le credenziali all’indirizzo di posta elettronica indicato.
In realtà, riceverai diverse mail. Una con le credenziali della shop on line Namirial. Una con le credenziali per l’accesso al Namirial ID e una con i dati per l’utilizzo della firma remota. Ovviamente, è sempre consigliabile utilizzare un gestore di password per annotare queste e tutte le altre credenziali, come spiego meglio in questo precedente post.
La mail più importante contiene una «busta». La busta con il PIN che ti serve per usare la firma remota è infatti contenuta in un file PDF protetto da password in allegato alla mail. La password viene inviata via SMS al cellulare indicato in sede di registrazione (bisogna fare la richiesta cliccando un link contenuto nella mail stessa).
Prenditi il tempo di attivarti e annotare con cura tutte le prime credenziali (ce ne saranno altre).
Per completare l’attivazione, dovrai anche scaricare l’applicazione sul tuo cellulare per la generazione dei codici OTP di Namirial, che ti serve per il primo accesso al Namirial ID; ovviamente l’applicazione è disponibile sia per Android che per iOS.
Anche in questo caso, verrà richiesto di definire un nuovo PIN per l’accesso all’app sul cellulare, anche se chi vorrà potrà attivare il riconoscimento tramite impronta digitale.
Una volta installata l’applicazione, accedi al tuo Namirial ID utilizzando il codice OTP generato dall’app stessa. Ti verrà richiesto di cambiare la password.
Annota con cura anche queste nuove credenziali: nuova password, pin per l’accesso all’applicazione in mancanza di autenticazione biometrica, ecc..
Utilizzo della firma da remoto.
Prima di utilizzare la firma, bisogna attivare un OTP dentro al tuo account Namirial ID.
Procedi seguendo le istruzioni, cliccando sul bottone verde.
Fatto questo, il passo successivo è installare sul mac (o sulla tua diversa macchina) il software «firma certa» da questo sito.
Questo è il pannello per la firma dentro l’applicazione «firma certa» per il mac.
Nel campo username va inserito appunto il nome utente scelto durante il processo di acquisto e registrazione, che qui non espongo per motivi di sicurezza.
Una volta inserito il nome utente, bisogna fare clic su reclaim. L’applicazione si collegherà al fornitore del servizio e fornirà l’indicazione della «periferica virtuale» e degli OTP disponibili.
Fatto questo, bisogna inserire l’OTP preso dall’applicazione sul cellulare, facendo attenzione che non stia scadendo temporalmente.
A quel punto, bisogna inserire il PIN – quello ricevuto nella busta cieca allegata in PDF alla mail, per aprire la quale ti eri fatto mandare il codice via SMS.
Questo PIN è del tutto simile a quello previste per le chiavette: serve a mo’ di conferma finale della tua identità.
In realtà, visto che il codice OTP scade, conviene a mio giudizio inserire prima il PIN, visto che è sempre uguale, e solo dopo il codice OTP.
Fatto questo, si può cliccare su OK: il documento verrà firmato.
Di seguito, tanto per completezza, il pannello di slpct per windows che è diverso da quello per il mac: richiede il numero dispositivo e il pin, non lo username (grazie sempre a Stefano per la precisazione).
Conclusioni.
Sono finiti i tempi in cui si poteva fare a meno della tecnologia per gli avvocati.
Oggi non solo bisogna usarla, ma bisogna farlo bene, pena, in difetto, di passare brutti quarti d’ora e magari incorrere in spiacevolissime decadenze, foriere anche di responsabilità.
Con questa firma remota, ho un triplice sistema di sicurezza: due chiavette fisiche, una «chiavetta» da remoto. In questo modo, sono altamente sicuro di non perdere mai un deposito o l’invio di un documento importante.
Iscriviti al blog per non perdere il fondamentale post del giorno.
Se vuoi lezioni individuali per diventare sempre più bravo nella professione, prova a valutare la mia scuola / coaching per avvocati: clicca qui.
Note
(1) Se non hai letto questo mio precedente post in cui consiglio di avere, per ragioni di sicurezza, almeno due chiavette ti invito a farlo.
Stamattina ho mandato via un precetto con sentenza munita di formula esecutiva in via telematica.
Anche questa innovazione, come molte altre del telematico nel processo civile, penale e amministrativo, é piuttosto utile, consente a noi avvocati di risparmiarci accessi presso le cancellerie e di velocizzare i tempi, con il risultato finale di rendere un servizio migliore ai nostri clienti.
Per ottenere una copia esecutiva di un titolo, é necessario depositarne, sempre per via telematica, la domanda relativa. Il tribunale poi nel mio caso ha comunicato tramite PEC l’avvenuta apposizione della formula.
A questo punto, ovviamente, il titolo esecutivo munito di formula, nel mio caso una sentenza di divorzio, ma naturalmente possono essere anche altre cose, nel caso più frequente decreti ingiuntivi, può essere scaricato dal fascicolo telematico.
Nel caso in cui la notifica debba avvenire in cartaceo, come ho dovuto fare stamattina, occorre inserire una certificazione di conformità dell’esemplare analogico cartaceo all’originale che si trova nel fascicolo del procedimento. Analogamente, ritengo, nel caso di notifica via PEC quando si scarica la copia informatica, mentre penserei sia inutile, invece, nel caso di download del duplicato informatico, che non necessita di certificazione di conformità.
Non ho pagato diritti, immagino per il fatto che la certificazione di conformità é stata fatta da me come difensore.
Personalmente, sono molto felice degli strumenti telematici, che consentono di lavorare più velocemente e meglio.
Se solo penso a come si facevano queste ed altre cose appena venti anni fa…
In tutta Italia, tranne Lombardia e Piemonte, possono restare aperti, anche se ad esempio un avvocato, nonostante tutto, è stato multato per essere rientrato troppo tardi da studio – una cosa a mio giudizio assurda e infondata.
In Lombardia e Piemonte, dove ci sono ordinanze più restrittive, la situazione non è chiara: secondo alcuni devono chiudere, secondo altri no. Qui un articolo del Sole 24 Ore dove si ricostruisce la questione.
Cosa significa chiusura.
In ogni caso, va precisato che chiusura significa solo «chiusura al pubblico».
Ricordo di nuovo che tutte le disposizioni emergenziali in materia di epidemia da coronavirus vanno lette e interpretate in modo teleologico, con riguardo all’intenzione del «legislatore» – le virgolette sono d’obbligo, trattandosi di alti atti amministrativi in fondo – che è con tutta evidenza quello di contenere al massimo grado l’epidemia stessa limitando i contatti tra le persone e le occasioni di contagio.
Alla luce di ciò, credo che uno possa andare presso il suo studio, se ad esempio deve spedire un documento in originale o procurarsi l’attrezzatura per lavorare poi da casa – pensiamo non solo ai computer che ormai sono dappertutto ma a cose più particolari come scanner o la chiavetta per l’accesso al pct per noi avvocati, che io ho e consiglio sempre di avere in due esemplari comunque.
Naturalmente, in studio dev’esserci solo un professionista, o devono mantenersi le distanze, poi devono osservarsi tutte le prescrizioni del caso, come possibilmente quella di disinfettare le superfici prima di andarsene.
Se un cliente ha bisogno indifferibile di un documento in originale, lo si può appunto recuperare e spedire tramite posta.
Per recarsi presso lo studio chiuso, occorre una causa idonea e cioè una comprovata esigenza lavorativa. Se vai per giocare a tetris al computer, anche tenendo lo studio chiuso, hai fatto ovviamente uno spostamento illegittimo.
Se vai per i due esempi che ho fatto sopra (recuperare la chiavetta del PCT o un documento in originale) allora invece credo che sia legittimo. Oppure se un cliente deve firmare davanti a te.
Naturalmente, è consentito il lavoro da casa e via Skype, telefono e così via.
Quindi è comunque improprio parlare di chiusura: l’attività continua evitandosi solo i contatti col pubblico.
La difficile situazione dei professionisti.
Dopo le osservazioni giuridiche, adesso una nota interiore, forse ancora più importante.
Da avvocato e da counselor, conosco la realtà emotiva e personale dei liberi professionisti: quelli che stanno meglio sono costantemente al confine con la linea di burn out, molti altri l’hanno superata, molti sono da anni nella sfera delle nevrosi, non così pochi in quella della psicosi.
Su tutte queste persone, la crisi del coronavirus sta spalmando un ulteriore, ed abbastanza spesso, strato di stress.
Se sei un professionista, cerca di ricentrarti, è fondamentale.
Sto scrivendo un post per il blog, per tutti, su come affrontare questa situazione di crisi, che potrà essere utile anche a te. Anticipo qui che la cosa più importante di tutte, quella davvero fondamentale se dovessimo indicarne una, è ricostruirsi una propria routine quotidiana e attenersi il più possibile alla stessa.
Se sei un cliente, cerca di avere comprensione e pazienza: è difficile per tutti.
Questo post è per quegli avvocati che, come me, oltre al civile, fanno anche amministrativo e, abituati al processo civile telematico, devono sfortunatamente imparare come funziona anche un altro processo telematico, quello amministrativo.
Scrivo questo post, infatti, dopo una settimana consumata, sia pure a intervalli, a studiare il PAT, acronimo di processo amministrativo telematico, e una mattinata intera spesa a depositare il fascicolo di un ricorso al Consiglio di Stato a Roma.
Per il PAT, ci sono infatti molte peculiarità, che si manifestano sin da prima dei depositi, già al momento della notifica.
In teoria, chi ha disegnato il PAT avrebbe potuto renderlo corrispondente, o quantomeno simile, al PCT, che ormai quasi tutti gli avvocati conoscono abbastanza bene e con i cui strumenti ormai siamo quasi tutti avvezzi. In realtà, il PAT è stato invece ridisegnato completamente per suo conto, con regole sue proprie, con la conseguenza che è impossibile praticare il processo amministrativo senza studiare completamente daccapo il funzionamento del PAT. In altri termini, la conoscenza del PCT è pressochè inutile e biusogna prendere confidenza con regole e strumenti completamente diversi.
Per il PAT, ci sono già ottime guide on line, alcune delle quali da me ampiamente saccheggiate ed alle quali rimando per praticità. Il senso di questo post è quello di essere un’introduzione d’insieme al PAT, più che altro per quegli avvocati che fanno quasi esclusivamente civile e si trovano solo raramente alle prese con pratiche di diritto amministrativo, al fine di evitare loro di commettere errori che potrebbero costare salati.
Senza, dunque, parlare del PAT in generale, mi limito a segnalare alcune peculiarità «interessanti» e rilevanti da questo punto di vista.
La prima cosa da tenere bene in considerazione è che, anche per quanto riguarda la notifica, almeno secondo alcune sentenze, la firma non può avvenire in formato Cades, ma deve essere fatta in formato PADeS BES. Anche se alcune pronunce, come ad esempio questa (ma, in tal caso, c’era comunque stata la costituzione avversaria), sono possibiliste sulla validità, comunque, della firma in formato Cades, è preferibile firmare con il formato previsto, per evitare antipatiche eccezioni. Altre pronunce infatti sono più rigorose, come ad esempio questa.
Per firmare in formato PADeS BES si può usare Acrobat, Reader o DC, oppure anche il semplice Dike, selezionando la relativa opzione. La firma in formato Cades era quella che aggiungeva l’estensione .p7m alla fine del nome dei files, rendendoli più difficilmente leggibili, ma consentendo di capire a colpo d’occhio (guardando la cartella dei files) se un determinato file era già stato firmato o meno. Con il formato PADeS, invece, l’estensione del file rimane quella originaria, di solito PDF, e per vedere se un determinato file è stato firmato bisogna aprirlo o verificarlo, sempre con Acrobat o Dike o altri programmi simili. Qui in studio da me abbiamo adottato la prassi di mettere l’hashtag #pades nel nome di un file dopo averlo firmato appunto con il formato PADeS BES, anche se ovviamente prima di usare il file confidando sulla presenza della firma facciamo sempre un apposito controllo. L’hashtag nel nome serve per dirci che probabilmente il file è già firmato, ma meglio sempre controllare.
Una volta fatta la notifica del ricorso, via pec (come faccio ormai da anni, essendo stato un pioniere in questo senso sin dal 2012 con tante notifiche fatte e mai un’eccezione subita) o tramite posta cartacea, bisogna effettuarne il deposito. Questo vale sia per il Consiglio di Stato, di cui mi sono occupato stamattina, che per i TAR: nella giustizia amministrativa le cause si introducono sempre, che io sappia, con il sistema del ricorso, che poi richiede la fase successiva del deposito.
Per il deposito del ricorso amministrativo, non si può, come ormai avrete già capito, usare SLPct ma è stato predisposto un sistema completamente diverso, che si basa sulla compilazione di un modulo messo a disposizione sul sito di riferimento giustiziaamministrativa.it. Si tratta, ovviamente, di un modulo «dinamico», da compilare tramite il programma Acrobat opportunamente configurato e che, alla fine, consente anche di apporre la firma. Il file PDF così ottenuto, tramite compilazione del modulo e successiva firma, deve essere poi inviato tramite pec, ma questo avviene anche con il PCT cui siamo tutti abituati, dall’account pec del professionista, ovviamente l’indirizzo di destinazione dipende dal giudice competente, anche in questo caso l’elenco degli indirizzi va reperito sul sito della giustizia amministrativa.
Qui il lavoro da fare è sia configurare Acrobat per la apposizione della firma sia capire meglio come va compilato il modulo. A riguardo esistono, come cennato, alcune ottime guide tra cui scegliere.
Per la configurazione di Acrobat sul mac, sistema operativo che personalmente utilizzo con soddisfazione da anni, ho utilizzato questa guida. Per la compilazione del modulo di deposito, ho utilizzato invece le istruzioni messe a disposizione sul sito di riferimento, che al momento si trovano in questa sezione.
Una cosa molto importante da dire è che essendo il modulo di deposito un modulo dinamico lo devi scaricare ogni volta che fai un deposito, perché viene costantemente aggiornato e bisogna sempre usare l’ultima versione disponibile. Scordati, quindi, di scaricarne una copia e metterlo in mezzo ai tuoi soliti modelli: puoi conservare il link alla sezione da cui scaricarlo, poi dovrai farne il download volta per volta.
Oggi un altro post per avvocati o comunque persone che utilizzano il processo civile telematico.
Per parlare di un modo particolarmente comodo di archiviare le pec che si ricevono quando si fa, ad esempio, un deposito telematico, che ne restituisce, tipicamente, quattro, o anche una notifica telematica.
Quando si fa un deposito telematico, infatti, può succedere che, specialmente le ultime due pec, e in particolare modo la famosa quarta pec, arrivino a distanza anche di qualche giorno rispetto alle prime due, che di solito arrivano subito e, in un casella pec particolarmente affollata, perché si fanno molti depositi, può non essere immediato «raggruppare» le quattro pec relative al medesimo deposito.
Esiste un modo per farlo automaticamente: non solo individuare le quattro pec relative allo stesso deposito, ma anche archiviarle, esportandole in un unico file zip, cioè un archivio compresso.
Non so voi, ma nella mia strategia di conservazione della pec, data la sua importanza (pensiamo, ad esempio, al deposito di un ricorso per appello!), implemento una certa ridondanza negli archivi: conservo sia una copia della mail nella casella archivio, che poi man mano esporto seguendo la procedura dettagliata in questo precedente post, sia una copia nel fascicolo della pratica, dove esporto man mano le pec relative ai depositi, notifiche, ecc. – quest’ultima cosa ovviamente mi consente di ritrovare immediatamente quello che mi dovesse man mano servire, mentre la conservazione nell’archivio di posta elettronica è un backup più generalizzato cui ricorrere in caso di urgenza.
Il fascicolo della pratica è in realtà una cartella dropbox che viene sincronizzata su tutte le mie macchine e quelle dei mie collaboratori o dipendenti, oltre che sui server di dropbox stessi, con una ulteriore sicurezza per la conservazione dei dati – per non dire delle strategie di backup delle mie macchine individuali, articolate sia sull’uso di time machine che sulla realizzazione di un clone quotidiano, con carbon copy cloner (una cosa possibile solo su mac).
Chiudendo, comunque, la parentesi, il modo per poter archiviare elegantemente e in modo efficiente le ricevute dei depositi telematici o delle notifiche passa per l’utilizzo, cui avevo già accennato in un precedente post sempre in tema di pec e processo civile telematico, di thunderbird come client di posta certificata con l’estensione thunderpec.
Per utilizzare questo metodo, una volta installato il software necessario – cosa che non tratto in questo post dal momento che ci sono già guide disponibili su internet, basta cercarle con google – occorre seguire questo piccolo procedimento:
selezionare la famosa «quarta» pec, che dovrebbe essere marcata con la sigla DAC in verde;
cliccare sul pulsante «stato del messaggio»;
cliccare sul pulsante «archivia» nell’ulteriore finestra che si sarà così aperta, verrà creato il file zip.
Come tutte le cose di questo genere, è molto più facile da fare direttamente che da spiegare per cui vi consiglio di provare appena potete, vedrete che vi faciliterà abbastanza il lavoro quotidiano.
