Oggi un altro post per avvocati o comunque persone che utilizzano il processo civile telematico.
Per parlare di un modo particolarmente comodo di archiviare le pec che si ricevono quando si fa, ad esempio, un deposito telematico, che ne restituisce, tipicamente, quattro, o anche una notifica telematica.
Quando si fa un deposito telematico, infatti, può succedere che, specialmente le ultime due pec, e in particolare modo la famosa quarta pec, arrivino a distanza anche di qualche giorno rispetto alle prime due, che di solito arrivano subito e, in un casella pec particolarmente affollata, perché si fanno molti depositi, può non essere immediato «raggruppare» le quattro pec relative al medesimo deposito.
Esiste un modo per farlo automaticamente: non solo individuare le quattro pec relative allo stesso deposito, ma anche archiviarle, esportandole in un unico file zip, cioè un archivio compresso.
Non so voi, ma nella mia strategia di conservazione della pec, data la sua importanza (pensiamo, ad esempio, al deposito di un ricorso per appello!), implemento una certa ridondanza negli archivi: conservo sia una copia della mail nella casella archivio, che poi man mano esporto seguendo la procedura dettagliata in questo precedente post, sia una copia nel fascicolo della pratica, dove esporto man mano le pec relative ai depositi, notifiche, ecc. – quest’ultima cosa ovviamente mi consente di ritrovare immediatamente quello che mi dovesse man mano servire, mentre la conservazione nell’archivio di posta elettronica è un backup più generalizzato cui ricorrere in caso di urgenza.
Il fascicolo della pratica è in realtà una cartella dropbox che viene sincronizzata su tutte le mie macchine e quelle dei mie collaboratori o dipendenti, oltre che sui server di dropbox stessi, con una ulteriore sicurezza per la conservazione dei dati – per non dire delle strategie di backup delle mie macchine individuali, articolate sia sull’uso di time machine che sulla realizzazione di un clone quotidiano, con carbon copy cloner (una cosa possibile solo su mac).
Chiudendo, comunque, la parentesi, il modo per poter archiviare elegantemente e in modo efficiente le ricevute dei depositi telematici o delle notifiche passa per l’utilizzo, cui avevo già accennato in un precedente post sempre in tema di pec e processo civile telematico, di thunderbird come client di posta certificata con l’estensione thunderpec.
Per utilizzare questo metodo, una volta installato il software necessario – cosa che non tratto in questo post dal momento che ci sono già guide disponibili su internet, basta cercarle con google – occorre seguire questo piccolo procedimento:
- selezionare la famosa «quarta» pec, che dovrebbe essere marcata con la sigla DAC in verde;
- cliccare sul pulsante «stato del messaggio»;
- cliccare sul pulsante «archivia» nell’ulteriore finestra che si sarà così aperta, verrà creato il file zip.
Come tutte le cose di questo genere, è molto più facile da fare direttamente che da spiegare per cui vi consiglio di provare appena potete, vedrete che vi faciliterà abbastanza il lavoro quotidiano.
VIA | SLpct
