Il 2004 è l’anno di entrata in vigore del “protocollo informatico” per le amministrazioni. Per comprendere la portata di questa innovazione, bisogna far capo alla considerazione per cui, oggigiorni, la pubblica amministrazione è davvero strategica per la diffusione dell’informatica nel mondo del lavoro e della vita di tutti i giorni. Oggigiorno, nei Paesi europei, allo Stato sono affidati molteplici compiti, con la conseguenza che moltissimi settori della vita individuale e sociale sono interessati dall’azione di una amministrazione: lavoro, istruzione, sport sono solo alcuni primi esempi di un fenomeno quotidiano e universale. Di conseguenza, le scelte tecniche delle Amministrazioni sono destinate a pesare nell’assetto informatico complessivo del paese, perchè spesso le soluzioni adottate a livello pubblico diventano poi degli standard di fatto o di riferimento. Questo è tanto vero che i movimenti per il software libero considerano già da tempo fondamentale che gli enti pubblici adottino soluzioni open source.
Ma che cosa si intende di preciso per protocollo informatico? In realtà, questa rivoluzione gestionale dell’operare delle amministrazioni, che dovrebbe compiersi nel prossimo periodo, era iniziata già nel 1997. Il protocollo, infatti, era stato previsto per la prima volta dall’art. 21 del DPR 513/97, che prevedeva che entro il 31 dicembre 1998 le pubbliche amministrazioni avrebbero dovuto provvedere alla gestione dei documenti con procedura informatica al fine di consentire il reperimento immediato, la disponibilità degli atti archiviati e l’accesso ai documenti amministrativi per via telematica tra pubbliche amministrazioni e tra queste ed i soggetti privati aventi diritto. Sempre nel 1997, erano state varate le prime norme sul documento informatico. Il termine originariamente previsto del 31 dicembre 1998, comunque, è stato via via prorogato e l’intero sistema dovrebbe appunto entrare in vigore nel 2004. Oggigiorno, il protocollo è confluito negli articoli da 50 a 70 del DPR 445/2000, che poi è il testo unico sulla documentazione amministrativa, da considerarsi l’attuale testo di riferimento in materia. A livello pratico, è molto importante la circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, che dice come deve essere confezionato un documento da inviare alle amministrazioni che hanno adottato il nuovo sistema.
Il protocollo informatico, dunque, non è altro che un sistema di conservazione e trasmissione di tutti i documenti delle amministrazioni in formato digitale. Come concetto è molto banale, ma i vantaggi che potrà apportare quando sarà implementato, per il modo di vivere e lavorare di tutti, noi sono enormi. Esso comporterà infatti, quando sarà realizzato pienamente, in primo luogo la possibilità di trasmettere alle amministrazioni documenti in formato digitale, cioè “documenti informatici”, come ad esempio domande di concorso, istanze volte al rilascio di documenti, autorizzazioni, certificati, licenze, concessioni e ciò – si noti – in qualsiasi ambito di questo vasto “mare magnum” di tutto quello che è interessato dalle amministrazioni, per cui ad esempio patenti, concessioni urbanistiche ed edilizie, autorizzazioni, licenze per attività commerciali, rinnovi documenti e così via. In secondo luogo, l’utente potrà accedere molto più facilmente ai documenti delle Amministrazioni, che saranno disponibili in formato digitale e accessibili per via telematica, ovviamente previa autenticazione, necessaria quando il documento non è accessibile a tutti e cioè pubblico. Ci saranno poi anche vantaggi interni per le Amministrazioni, che tradizionalmente scontano un difetto di comunicazione tra loro e, addirittura, tra stessi uffici di un medesimo ente, dal momento che sarà sufficiente interrogare un server centrale di documenti per vedere in che stato si trova una determinata pratica presso un certo organo o ufficio. Infine, ci sarà una molta maggiore capacità dell’Amministrazione di comunicare con gli utenti, tramite trasmissione alle caselle postagli degli stessi dei documenti rilevanti: ad esempio un’azienda potrà richiedere la trasmissione di tutti i bandi di appalto relativi ad un certo contesto territoriale ed economico, un privato tutti i concorsi per un determinato profilo professionale e così via. Ovviamente, in tutti questi casi si avrà maggiore rapidità, efficienza, trasparenza, con risparmio di traffico sulle strade e conseguente vantaggio ambientale ed infine riduzione del carico di lavoro dei funzionari che, liberati dallo “sportello”, potranno dedicarsi più intensamente alle attività proprie dell’ufficio.
Evidentemente, il protocollo informatico potrà essere implementato solo quando saranno stati adottati compiutamente anche il documento informatico e la firma digitale, che sono i due strumenti fondamentali per realizzare il sistema di gestione documentale previsto dal protocollo. Sotto questo punto di vista, siamo certamente ad uno stato avanzato, dal momento che la firma digitale è di fatto e di diritto già stata realizzata, tanto che oggigiorno si può utilizzare tranquillamente, beneficiando di tutte le disposizioni in materia. Per il resto, è ovvio che il passaggio al nuovo sistema richiederà uno sforzo organizzativo, gestionale ed umano enorme, vista l’importanza del cambiamento e la netta differenza tra il vecchio e il nuovo regime.
Comunque, per tutti coloro che intendono inviare un documento ad una amministrazione che, come ad esempio la Camera di commercio di Torino, ha già implementato il protocollo informatico, le regole da seguire sono quelle dettate dalla già vista circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, cui vale comunque la pena dare un’occhiata per rendersi conto di come funzionerà il nuovo sistema.
LINKS BOX
http://www.interlex.it/pa/prot_norme.htm una raccolta di norme sul protocollo informatico
http://protocollo.gov.it/ il sito ufficiale del protocollo informatico
www.aipa.it il sito dell’autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione
http://www.to.camcom.it/ il sito della Camera di commercio di Torino, uno dei primi enti ad avere già implementato il protocollo informatico
Una risposta su “il protocollo informatico per le pubbliche amministrazioni”
vorrei sapere se le mail indirizzate ad una P.A. oppure inviate da una P.A. dovranno essere inserite nel protocollo informatico e quindi archiviate come documento informatico.
Questo dubbio mi crea dei problemi
La ringrazio molto