Ho smarrito la licenza cartacea di alcuni miei software. Vanno bene anche le licenze in forma di file oppure quelle che si trovano nel menu “Aiuto” col numero di serie del software? Grazie (Giovanni, via mail)
E’ solamente una questione di prova. Nel caso concreto, infatti, sei pienamente in regola, il problema è riuscire a dimostrarlo nel caso in cui venga effettuato un accertamento da parte, ad esempio, della Guardia di Finanza. Su questi aspetti non può essere data una risposta sicura, perché dipende dal minore o maggiore grado di severità di chi esegue i controlli e quindi in primo luogo gli agenti di Polizia Giuziaria, che possono essere appunto la Guardia di Finanza, ma anche i Carabinieri e la Polizia, quindi il Pubblico Ministero e alla fine anche il Giudice. Sicuramente possono formare elementi di prova, e quindi essere utili, il possesso dei supporti originali su cui è stato “acquistato” il software, una copia non originale della licenza, cioè una scansione su disco della licenza cartacea, la licenza su file. Un documento molto importante, probabilmente in molti casi decisivo, potrebbe essere la fattura c’acquisto, nel caso di società o imprese individuali, che indica in modo inequivocabile che per il software è stato pagato un corrispettivo. Gli accorgimenti da porre in essere prima di perdere le licenze, dunque, sono senz’altro quelli di fare una copia su file della licenza, conservare in un luogo sicuro gli originali dei cd-rom, in modo che anche gli stessi possano essere in grado di dimostrare la provenienza lecita del software, conservare le copie e/o gli originali della corrispondenza relativa alla transazione che ha condotto all’acquisto del programma. Ad esempio, se il software è stato acquistato on line, può essere utile tenere le copie delle varie mail con cui si è contrattato o effettuato l’ordine. Inoltre, se il pagamento è avvenuto tramite carta di credito, può essere decisivo l’estratto conto della società che gestisce la stessa e che registra un pagamento a favore della software house in questione. Si può anche prendere in considerazione l’ipotesi di fare una copia autentica delle licenze originali, per conservarle in due posti diversi ed avere così meno rischi di smarrimento. Per fare una copia autentica, non è necessario andare dal notaio, ma probabilmente è sufficiente recarsi all’ufficio anagrafe del proprio Comune di residenza con l’originale delle licenze ed una fotocopia. Sulla fotocopia, il funzionario comunale apporrà l’attestazione di conformità all’originale, in modo che la copia, in futuro, potrà essere buona prova del possesso delle licenze. Questo sistema può in effetti tornare utile anche in caso di società che utilizzano uno stesso software in sedi dislocate in modo diverso territorialmente, così come previsto dalle stesse condizioni di licenza, in modo che ogni sede abbia sempre la possibilità di dimostrare in modo immediato la legittimità del software e da ridurre, al contempo, anche i rischi di smarrimento.
Quando, invece, le licenze originali sono oramai andate inesorabilmente smarrite, e non ci sono molti altri elementi per dimostrare la “proprietà” del software, si può provare a farsene rilasciare un duplicato o direttamente dal produttore o dal rivenditore. Se si è in possesso, ad esempio, di una chiave di registrazione univoca non dovrebbe essere difficile ottenere direttamente dalla software house un nuovo esemplare della licenza; anche se non si nutrono molte speranze sulla possibilità di ottenere un duplicato, è comunque meglio chiederlo, perché, in caso di controlli in futuro, solo il fatto di averla chiesta può servire per dimostrare la propria buona fede e l’avvenuto effettivo smarrimento della licenza originaria. Il consiglio quindi è di fare la solita raccomandata con ricevuta di ritorno indicando più dettagli che si può sulle caratteristiche del software, sulle modalità di acquisto, sui dati univoci di cui si è eventualmente in possesso e sulla data presunta di smarrimento, concludendo con la richiesta di un rilascio di una copia.
