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diritto

Libero non va: come fare la diffida

Premessa.

Sei anche tu vittima dei gravissimi disservizi di libero e virgilio?

Qui trovi tutte le istruzioni passo passo per fare, anche da solo, la tua pec di diffida al ripristino del servizio e al risarcimento del danno.

Questo è il testo più completo che puoi trovare, ti sfido a trovarne uno migliore.

Se disponi di una casella pec, puoi inviare tu da solo la diffida; in mancanza, puoi, mutatis mutandis, inviare anche tramite raccomandata a/r – anche se io, per quel che costa, ti consiglierei con l’occasione di munirti di una casella pec, che ti può essere utile anche per qualsiasi altra  cosa.

Ovviamente, una diffida fatta da te ha meno valore di una fatta da un avvocato, su questo non piove assolutamente. Se vuoi farla fare a me, cosa che ti invito a valutare specialmente se sei un utente professionale che, dunque, ha riportato molti maggiori danni, puoi acquistare il servizio da qui

Altrimenti procedi tranquillamente da solo.

La polizza di tutela legale.

Per evitare di dover pagare spese legali, la prossima volta che un fornitore ti causa un problema, ti suggerisco davvero molto caldamente di sottoscrivere una polizza di tutela legale. 

Puoi ottenere molti maggiori dettagli a riguardo leggendo questo post e ascoltando la puntata di radio solignani podcast collegata ad esso.

Non sottovalutare questo consiglio!

Ah, ovviamente non puoi fare la polizza di tutela legale per usarla per questo problema, avresti dovuta averla già in precedenza… Il mio consiglio vale solo per i problemi che tu dovessi avere in futuro, anche se io naturalmente ti auguro di no è sempre purtroppo possibile.

Fatti furbo: iscriviti.

Tutte le informazioni che trovi qui sono gratis, ci puoi credere?

Per ricevere anche in futuro, sempre del tutto gratuitamente, altro ben di Dio come questo per affrontare al meglio le situazioni legali della vita, ti invito a iscriverti al blog, inserendo la tua mail in calce e dando poi conferma all’invito che ti arriverà via mail, nonché al podcast e al canale YouTube.

Iscriversi e restare iscritto ai miei canali di informazione ti avvolgerà con uno scudo impenetrabile ai problemi legali… Beh dai forse no, ma ti aiuterà moltissimo, perché sapere è potere.

Bando alle ciance.

A chi devi scrivere?

La società che gestisce libero e virgilio è Italiaonline spa.

Ad oggi, l’indirizzo pec da utilizzare è il seguente:

italiaonline@pec-italiaonline.it

Questo indirizzo, al momento in cui leggi questo post, potrebbe essere cambiato, per cui, prima di inviare la diffida, verificarlo sempre in tempo reale tramite la consultazione del registro INI-PEC: clicca qui per accedere alla pagina di ricerca.

Ti metto di seguito la ricerca che ho fatto io in questi giorni per i miei clienti, così se devi o controllare la pec o risalire all’indirizzo fisico per mandare una raccomandata a/r sei facilitato.

Ricorda sempre cosa ti dice Solignani: «prima di spedire qualcosa, specialmente se è qualcosa che scade, verificare sempre l’indirizzo mail o fisico di destinazione

dati italiaonline

Bozza di contenuto.

Ecco un modello di partenza, che potrai arricchire e/o modifica come credi, adattandolo alla tua situazione in concreto.

Formulo la presente nella mia qualità di vostro cliente del servizio professionale di posta elettronica «Libero Mail Plus» per comunicarvi quanto segue.

Il servizio di posta non funziona dalla sera del 23 gennaio 2023, come da voi stessi peraltro comunicato e confermato in diverse occasioni con diversi annunci sul vostro sito.

Il danno che sto subendo per tale mancanza di servizio è particolarmente grave in virtù delle seguenti circostanze:

1) i mittenti delle mail verso la mia casella non ricevono nemmeno un messaggio di errore, non potendosi dunque rendere conto che il mio account, loro destinatario, non ha ricevuto nulla e ingenerandosi un falso affidamento a seguito del quale probabilmente perderò occasioni di lavoro e/o vita sociale; ciò è particolarmente grave nell’ipotesi del mio lavoro, che si concreta in attività di …, in cui ricevo quotidianamente proposte di lavoro ed incarichi tramite posta elettronica, oltre alle comunicazioni che i miei mandanti e fornitori mi mandano per l’esecuzione degli incarichi in corso.

2) non sono in grado di cambiare le credenziali di accesso ai siti cui sono iscritto, non disponendo dell’accesso alla casella di posta elettronica conferita in quei sistemi informatici, con gravi danni per la mia sicurezza informatica e quella dei miei clienti;

3) non sono in grado di accedere all’archivio della mia posta elettronica, alla quale ero solito accedere, confidando nelle vostre stesse condizioni di servizio, tramite un cliente web e senza che sia mai stata fatta una copia in locale dei messaggi ricevuti, con ulteriore grave danno per l’impossibilità di lavorare senza consultare l’archivio delle mail ricevute.

Debbo, per tali motivi, diffidarvi dal voler immediatamente ripristinare la funzionalità di posta elettronica in ricezione della mia casella e, ancor prima, a configurare il server in modo che almeno invii un messaggio di errore ai mittenti, mettendomi se possibile in grado di compilare una risposta preconfezionata, con il quale posso almeno indicare altri recapiti in cui veniva contattato.

Devo inoltre richiedervi sin da ora il risarcimento dei gravi subiti e di quelli patiendi sino al ripristino del servizio, facendo comunque ogni ulteriore riserva.

In difetto di quanto sopra entro al massimo due giorni da oggi, provvederò ad incaricare un legale per agire in giudizio nei vostri confronti, con ulteriore aggravio di spese, competenze, oneri e accessori a vostro carico.

Distinti saluti,

Conserva le ricevute mannaggiagiuda!

Le ricevute che riceverai alla tua pec devi conservarle come segue:

  • nel loro formato nativo, cioè nei file .eml: per sapere come fare, puoi consultare questo post.
  • in un servizio di cloud che ne garantisce il backup e la impossibilità che tu possa perderle come dropbox, google drive, ecc.

Dire queste cose potrebbe sembrare pleonastico, ma quando vedo cosa riesce a combinare la gente preferisco sempre essere preciso fino in fondo. 

Domande?

Se hai delle domande sulla procedura sopra descritta, lasciami un commento qui sotto, risponderò volentieri.

Assicurati di aver capito bene la riga qui sopra: niente mail, whatsapp, Messenger, fax, azzi e mazzi, ma solo un commento qua sotto.

Così anche gli altri possono leggerlo – e leggere la mia risposta.

Conclusioni finali.

Con questo post ti ho messo in grado di difenderti anche da solo e anche senza spendere un centesimo, specialmente se disponi già di una casella pec. 

Ci sono delle cose che puoi fare per evitare di trovarti in futuro in una situazione del genere, più in particolare:

  • utilizzare un servizio di posta elettronica professionale e di qualità (no, mi dispiace, gmail non fa parte del genere);
  • utilizzare un client locale di posta elettronica che conservi una copia dei messaggi in locale in modo da poter accedere agli stessi in caso di down del server.
  • Se sei un avvocato, o un altro professionista o imprenditore, chiama il numero 059 761926 e prenota un’ora del mio coaching in persona presso lo studio di Vignola, se vivi e lavori vicino, oppure via zoom o altro programma di videocall: in questa ora ti insegnerò come fare le cose di cui sopra e tutto quanto ti serve per evitare di restare di nuovo vittima, insieme a tutti i tuoi clienti, di disservizi del genere. 

    Ti risponderà la mia assistente che ti dirà quanto costa (pochissimo, if you ask me) e come funziona.

    The end.

    Bene, adesso ho finito davvero.

    Oggi, non lasciare tramontare il sole senza iscriverti ai miei favolosi, e gratuiti, canali di contenuti di «avvocati dal volto umano».

    Fatti sempre rispettare, un abbraccio.

    Ci vediamo lungo la strada.

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    news

    Chiusura di tutta la messaggistica.

    – «Be’, va bene… Senti, non hai mai risposto alle mie lettere».

    – «Non sono uno snob, Morse. Ma ricevo 75 lettere al mese. Se rispondessi a tutte, non potrei fare nient’altro»

    Charles Bukowski, Donne https://amzn.to/3UnDUbj

    Chiusura di mail e chat.

    Per motivi sia professionali, legati al carico di appuntamenti aumentato in maniera esponenziale, sia personali, connessi con alcune problematiche che mi trovo a dover gestire, sia per ragioni inerenti all’inidoneità del mezzo ad essere utilizzato per l’erogazione di servizi di assistenza e consulenza legale, mi trovo a dover chiudere tutta la messaggistica e cioè le caselle di posta elettronica, gli account whatsapp, telegram, messenger, instagram e così via.

    Basta messaggi

    Se hai bisogno di aggiornamenti per una pratica in corso, oppure di un appuntamento per una nuova pratica, chiama la mia assistente al mattino al numero 059 761926 e chiedile un appuntamento, o di persona o a video, della durata che preferisci tu tra i seguenti «tagli»:

    • 15 minuti
    • 30 minuti
    • 60 minuti

    Ovviamente puoi chiedere anche multipli di 60 minuti, cioè due ore, tre ore e così via, cose utili quando ad esempio dobbiamo scrivere atti insieme.

    Per una pratica nuova, il taglio minimo è quello da 60 minuti. Per aggiornamenti, follow up e cose del genere, si può scegliere un taglio minore.

    Solo se non riesci a trovarla al telefono, puoi spedirle un messaggio mail alla sua casella iguidani chiocciola solignani punto net. Indica il tuo nome, cognome, luogo e numero di telefono in modo che lei possa richiamarti.

    Tra poco, farò comunque un modulo on line per poterle scrivere.

    Valuta con attenzione il tempo di cui hai bisogno perché ogni appuntamento viene «incastrato» in mezzo agli altri, per cui se prendi un appuntamento di un solo quarto d’ora dopo 15 minuti purtroppo devo riattaccare per farne un altro con un’altra persona.

    Se prenoti un appuntamento di taglio inferiore all’ora, ti consiglio di usare il video o il telefono perché non vale la pena, ad esempio, di spostarsi e girare per venire in studio per stare un quarto d’ora: specialmente dopo la prima sessione si può fare benissimo al telefono o tramite zoom o altri sistemi a video.

    Il costo degli appuntamenti è sempre quello, su base oraria, per gli appuntamenti di 15 minuti non lo facciamo pagare subito, li annotiamo e li facciamo pagare quando si raggiunge l’ora. Salvo che tu non abbia acquistato una ricarica, nel qual caso ovviamente lo scarichiamo dalla ricarica stessa. Ricordati che se hai sottoscritto un contratto «flat» il costo orario è dimezzato. Altro metodo per risparmiare è quello di acquistare un contratto di protezione.

    Per ulteriori dettagli su come funziona la tariffazione a tempo, puoi vedere questo precedente post.

    Urgenze e cellulare.

    Non mi chiamare sul cellulare: non posso quasi mai rispondere, ho sempre una persona davanti e non posso in alcun modo interrompere un appuntamento in corso per rispondere a telefonate di altri.

    Se hai il mio numero di cellulare, per favore non darlo a nessuno: se vuoi indirizzare qualcuno allo studio, dai il numero dello studio 059 761926 o la mail di Ileana.

    Per le situazioni urgenti, sto allestendo un servizio disponibile 24/24 che gestiremo ad anello – una specie di turnazione automatica – con alcuni colleghi, ovviamente sarà mia cura darne notizia sul blog appena sarà disponibile. Ci sarà un canone mensile o annuale per poterne usufruire.

    In realtà, le situazioni oggettivamente urgenti nel campo dei servizi legali sono estremamente rare. Ancora più rare sono le situazioni che possono essere trattate in modo efficace agendo in fretta. I problemi legali di solito richiedono, al contrario, approfondimento, prudenza e ponderazione.

    Cosa significa chiusura degli account?

    Gli account non vengono chiusi, vengono lasciati per compatibilità e per essere utilizzati per gli usi per cui effettivamente possono servire, come ad esempio l’invio di files allegati o brevissimi aggiornamenti che non richiedono risposta, trattazione, approfondimento.

    Significa però che io non li guarderò più, se non casualmente, non garantisco più che leggerò i messaggi che vi vengono inviati.

    Per i primi tempi, ci sarà un mio collaboratore che risponderà a chi ancora scriverà, indirizzando il mittente a questa pagina, in modo che possa poi prendere un appuntamento preciso inserito in agenda durante il quale trattare la tua situazione.

    Verrà, ovviamente, anche attivato un risponditore automatico.

    Conclusioni.

    Per la trattazione dei problemi legali, è necessario un confronto «in diretta»: bisogna parlare insieme, di persona, tramite video o telefono.

    Occorre dunque sedersi insieme e parlare, cosa che adesso peraltro si può fare comodamente tramite vari sistemi di videoconferenza, senza doversi spostare, e persino tramite il caro vecchio telefono, su cui si può sempre ripiegare senza problemi.

    Anche io ho creduto, inizialmente, nella posta elettronica e nel vantaggio di poter inviare un messaggio senza interrompere il tuo interlocutore, ma gli ultimi due decenni hanno dimostrato che, come strumento di comunicazione, semplicemente non funziona.

    La messaggistica è costituita al 90% da testi compilati da gente che non sa scrivere per gente che non ha tempo, modo, voglia di leggere.

    Lasciamo perdere i giochini e, se c’è un problema importante e che merita cura, sentiamoci in diretta, assicurandoci di capirci reciprocamente, sia per quello che tu hai da dire a me, sia per quello che io ho da dire a te.

    Anche concordare un appuntamento in agenda è un ottimo modo per non interrompersi a vicenda: io ti chiamo quando abbiamo concordato, tu sai che ti chiamo e in quel momento non ti metti a fare altro.

    Non staremo facendo, ad esempio, tante storie per una telefonata di 5 minuti?

    Io credo di no.

    Sono impegnato tutti i giorni per 7/8/9 ore con persone che hanno acquistato il mio tempo e la mia attenzione: glieli devo e non posso interrompere il lavoro che stiamo facendo per prendere su telefonate estemporanee.

    Per lavorare con me, devi avere la pazienza di usare questo mio metodo: concordare volta per volta gli appuntamenti.

    Anche solo di 15 minuti.

    Così noi mettiamo tutto in fila e uno alla volta io mi metto a disposizione di tutti.

    Grazie per la tua comprensione, per la stima e l’affetto che mi riservi.

    Messaggi da portare a casa.

    • quando hai bisogno, chiama lo 059 761926 al mattino oppure scrivi alla mail della mia assistente per concordare un appuntamento del taglio temporale che preferisci;
    • se vuoi risparmiare tempo, puoi acquistare direttamente una consulenza da questa pagina: in questo caso, sarà Ileana a chiamarti per concordare l’appuntamento;
    • non mi cercare più per messaggi di qualunque genere o tramite il cellulare, per urgenze ti farò avere un numero di cellulare organizzato con alcuni colleghi;
    • Iscriviti al blog per non perdere i futuri aggiornamenti; dai un’occhiata ai miei altri blog, ce ne sono sicuramente altri di tuo interesse, puoi vederli qui.

    Dopo un mese…

    Dopo un po’ di tempo, ho condiviso alcune riflessioni su questo nuovo metodo di lavoro. Le puoi trovare in questo post.

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    tecnologia

    Mail di Big Sur e pec di Aruba: la cartella archivio.

    Per non so quale strana ragione, dopo l’aggiornamento a macOS Big Sur, che personalmente proporrei di ridenominare Bug Sur, la cartella archivio del mio account di posta elettronica certificata non funzionava più bene.

    Nel senso che non era più possibile archiviare messaggi dalla inbox. Provando a farlo, si alzava questo errore:

    mailbox inesistente

    Sospettando un problema di «assegnazione» della cartella, sono andato a curiosare nelle impostazioni.

    Nelle precedenti versioni di Apple Mail, l’assegnazione di una singola cartella avveniva selezionando la cartella stessa, facendo clic destro e poi selezionando ulteriormente «Usa come…» – lo ricordo ancora a memoria avendolo fatto tante volte. 

    In Big Sur questo parametro è stato impostato nelle Preferenze di Apple Mail.

    Se anche tu hai questo problema, dunque, devi andare in Mail (meno in alto a sinistra), Preferenze e poi selezionare la scheda (seconda da sinistra) Accounts.

    Ecco come si presentava la mia scheda prima del mio intervento.

    Scheda Accounts

    Mentre le cartelle da usare per le bozze, la posta inviata, lo spam e il cestino sono definite correttamente e assegnate ad una cartella realmente esistente nell’account, l’assegnazione per la cartella archivio è vuota, c’è solo un simbolo.

    Probabilmente, Apple Mail in Big Sur non riesce ad associare automaticamente la funzionalità di archivio ad una cartella con il nome in italiano – deduco ciò dal fatto che per gli altri miei account di gmail, fastmail e così via l’assegnazione è avvenuta correttamente.

    Il problema si può ovviamente risolvere effettuando l’assegnazione manualmente.

    Selezione cartella archivio

    Basta cliccare sulla tendina.

    Appariranno alcune cartelle dell’account non ancora destinate ad altre funzioni (bozze, inviata, spam, ecc.) tra cui selezionare la cartella, nel mio caso, e anche nel tuo se utilizzo Aruba, la cartella è Archive.

    Fatto questo, si può ricominciare ad archiviare direttamente dalla inbox, usando l’apposito pulsante della barra degli strumenti.

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    tecnologia

    Spam: come gestirlo in modo professionale.

    messaggi di posta

    Note dell’episodio.

    In questo episodio di radio solignani podcast, come gestire bene la realtà dello spam o posta indesiderata: due trucchetti di base per ridurre al minimo i falsi positivi, insegnando al tuo sistema di posta a distinguere la posta buona da quella cattiva, e come occuparsi dei pochi falsi positivi che dovessero essere rilevati.

    Riferimenti.

    Conclusioni

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    Se sei un avvocato e vuoi imparare a svolgere in modo finalmente efficiente e proficuo la professione, prenota un’ora del mio coaching.

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    tecnologia tutorial

    Gestione posta elettronica: MailSuite di SmallCubed.

    Oggi ti voglio parlare di un plugin di Apple Mail che è, a mio giudizio, molto utile per una ordinata gestione del lavoro sulla posta elettronica.

    Ti ho già parlato, in un altro post, dell’importanza di poter ritardare sia la posta in uscita che quella in entrata, adattando il flusso del messaggio alla possibilità di lavorazione che abbiamo – in relazione ad un’estensione per gmail, boomerang.

    Questo plugin consente di effettuare il delaying, cioè ritardare la posta in uscita, con qualsiasi account di posta elettronica, a condizione che si utilizzi Apple Mail e cioè il client di default di macOs.

    Si tratta di MailSuite di Smallcubed.

    In realtà, MailSuite è un gruppo di plugin, ognuno con funzionalità diverse, come si vede dall’immagine sopra riportata, quello che utilizzo io è Mail-ActOn che consente di effettuare quello che a me più interessa e cioè la spedizione ritardata delle mail. Anche MailTags, tuttavia, è molto interessante e magari ci torneremo sopra con un post apposito.

    MailSuite, comunque, funziona anche con mojave, l’ultima versione, ad oggi, di macOs e questa è la cosa importante. Dopo l’installazione, occorre intervenire sulle Preferenze di Apple Mail per abilitare il plugin. In effetti, l’installazione altro non fa che copiare il file del plugin dentro alla cartella di Apple Mail. Bisogna aprire le preferenze, nella prima scheda in basso selezionare «Gestisci plugin», cliccare sul plugin installato e poi riavviare Apple Mail.

    Comunque, è il processo stesso di installazione che ci ricorda di fare ciò.

    Quelli di Smallcubed peraltro hanno un supporto molto efficiente. Ogni volta che ho mandato una richiesta ho ricevuto una risposta abbastanza completa in tempi molto rapidi. Le richieste di supporto vanno mandate da questa pagina.

    Dopo l’installazione, nella finestra di creazione di un nuovo messaggio si avrà una nuova riga in cui impostare, se lo si desidera, il tempo e il giorno di consegna. Si potrà anche definire una «regola» in base alla quale, ad esempio, tutti i messaggi mail, di default, saranno consegnati dopo tot ore. Questo plugin, infatti, crea una nuova sezione nelle regole di Apple Mail, chiamata regole Act-On, in cui è possibile definire appunto regole anche di consegna per i messaggi in uscita. Ad esempio, si può impostare una regola di default per mandare tutti i messaggi in uscita alle ore 23 di ogni giorno. Poi quando si scrive un messaggio si può optare di uscire dal default e mandarla subito, se urgente, oppure ancora più tardi se la si vuole inviare dopo ancora.

    Le mail in attesa di essere «liberate» da MailSuite si trovano nella cartella «Uscita» di Apple Mail. Da qui si possono riaprire, se ad esempio si vuole cambiarne la programmazione di uscita, compreso il caso in cui si vogliono «mollare» subito perché ad esempio le esigenze sono cambiate.

    Una cosa molto importante da dire è che MailSuite, a riguardo, opera a livello locale, senza sincronizzazione, a livello IMAP, con altri mac con installato Apple Mail e configurati gli stessi account. Questo comporta diverse conseguente tra cui segnatamente:

    1. se Apple Mail è chiuso o il mac, ad esempio, è spento, all’ora programmata originariamente per l’invio, la mail non viene spedita: in questi casi, ho notato che la mail viene inviata poi al momento in cui si accende il mac e si riapre Apple Mail;
    2. se il mac va in crash, perché ad esempio si rompe il disco fisso, o sempre ad esempio viene rubato, le mail messe in coda di uscita verranno perse e non verranno mai più inviate – questo è un altro motivo per cui conviene sempre un backup di tipo clone con utility tipo carbon copy cloner o superduper.

    Questa è una importante differenza con boomerang, che sembra operare a livello di server e che pare evitare problemi del genere alla radice.

    MailSuite è un plugin a pagamento. Per il costo, consiglio di andare a vedere direttamente il sito di Smalcubed, inutile che lo riporti qui col rischio che poi possa cambiare in più o in meno. Personalmente, l’ho acquistato e li trovo soldi ben spesi considerato che mi agevola notevolmente il lavoro. Non ho link di affiliazione con Smallcubed, quindi se lo acquisterai non ci guadagnerò niente, sarà solo per la tua utilità.

    Ti raccomando, con l’occasione, di iscriverti alla newsletter del blog, o, se non ti piace la mail, al gruppo Telegram, in modo da non perderti importanti e utili aggiornamenti quotidiani.

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    diritto

    La posta elettronica: utile o dannosa?

    Crisi della mail?

    Oggi parliamo un po’ della posta elettronica, uno strumento generalmente considerato di grande utilità per l’incremento della produttività personale ed aziendale, ma che, in realtà, ha dimostrato, in modo considerevole sotto alcuni aspetti, tutti i suoi limiti, specialmente nella comunicazione cliente – avvocato.

    Le considerazioni che faccio qui sono utili sia per il mio specifico campo di lavoro, quello di avvocato e mediatore familiare, sia più in generale per tutti coloro che utilizzano questo strumento, in qualsiasi altro settore, dove spesso la mail è imposta anche maniacalmente.

    Personalmente, ho creduto per tanti anni nell’utilità della mail e l’ho persino anche tanto propugnata, chiedendo a chi corrispondeva con me di preferirla al telefono, poi mi sono dovuto, anche un po’ amaramente, ricredere.

    Il fatto è che utilizzare la mail, per trattare molte questioni, è solo un modo per finire per incartarsi, sia pure… digitalmente.

    In tante situazioni, si deve per forza ripiegare sul caro, vecchio telefono, quando ovviamente non è possibile incontrarsi di persona.

    La moderna catena di montaggio.

    Il fatto è che la mail é gente che non sa scrivere, spesso non sa nemmeno cosa deve pensare, che corrisponde con gente che non sa leggere o non ne ha voglia…

    Questo vale anche per le chat, naturalmente peraltro.

    I fautori dell’utilizzo sempre più massiccio della posta elettronica sostengono che in questo modo non si verrebbe interrotti e quindi disturbati in quello che si sta facendo in quel momento.

    In effetti, la mail è una specie di «biglietto» che si deposita nella casella di posta, dove il ricevente può andare a leggerlo ad orari prestabiliti o comunque in quelli che lui preferisce.

    Il problema è che molte persone ricevono tra gli 80 e i 100 messaggi di posta elettronica ogni giorno.

    Se rimani un giorno o due senza controllare la posta, poi ti ritrovi con la casella piena di magari oltre 300 messaggi, che è al di fuori del nostro normale limite di gestione umane del carico di lavoro.

    Il nostro cervello, di fronte ad una situazione del genere, viene sopraffatto. Da quale messaggio cominciare? Ce ne sarà uno urgente / quale sarà il più urgente? Perchè cominciare tanto non finirò mai…

    Con questo senso di sopraffazione, sai qual è la strategia di sopravvivenza del nostro cervello? Quella di procrastinare. Rimandare a domani, sconfitto dal senso di sopraffazione. Solo che il giorno dopo i messaggi saranno ancora di più.

    Non puoi allontanarti più di tanto dalla tua casella di posta elettronica, sei costretto a controllarla ogni giorno. Per questo, ho avuto occasione di scrivere sui social che la casella di posta elettronica è la moderna catena di montaggio, dove molti lavoratori della conoscenza (knowledge workers) sono condannati a stare attaccati per diverse ore.

    La mail è davvero più efficiente?

    Ma lavorare per «bigliettini», oltre che essere spesso inefficiente (quante volte ci si scambia una decina di messaggi nell’arco di due o tre giorni per una cosa che al telefono avrebbe potuto essere lavorata in 2 minuti?), è anche disumanizzante e alienante.

    Questi due aspetti, peraltro, sono legati tra loro. Non sentire il tono della voce, non poter interagire, non condurre il confronto «in diretta» non consente di lavorare davvero sul problema.

    Rinunciare agli aspetti umani dell’interazione comporta inefficienza.

    Quindi non è solo più brutto lavorare su testi scritti cui si può dedicare peraltro poca attenzione, visto il numero, senza avere di fronte le facce delle persone con cui avviene lo scambio, ma è anche deteriore per la qualità e la riuscita del lavoro stesso.

    Steve Ilardi ha scritto un bellissimo testo sulla depressione, purtroppo non tradotto in Italiano, in cui si indica tra i fattori che la favoriscono la mancanza, tipica delle società moderne, di face time cioè di tempo trascorso faccia a faccia con altri essere umani…

    D’accordo, il telefono non è un face time però è già meglio di un biglietto elettronico da leggere sotto a un monitor di vetro. Possiamo sentire la voce e, attraverso la voce, buona parte della «vibrazioni» dell’altra persona.

    Si apprende e si comunica per risonanza.

    Già Platone e tutti i più grandi maestri della storia dell’umanità avevano intuito che non si apprende tanto dai libri, che sono un qualcosa da usare quando proprio non hai altra alternativa, in qualche caso essenziali ed utilissimi, ma per risonanza, andando cioè dal maestro, vicino al maestro, a vivere, quando possibile, in una struttura dove abita il maestro, dal momento che siamo esseri fatti di energia, onde e vibrazioni.

    Questa cosa deve essere vera, altrimenti non si spiegherebbe perché così tanta gente va a vedere concerti dal vivo o partite allo stadio, quando nelle case di ognuno di noi sono disponibili impianti per ascoltare musica con resa sonora peraltro anche molto migliore e vedere partire con regia e angolazioni sicuramente superiori, comodamente al caldo e con tutte le comodità.

    Orbene, un professionista è e deve essere anche, nel suo piccolo, un maestro o una guida… Se devo dare indicazioni ai miei clienti senza far sentir nemmeno la mia voce, tramite un biglietto che ognuno può «leggere» o «interpretare» come crede, quale può essere l’efficienza del mio lavoro?

    Una parte importante del lavoro quotidiano di ogni avvocato che lavora nel mondo di oggi peraltro è gestire le cazzate con cui sono infarcite le teste dei clienti che arrivano a studio.

    Nel mondo contemporaneo, le persone non si affidano più ad un professionista con fiducia (e questa è una grande tragedia di cui abbiamo già parlato, ma di cui dovremo certamente tornare a parlare) come facevano per lo più gli utenti di un tempo che, consapevoli dei propri limiti, si limitavano a cercare un avvocato che fosse una nota persona perbene e si affidavano a lui.

    Oggi la gente vuole studiare cose che non ha la minima speranza di capire – dal momento che per poter delineare la strategia di trattazione di un problema legale bisogna aver studiato anni diritto e aver fatto ulteriori anni di pratica legale concreta sul campo – vuole formarsi un proprio parere e vuole muoversi secondo queste ogni volta tragiche convinzioni.

    Questo perché non si fida, ha paura di essere fregata e finisce così per rovinarsi da sola.

    Sembra assurdo, ma lo vedo accadere tutti i giorni.

    Non parlo a caso, è esattamente così.

    In realtà, la gente dunque di come si tratta un problema legale non ci capisce e non ci può capire un cazzo, è la cruda ma non meno vera realtà. Dovrebbe solo affidarsi completamente all’avvocato che ha scelto.

    Purtroppo non lo fa, così una buona parte del tempo e delle risorse che si sarebbero potute utilizzare per poter lavorare sul problema va utilizzato per «svuotare il vaso» del cliente da tutte le cazzate che, con ricerche su google, parlando con un cancelliere in pensione, un cugino che venti anni fa ha fatto una causa, un amico carabbbbbbiniere con 35 bi, si è innestato nella testa.

    La tenerezza che provo ogni volta che arriva quello che «Avvocato, io ho fatto già venti anni fa una causa e so perfettamente come funziona». E l’incredulità quando non cambiano parere nemmeno quando gli dico «Onestamente, io ho seguito in ventidue anni migliaia e migliaia di procedimenti. Non credi che abbia un panorama di osservazione un po’ più vasto del tuo?»

    Breve nota a margine: se sei un cliente o potenziale cliente di un avvocato, ammetti di non capirci un cazzo. Sarà bellissimo e ti darà un vantaggio enorme sugli avversari già in partenza.

    Tornando a noi, come si potrebbe fare a svuotare il vaso delle cazzate via posta elettronica?

    Bisognerebbe che rispondessi ad ogni mail scrivendo un libro intero.

    E nemmeno in quel caso probabilmente funzionerebbe.

    In questi casi, prendo in mano il telefono. A volte uso la mail, ma solo per dire alla mia assistente di convocare in studio il cliente perché «gli devo parlare». E gli devo parlare quando il telefono purtroppo so già che sarebbe inutile.

    Spesso comunque per rispondere ad una mail, se voglio concludere, prendo il telefono.

    Certo, bisogna evitare di essere interrotti o disturbati. Questa mattina, ad esempio, ho fatto una mediazione di coppia in una sessione di due ore e mezza. Purtroppo, durante questa sessione, non ho potuto rispondere al telefono. In questi casi, devo la mia completa attenzione alle persone che l’hanno acquistata. Nè più né meno, that simple.

    Però ho un’assistente che risponde per me e che può dire quando uno può richiamare e comunque segnarmi chi ha chiamato in modo che possa richiamarlo io.

    Insomma, bisogna trovare altri sistemi perché questo vespaio di bigliettini scritti da gente che non sa scrivere o non capisce quel che sta scrivendo per gente che ha poca voglia (e ne ha poca per forza, perché ne riceve troppi) di leggere non va bene.

    Conclusioni.

    La mail può andare bene per alcune limitate cose da mandare per iscritto.

    Se un cliente mi chiede un preventivo glielo mando per posta elettronica, se vuole anche via pec e con firma digitale. Alè. Le vecchie «formalità». Ti posso mandare in allegato un file Word – definitivo, peraltro, che se fosse un file su cui lavorare sarebbe ad esempio molto meglio usare google documents, modificare sempre lo stesso documento on line senza andare avanti e indietro con le varie versioni di un medesimo documento con alto rischio di fare confusione.

    Dunque, niente di tranchant, la mail è anche utile, ma personalmente l’ho ridimensionata molto, col telefono risolvo molto di più.

    Diciamo che è un investimento maggiore di tempo, energia e frammentazione della tua giornata, ma che spesso ripaga.

    Il mio primo consiglio come mediatore alle coppie di separati che si insultano via chat (se pensate che siano solo due coglioni a farlo, sappiate che è un errore: lo fanno tutti e, quando dico tutti, intendo proprio tutti) è di smettere di comunicare per iscritto e usare solo il telefono. Funziona alla grandissima.

    Ci costruiamo una vita perfetta per non essere interrotti e poi non sappiamo bene che cazzo fare perché rimaniamo frammentati, nonostante la mancanza di interruzioni.

    La realtà è probabilmente che anche qui è questione di cicli, c’è un tempo per chiudere tutto e fare meditazione ad esempio e un tempo per immergersi nel fragore disordinato del lavoro e della vita.

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    Boomerang: un’estensione per la gestione della mail.

    Oggi parliamo di una estensione per gmail molto utile per tutti coloro che utilizzano intensamente la posta elettronica, un mostro con il quale molti di noi hanno a che fare quotidianamente e contro il quale occorre adottare adeguate strategie di gestione.

    Una di queste strategie è la gestione del flusso dei messaggi sia in entrata che in uscita, che è importantissimo per conservare equilibrio nell’attività che svolgiamo ogni giorno.

    La gestione del flusso avviene sia tramite snoozing, che consiste nel far sparire dalla nostra inbox per un certo intervallo di tempo un messaggio di posta elettronica di cui non vogliamo occuparci subito (lo snooze è il tasto che premiamo sulla sveglia al mattino per poter stare in pace altri 5/10 minuti), sia tramite delaying, che, a sua volta, consiste nello scrivere subito una risposta ad una mail o una mail nuova, ma programmando la sua consegna in un momento successivo nel tempo.

    Torneremo presto con appositi post su questi importanti concetti – importanti per la produttività, ma anche la serenità di ognuno di noi – mentre oggi ci occupiamo, pragmaticamente, di vedere come funziona questa estensione per gmail che consente proprio di effettuare lo scheduling dei messaggi gmail in uscita ad un momento successivo nel tempo.

    Boomerang lo potete trovare a questo indirizzo.

    Boomerang è innanzitutto un’estensione per il browser. Personalmente, utilizzo Firefox quindi l’ho installata in quel browser, accettando necessariamente l’accesso ai miei dati di gmail, cosa necessaria perché una estensione di questo tipo possa funzionare. L’installazione negli altri browser, tra cui Chrome e Safari, è comunque analoga.

    Dopo aver fatto l’installazione, bisogna aprire gmail in una nuova finestra o tab del browser. Se non siete sicuri, chiedete il browser e riapritelo.

    Al momento di aprire gmail, dovrebbe comparire questa finestra di dialogo.

    Tramite questa finestra, gli sviluppatori di Boomerang vorrebbero farci vedere cosa può fare la loro estensione. Decidete voi se volete, come io consiglio, dare un’occhiata oppure no, in questo secondo caso fate clic ovviamente su SKIP.

    Boomerang, comunque, come si vede bene da questa immagine, consente di fare le due cose fondamentali che accennavamo prima: cioè sia «mandare via» una mail dalla propria inbox per un certo tempo per poi farcela ritornare, appunto come un boomerang, oppure di programmare i messaggi che si spediscono…

    C’è anche un [youtube http://youtube.com/w/?v=XU1iRwqJC1U], purtroppo solo in Inglese, che si può guardare per capire meglio come funziona.

    Ad ogni modo, le istruzioni sono molto semplici:

    • selezionare un messaggio ricevuto e cliccare boomerang per fare lo snooze
    • scrivere un messaggio nuovo e al momento dell’invio anziché cliccare su Send o Invia, cliccare su Send Later…

    Facendo clic sull’icona di boomerang in alto a destra, è anche possibile vedere tutti i messaggi che sono stati programmati per l’invio successivo, in modo ad esempio da cambiare la programmazione o inviarli subito o dopo ancora o magari cancellarli – perché ad esempio nel frattempo abbiamo sentito quella persona per telefono.

    Questa estensione, oltre alle due favolose funzionalità base di snooze e delay offre anche altre caratteristiche tra cui il controllo che il destinatario risponda, tramite appositi reminders, l’invio di mail ricorrenti, l’aggiunta di note ad alcuni messaggi dati in pasto a boomerang, l’utilizzo su sistemi mobili e le notifiche quando un messaggio è stato aperto.

    Ma ecco l’icona boomerang in alto a destra nel mio account gmail:

    Attenzione che per il funzionamento di boomerang bisogna disabilitare il blocco dei pop up per la home di gmail. Comunque l’estensione dovrebbe chiedervi di farlo e il browser alzare un avvertimento per consentirvi di farlo direttamente.

    A questo punto, Boomerang chiederà l’accesso a questi permessi «Leggere, inviare e gestire le tue email». Sembra un po’ terrificante da leggere così, ma ognuno capisce che per svolgere queste funzionalità ciò è assolutamente necessario. Bisogna quindi consentire.

    Per fare lo snooze di uno o più messaggi della nostra inbox, bisogna iniziare col selezionarli. Solo dopo averli selezionati, apparirà una seconda icona «Boomerang» sulla riga delle azioni disponibili per i messaggi selezionati – dopo archivia, segnala come spam, cestina, ecc.

    Cliccando su questa icona, si potrà scegliere per quanto tempo fare lo snooze del messaggio:

    Dopo aver selezionato il momento desiderato, apparirà un breve pop con l’indicazione «processing», dopodiché un messaggio in sovrimpressione di gmail avverte che il messaggio è stato «archiviato», quindi un secondo messaggio in sovrimpressione dirà il giorno ed ora in cui il messaggio riapparirà nella inbox.

    Perché gmail dice che il messaggio è stato archiviato?

    Ma perché questo è il modo in cui funziona Boomerang. Quando un utente fa lo snooze di un messaggio, Boomerang lo mette nella casella «Tutti i messaggi» di gmail, con l’etichetta «Boomerang». Qui ad esempio ho fatto lo snooze, tanto per provare, del messaggio iniziale ricevuto da Boomerang.

    Da questa casella, poi, Boomerang, al momento prestabilito, recupererà il messaggio e lo rimetterà nella inbox, togliendo l’etichetta «Boomerang». That simple.

    Vediamo adesso la funzione di delay o scheduling.

    Se clicchi su «Scrivi» per comporre un nuovo messaggio, si apre una finestra simile a questa:

    Come vedi, puoi continuare a mandare via immediatamente i tuoi messaggi, oppure potete anche utilizzare la funzione di invio in seguito offerta da Boomerang con la creazione di una nuova barra di strumenti sotto a quella «vecchia».

    Cliccando su «Send Later» si apre questo sottomenu in cui potete stabilire il momento in cui volete che il messaggio sia inviato:

    Mettendo il segno di spunta nella casella subito a destra di «Send Later» potete poi anche qui fare boomerang, in diversi casi o opzioni: se il destinatario non risponde ad esempio in due giorni, non apre il link che gli hai inviato, non apre la mail e così via.

    Se fai boomerang su un messaggio che spedisci che cosa succede?

    Che, seguendo il nostro esempio, se dopo due giorni il destinatario non ti ha risposto, Boomerang ti torna a mettere la mail che hai spedito, all’interno della «conversazione», nella tua inbox, in modo che tu possa lavorarci sopra, in qualsiasi modo, e che la cosa non vada nel dimenticatoio.

    Con queste funzionalità, Boomerang non è dunque solo una estensione per la gestione del flusso della mail ma anche un programma che ha funzionalità tipiche dei software di gestione di cose da fare.

    Se provate, Boomerang, fate sapere che cosa ne pensate nei commenti.

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    informatica tecnologia tutorial

    Posta elettronica: come monitorare le risposte.

    Odio la mail.

    Se c’è una cosa che odio, quella è la posta elettronica. Messaggi scritti da gente che non sa esprimersi destinati a gente che non è comunque in grado di comprenderli. Uno degli strumenti che più compromettono la produttività, if you ask me.

    Non l’ho sempre pensata così, agli albori della rivoluzione informatica nel nostro paese, 15/20 anni fa, ero abbastanza entusiasta del mezzo… In realtà, era solo un’illusione. È un protocollo vecchio, poco malleabile e con software che, a dispetto di tutto, non consentono di gestirla davvero in modo efficiente. Inoltre, il suo utilizzo si è diffuso eccessivamente, cosìcchè ognuno di noi ogni giorno si trova ad avere a che fare con centinaia di messaggi della inbox, che è un po’ diventata la moderna catena di montaggio del lavoratore dell’era digitale.

    Ultimamente sono riuscito a smaltire un pauroso arretrato che si era man mano accumulato e ad avere una inbox più leggera e gestibile (dove gestibile sta per «che si può tenere in qualche modo sotto controllo»), ma è uno strumento che richiede davvero attenzione e cura quotidiani, pena l’ingolfarsi presto di nuovo.

    È chiaro che bisogna andare verso nuove forme di comunicazione, come la messaggistica, spesso più sintetica e, per questo, accettabile, o tornare addirittura alle vecchie, come il telefono, che è la soluzione che più spesso mi sono trovato a prendere in mano proprio per svuotarmi la casella di posta elettronica…

    Inoltre è chiaro che ogni professionista o lavoratore che ha a che fare con la posta elettronica come strumento di lavoro deve assolutamente definire delle strategie per poter «sopravvivere» allo strumento e riuscire ad essere produttivo con esso e, a volte, nonostante questo.

    Quest’ultimo è un discorso su cui torneremo, sto anche redigendo una sorta di vademecum da distribuire a tutti coloro che intrattengono corrispondenza elettronica con me, con alcune regole di base chiare per rendere il rapporto più piacevole, produttivo e salvaguardare il fatto che io possa dare la mia attenzione a tutti coloro che ne hanno bisogno, o diritto, avendo ad esempio acquistato il mio tempo sui loro problemi.

    Magari si potrà fare una serie di post sul tema, ognuno dedicato ad uno specifico problema, valuteremo.

    Oggi voglio parlarvi di un aspetto particolare, dove ho elaborato una strategia abbastanza semplice di gestione, è che quello di controllare il riscontro che viene dato alle mail che inviamo, una cosa abbastanza cruciale per chi, come gli avvocati, vive avvolto dalle scadenze.

    Il controllo dei followup.

    Questo aspetto riguarda il controllo dei riscontri che si richiedono quando si spedisce una mail. Raramente, quando si compone una mail è per fare semplicemente un saluto. Di solito, è per chiedere un’informaziona o ad un’altra persona di fare qualcosa e cioè per avere una risposta, salva solo l’ipotesi, ovviamente, in cui non si stia rispondendo ad una mail, nel qual caso le posizioni sono invertite e la nostra mail ben potrebbe (anzi, di solito si spera) essere quella che conclude la comunicazione.

    Per avere un elenco di mail di cui controllare che arrivi riscontro ci possono essere ovviamente diversi metodi, ma quello più veloce a mio modo di vedere si può avere rimanendo all’interno della mail stessa, senza, ad esempio, andare ad annotare alcunchè in liste, elenchi o altro, magari dentro ad un programma di gestione delle cose da fare.

    Per ottenere questo risultato, il sistema da me congegnato si basa sulla definizione di una specie di alias del mio indirizzo principale di posta elettronica insieme ad una regola per la posta in arrivo, che sfrutta il segno «più»apposto dopo la prima parte dell’indirizzo, ma prima della chiocciola.

    Parliamone subito in concreto per capire meglio. In sostanza, se il vostro indirizzo fosse pinco@pallino.it, quello che dovreste usare per implementare questo sistema potrebbe essere, sempre ad esempio, pinco+inattesa@pallino.it.

    Dopo aver «pensato» ad un indirizzo del genere, dovete creare una regola di posta elettronica o filtro che smisti tutti i messaggi in arrivo diretti a questo indirizzo dentro ad una cartella specifica, che potrebbe essere chiamata ad esempio «in-attesa».

    A questo punto, quando inviate una mail di cui volete controllare che poi vi diano riscontro, non dovete far altro che inserire tra i destinatari, nel campo CC, l’indirizzo pinco+inattesa@pallino.it.

    In questo modo, quando il messaggio vi tornerà indietro, il vostro server di posta o programma di posta elettronica (consiglio, ovviamente, di definire i messaggi sul server e non a livello di client) «smisterà» la copia del messaggio nella cartella «in-attesa».

    A questo punto, dovrete solo ricordarvi di guardare ogni tanto, oltre che nella inbox, anche nella cartella «in-attesa», per vedere se è stata data una risposta adeguata alle vostre mail. Con Apple Mail si può definire una «scorciatoia» a questa cartella per metterla più in evidenza, probabilmente si può fare anche con altri client di posta elettronica. Si può, inoltre, inserire in google calendar una scadenza settimanale che ci aiuti a ricordarlo.

    Per implementare questo sistema, occorre che il vostro provider di posta elettronica supporti l’aggiunta di desinenze con l’aggiunta del segno «più» alla prima parte (user name) dell’indirizzo di posta elettronica. Il mio, che è fastmail, lo fa ed infatti uso questo sistema già da alcuni mesi. So che gmail, uno dei più diffusi fornitori del servizio mail (anche se a me non piace onestamente), inoltre lo supporta. Se volete implementarlo anche nel vostro, non vi resta che verificarlo, anche semplicemente provando a spedirvi una mail con questa particolare aggiunta e vedendo se vi arriva.

    Grazie per avermi seguito sino a qui, se c’è qualcosa di poco chiaro lasciate pure un commento.

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    tecnologia

    Pec: come archiviarla correttamente.

    Il problema.

    Tutorial video.

    Prima di andare avanti forse può interessarti sapere che tutto é ora spiegato anche in un video. Se preferisci un video esplicativo al post, vai direttamente allo stesso, altrimenti continua a leggere di seguito.

    Continua

    Detto questo, il problema che ho risolto, e di cui offro i termini della soluzione a quanti si trovano nella stessa situazione, è il seguente: uso una casella di posta elettronica certificata di Aruba, che ha come limite superiore di capacità solo 1 gigabyte.

    Per questo, ho incontrato in passato diverse volte l’esigenza di scaricare in locale i messaggi «vecchi» per archiviarli, facendo spazio per quelli nuovi.

    Ovviamente, la pec per un avvocato è di importanza fondamentale, per cui i messaggi non si possono semplicemente cancellare, ma vanno archiviati e conservati in modo sicuro e, magari, facilmente ricercabile, nel caso in cui si abbia bisogno, ad esempio, di recuperare una ricevuta di consegna, da produrre in giudizio o da usare altrove.

    Preparazione: installare o aggiornare Thunderbird e ImportExport Tools.

    La soluzione che ho adottato, dopo diversi tentativi e pratiche non così tanto comode, è basata sull’utilizzo di un client di posta alternativo ad Apple Mail, che uso di solito, e un suo componente aggiuntivo, nonchè sull’ormai onnipresente dropbox.

    Si tratta di Mozilla Thuderbird e del componente aggiuntivo ImportExport Tools.

    Per esportare i messaggi, è sufficiente configurare l’account pec anche su Thunderbird, stando ovviamente attenti ad impostare la modalità IMAP, in modo che i messaggi non vengano scaricati in locale, ma solo sincronizzati col server.

    Personalmente, esporto e archivio, salvandole in locale, le due cartelle «archivio» e «inviate», che contengono appunto la posta che ho archiviato in quanto non più attuale e quella inviata, mentre non tocco la inbox vera e propria, che del resto ha sempre pochi messaggi, perché quelli che arrivano li lavoro man mano.

    Vediamo di seguito come procedere step by step. Prima di partire, verificate che il software sia aggiornato. Per aggiornare Thunderbird, dovete andare nel menu delle informazioni (primo meno a sx nel mac), dopodiché riavviare. Verificate anche di avere la distribuzione adatta agli ambienti di produzione e non una beta (canale release). Per il plugin, andate invece nella sezione componenti aggiuntivi.

    I singoli passi della procedura.

    1. La prima cosa da fare, dunque, è la sincronizzazione delle due cartelle che vogliamo esportare e, se siamo vicini al limite di 1 giga, ci vorrà un po’, salvo che non si disponga di una connessione di tipo fibra. Per verificare che la sincronizzazione delle due cartelle sia in corso, si può controllare la barra di stato di Thunderbird in basso a sinistra, che dovrebbe mostrare un messaggio come, ad esempio, «Ricezione 55 di 65 in Inviata», indicando appunto che nella cartella di posta «Inviata» ci sono 65 messaggi, 55 dei quali sono già stati scaricati mentre 10 sono ancora da sincronizzare. Sempre sulla barra di stato, a destra, in un riquadro arancione è indicata la percentuale di completamento dell’operazione.
    2. Una volta terminata la sincronizzazione delle cartelle, si può lanciare il tool di esportazione. Prima di lanciarlo tuttavia, trattandosi di un componente aggiuntivo, se non è la prima volta che si procede con l’esportazione, si può verificare se è stato eventualmente aggiornato dall’ultima volta che è stato utilizzato. Per fare questo, cliccare sul menu «Strumenti» di Thunderbird, poi «Componenti aggiuntivi» poi sull’icona ad ingranaggio in alto a destra, quindi «Controlla aggiornamenti». Per usare il tool di esportazione, comunque, bisogna andare nel menu Strumenti, poi selezionare ImportExportTools. Nel sottomenu che si aprirà selezionare «Esporta i messaggi della cartella». Questo significa e comporta che il tool non creerà un file unico per tutti i messaggi della mailbox, cosa che sarebbe avvenuta appunto in caso di esportazione dell’intera mailbox, ma creerà tanti files sul disco quanti sono i messaggi email da esportare, soluzione che io trovo di gran lunga la migliore per ricerca, apertura del singolo messaggio dagli archivi e così via. A questo, punto si aprirà un ulteriore sottomenu per la selezione del formato del file in cui si vogliono esportare i messaggi. Personalmente utilizzo il primo e cioè EML, che è il formato nativo della posta elettronica e viene indicizzato correttamente da spotlight, una caratteristica che ci verrà molto utile in seguito. Una volta selezionato il formato, inzierà l’esportazione dei messaggi. Personalmente, creo una nuova cartella sulla scrivania che chiamo ad es. inviata per la posta inviata e archivio per l’altra.
    3. Al termine dell’esportazione, non resterà che fare copia e incolla degli stessi all’interno della cartella di dropbox che si è destinato a contenere questi archivi. Io ho strutturato così le cartelle nella radice di dropbox: una cartella base chiamata «archivi cartelle posta», ulteriori sottocartelle relative agli utenti, es. io stesso, Franca, ecc., poi, in ogni cartella utente, ulteriori sottocartelle «archivio» e «inviata», dove mi limito volta per volta a spostare i files EML con le mail esportate dalla Scrivania; in questo modo, se mi serve poi di cercare una mail inviata, entro nella mia cartella «inviata» e faccio una ricerca, visto che questa cartella contiene tutte le mie pec inviate, che vi ho «accatastato» man mano, durante le varie esportazioni.

    Utilizzo degli archivi.

    Come dicevo, i messaggi saranno indicizzati da spotlight, il sistema di ricerca dei files del Mac, con la conseguenza che sarà poi facilissimo trovare quello di cui si ha bisogno.

    Grazie a dropbox, questi archivi saranno poi disponibili su tutte le macchine che eventualmente si usano per lavorare e, ulteriormente, potranno essere condivisi con altre persone che lavorano con te, io ad esempio condivido queste cartelle con la mia assistente che può, sempre ad esempio, andare a prendere una ricevuta di consegna quando deve creare un fascicolo di parte per il deposito in un procedimento.

    Il servizio offerto da dropbox, poi, serve anche come backup, che si aggiunge a quelli presenti già di default su tutte le mie macchine, cioè quello di time machine e la copia clone con carbon copy cloner.

    Ovviamente, questo sistema si può usare anche per altri account di posta, anche non certificata. Può tornare utile a tutti coloro che, ad esempio, hanno ancora servizi di posta elettronica normale, non certificata, che però presentano un limite dimensionale. Quando si configura Thunderbird, ribadisco come sia essenziale usare la modalità IMAP e non POP3, altrimenti la posta verrebbe tolta dal server e non si potrebbe più visualizzare nel programma di posta che si utilizza di default.

    Conclusioni.

    Come costruire una adeguata strategia di backup, sia per le mail che più in generale per ogni risorsa informatica, è descritto nel mio libro «Fare l’avvocato è bellissimo». Registrati per ricevere una mail ed essere avvisato quando sarà disponibile. Clicca qui.

    Vuoi fare una o più sessioni di coaching individuale con me? Ti posso insegnare a allestire una strategia di backup idonea, anzi se porti la tua macchina la possiamo fare insieme, così impari come si costruisce ma quando esci ce l’hai già operativa. Se hai Windows, portami anche un paio di guanti ;-). Per maggiori informazioni sul coaching, contattami da qui.

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    La riservatezza della posta elettronica

    La posta elettronica è sempre più usata e vi si affidano sempre più spesso notizie riservate. Ma in qual modo è tutelata la sua segretezza?
    Per la verità, in materia la legge italiana è puntualmente aggiornata: esistono infatti norme dettate appositamente per la tutela degli scambi di … epistole elettroniche. Si tratta degli articoli 616 e seguenti del codice penale italiano, contenuti nella sezione dedicata ai “delitti contro la inviolabilità dei segreti”, appositamente riformulati nel 1993. Il loro ambito di applicazione è espressamente esteso alla corrispondenza “epistolare, telegrafica, telefonica e telematica”. Si tratta, pertanto, di disposizioni che tutelano tutte le forme di corrispondenza, sotto qualsiasi forma si sia essa manifestata.
    La tutela prevista è di tre tipi.
    A) Innanzitutto è vietato a terzi , cioè a persone diverse dal mittente e dal destinatario, prender conoscenza del contenuto di un messaggio e-mail; il reato sussiste per il solo fatto dell’aver preso conoscenza, non è anche necessario che il contenuto illecitamente percepito sia divulgato, tant’è vero che questa ipotesi è prevista come aggravante.
    B) In secondo luogo è vietato impedire o interrompere lo scambio della corrispondenza tra i sistemi telematici; ognuno, insomma, vanta un diritto a che il percorso del proprio e-mail prosegua indisturbato e non venga dolosamente interrotto.
    C) Infine, sono puniti coloro che installano apparecchiature aventi la funzione di intercettare o impedire la corrispondenza elettronica. La legge, insomma, per tutelare in modo più intenso la segretezza della corrispondenza elettronica considera come reato il solo aver predisposto un sistema per violare comunicazioni telematiche, anche se poi nessuna violazione è o sarebbe avvenuta.

    Resta da dire che la tutela prevista dalla legge si applica a qualsiasi e-mail. In particolare, non è necessario che il messaggio, per esser tutelato, sia “crittato” (con PGP o software analoghi); infatti, anche la corrispondenza tradizionale è perfettamente intelligibile al colui che, violandola, apre (magari con il tradizionale metodo del vapore) la busta in cui è rinchiusa, ma non per questo essa cessa di essere tutelata. Non si può, inoltre, nemmeno dire che all’e-mail mancherebbe la caratteristica di corrispondenza “chiusa” necessaria per essere tutelata; infatti, innanzitutto il messaggio e-mail, è, nonostante la facilità tecnica con cui può essere letto da terzi, sicuramente in origine un messaggio privato, tale per cui al fine di leggerne il contenuto le persone diverse da mittente e destinatario devono compiere alcune operazioni specifiche;. Non si può quindi proprio dubitare che la posta elettronica ordinaria, senza crittazione o altre caratteristiche particolari, sia tutelata nella sua segretezza e che costituisca quindi un vero e proprio reato, nonostante la disinvoltura di qualche hacker o magari amministratore di sistema, “aprire” un messaggio e-mail.