In questo episodio di radio solignani podcast, come gestire bene la realtà dello spam o posta indesiderata: due trucchetti di base per ridurre al minimo i falsi positivi, insegnando al tuo sistema di posta a distinguere la posta buona da quella cattiva, e come occuparsi dei pochi falsi positivi che dovessero essere rilevati.
Se sei un avvocato, o un altro libero professionista che usa la pec, sai che questo tipo di posta, in particolare, è bene archiviarla nel suo formato originale, o nativo, seguendo il metodo che ti ho già spiegato in questo precedente tutorial.
Ultimamente, il componente aggiuntivo da utilizzare era diventato incompatibile con le versioni più recenti di Thunderbird, così ti avevo scritto un altro post indicando come fare il «downgrade» della versione di Thunderbird, in modo da poterlo utilizzare ugualmente, disattivando gli aggiornamenti automatici.
Ora per fortuna non c’è più bisogno di fare il downgrade, è possibile installare l’ultima versione di Thunderbird con un nuovo add-on, o componente aggiuntivo, sviluppato sulla base di quello precedente.
Si tratta di ImportExportTools NG, dove NG sta per next gen, sviluppato in Germania, appunto sulla base del plugin originario, scritto invece in Italia.
Non mi dilungo a spiegare come funziona, perché è sostanzialmente una rifinitura, resa appunto compatibile con le versioni più recenti, del plugin precedente.
Una funzione interessante è quella che ti consente di realizzare un backup automatico dei tuoi messaggi di pec, che non credo sfrutterò in quanto non utilizzo Mozilla come client di posta principale, ma solo per il backup, e che può essere utile a chi invece appunto usa TB anche come client.
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Oggi ho incontrato un problema particolare che ho potuto risolvere solo grazie alla strategia di backup che pratico da molti anni.
Un client di posta elettronica che utilizzo per uno scopo specifico, cioè l’archiviazione in modo efficace dei messaggi di posta elettronica certificata, cioè Thunderbird, si era aggiornato da solo.
Di questo tipo di lavoro parlo in un altro post che puoi, se interessato, consultare: clicca qui.
La nuova versione era bellissima, ma aveva un piccolo inconveniente: era incompatibile con il componente aggiuntivo (add-on) che utilizzo io – ImportExportTool – per fare l’unica cosa per cui utilizzo Thunderbird, cioè la esportazione dei messaggi nel loro formato nativo .eml.
Naturalmente, un problema come questo potrebbe essere risolto andando a cercare su internet le versioni precedenti di Thunderbird, scaricandone una sperando che sia compatibile, ma questo comporta una certa perdita di tempo, anche perché se la versione che scarichi non è ancora compatibili «andare all’indietro» finchè non trovi quella finalmente compatibile.
Siccome all’interno della mia strategia complessiva di backup c’è anche la realizzazione, tutti i giorni, di una copia clone, cioè identica, del disco fisso di ogni mio mac, per me è stato facilissimo ripristinare la versione precedente di Thunderbird.
È stato sufficiente aprire, col Finder (il Finder è il programma per la gestione dei files di mac os), il disco clone, copiare la versione di Thunderbird che vi si trovava e «incollarla» nel disco principale.
Riaprendola mi sono trovato col mio vecchio e funzionante Thunderbird, col quale ho potuto procedere alla conservazione e archiviazione – naturalmente su Dropbox, quindi anche in questo caso all’interno di una precisa strategia di backup – dei messaggi delle caselle «archivio» e «inviate» della mia pec.
Take home messages.
Le lezioni da portare a casa sono diverse.
Disattivare, disattivare sempre.
Innanzitutto, bisogna disattivare gli aggiornamenti automatici delle applicazioni, specialmente quelle che si usano non come applicazioni principali tutti i giorni, ma solo ogni tanto e per scopi specifici.
Oggigiorno, è diffusissima la convinzione per cui sarebbe generalmente meglio aggiornare sempre e comunque le applicazioni. Ebbene, si tratta di una credenza profondamente sbagliata e potenzialmente portatrice di problemi. Come diceva il grandissimo Alessandro Manzoni, «non sempre ciò che viene dopo è progresso»! Al solito, la grande letteratura ci offre gli strumenti per comprendere il mondo, anche quello digitale.
Gli stessi sviluppatori di Thunderbird – mortacci loro – consigliano, come si può vedere dalla schermata sopra riportata, di installare automaticamente gli aggiornamenti, saltando direttamente qualsiasi valutazione e intervento dell’utente. Questo per «maggiore sicurezza», sottinteso «di prendere delle inculate».
Lascia perdere. Disattiva, se usi Thunderbird, questa opzione, che trovi in Preferenze, Avanzate, e scegli, a tuo piacimento, la seconda o la terza dall’alto. Personalmente, ho scelto la terza: aggiornerò solo dopo aver verificato che il componente aggiuntivo per me fondamentale è compatibile con la versione che sto utilizzando. Altrimenti vivrò bene con una vecchia versione, dal momento che utilizzo Thunderbird solo una volta ogni mese o due per fare le mie esportazioni.
Fare backup, rifare backup.
La seconda grande lezione è che una adeguata strategia di backup è assolutamente indispensabile per poter vivere e lavorare bene oggigiorno. Il computer non è più un’eventualità, un divertimento, una cosa da provare, specialmente per chi, come noi avvocati, il digitale è ormai un vero e proprio obbligo – considera che non puoi più depositare atti in tribunale in cartaceo, puoi solo in digitale.
Se il digitale, dunque, è ormai uno strumento di lavoro indispensabile, non puoi rimanere come un coglione senza computer e andare poi a scrivere su facebook «ho preso un virus e ho perso tutti i miei contattiiiiih, rimandatemi il vostro numerooooo!!!!!1111!!» perché nessun cliente vorrebbe ormai mai avere un professionista così deficiente da a) non saper usare il computer b) andarlo a confessare candidamente coram populi su facebook.
Devi avere strumenti informatici che ti consentano di continuare a lavorare immediatamente, con una sospensione massima di 5/10 minuti, anche in caso di problemi: devi avere almeno due macchine a disposizione, due chiavette per il PCT, come spiego meglio in questo post, due dischi fissi tenuti sincronizzati quotidianamente, di modo che, se uno si rompe, prendi un’altra macchina e fai il boot dal disco clone – questa cosa si può fare solo col mac, per questo se vuoi lavorare seriamente mi dispiace ma devi usare mac, windows lo lasciamo ai bimbiminchia.
Conclusioni.
Come costruire una adeguata strategia di backup è descritto nel mio libro «Fare l’avvocato è bellissimo». Registrati per ricevere una mail ed essere avvisato quando sarà disponibile. Clicca qui.
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Oggi un altro post per avvocati o comunque persone che utilizzano il processo civile telematico.
Per parlare di un modo particolarmente comodo di archiviare le pec che si ricevono quando si fa, ad esempio, un deposito telematico, che ne restituisce, tipicamente, quattro, o anche una notifica telematica.
Quando si fa un deposito telematico, infatti, può succedere che, specialmente le ultime due pec, e in particolare modo la famosa quarta pec, arrivino a distanza anche di qualche giorno rispetto alle prime due, che di solito arrivano subito e, in un casella pec particolarmente affollata, perché si fanno molti depositi, può non essere immediato «raggruppare» le quattro pec relative al medesimo deposito.
Esiste un modo per farlo automaticamente: non solo individuare le quattro pec relative allo stesso deposito, ma anche archiviarle, esportandole in un unico file zip, cioè un archivio compresso.
Non so voi, ma nella mia strategia di conservazione della pec, data la sua importanza (pensiamo, ad esempio, al deposito di un ricorso per appello!), implemento una certa ridondanza negli archivi: conservo sia una copia della mail nella casella archivio, che poi man mano esporto seguendo la procedura dettagliata in questo precedente post, sia una copia nel fascicolo della pratica, dove esporto man mano le pec relative ai depositi, notifiche, ecc. – quest’ultima cosa ovviamente mi consente di ritrovare immediatamente quello che mi dovesse man mano servire, mentre la conservazione nell’archivio di posta elettronica è un backup più generalizzato cui ricorrere in caso di urgenza.
Il fascicolo della pratica è in realtà una cartella dropbox che viene sincronizzata su tutte le mie macchine e quelle dei mie collaboratori o dipendenti, oltre che sui server di dropbox stessi, con una ulteriore sicurezza per la conservazione dei dati – per non dire delle strategie di backup delle mie macchine individuali, articolate sia sull’uso di time machine che sulla realizzazione di un clone quotidiano, con carbon copy cloner (una cosa possibile solo su mac).
Chiudendo, comunque, la parentesi, il modo per poter archiviare elegantemente e in modo efficiente le ricevute dei depositi telematici o delle notifiche passa per l’utilizzo, cui avevo già accennato in un precedente post sempre in tema di pec e processo civile telematico, di thunderbird come client di posta certificata con l’estensione thunderpec.
Per utilizzare questo metodo, una volta installato il software necessario – cosa che non tratto in questo post dal momento che ci sono già guide disponibili su internet, basta cercarle con google – occorre seguire questo piccolo procedimento:
selezionare la famosa «quarta» pec, che dovrebbe essere marcata con la sigla DAC in verde;
cliccare sul pulsante «stato del messaggio»;
cliccare sul pulsante «archivia» nell’ulteriore finestra che si sarà così aperta, verrà creato il file zip.
Come tutte le cose di questo genere, è molto più facile da fare direttamente che da spiegare per cui vi consiglio di provare appena potete, vedrete che vi faciliterà abbastanza il lavoro quotidiano.
Oggi un post più che altro per avvocati, come ogni tanto ci capita di fare anche sul nostro blog, dedicato solitamente per lo più agli aspetti divulgativi.
Sapevate che è possibile conoscere il numero di ruolo di un procedimento di cui abbiamo appena fatto il deposito andando ad analizzare la famosa quarta pec?
Questo può essere molto utile, innanzitutto per tenere bene in ordine i fascicoli dei propri procedimenti a studio, sia nel caso in cui sia necessario effettuare un deposito successivo, in cui il numero di RG è molto importante.
Per conoscere il numero di RG, ci sono due metodi, uno più rozzo e uno più pulito e semplificato.
Col primo metodo, si va ad esaminare il file esitoatto.xml, che è contenuto nella celebre quarta pec e che, in uno dei suoi campi, reca appunto l’indicazione del numero di ruolo.
L’altro metodo implica l’utilizzazione come client di posta elettronica di Thunderbird con un componente aggiuntivo molto valido per la gestione della pec che si chiama Thunderpec.
Adottare Thunderbird per la pec, magari in affiancamento al proprio client di posta preferito (io ad esempio di default uso Apple Mail), vale la pena anche perché sempre tramite Thunderbird si può facilmente eseguire l’archiviazione della casella di posta quando diventa troppo piena, come spiego meglio in questo precedente post.
Ebbene, con l’accoppiata Thunderbird più Thunderpec sarà sufficiente selezionare la «quarta pec» e fare clic sul pulsante, presente nella barra degli strumenti, chiamato «Esito Atto»: verrà mostrato in modo chiaro il numero di ruolo.
Chi volesse effettuare questo accertamento dal proprio terminale mobile, potrebbe utilizzare l’applicazione PocketPec degli stessi sviluppatori di Thunderpec, che personalmente non ho ancora testato, ma che sicuramente proverò appena ne avrò occasione.
Prima di andare avanti forse può interessarti sapere che tutto é ora spiegato anche in un video. Se preferisci un video esplicativo al post, vai direttamente allo stesso, altrimenti continua a leggere di seguito.
Continua
Detto questo, il problema che ho risolto, e di cui offro i termini della soluzione a quanti si trovano nella stessa situazione, è il seguente: uso una casella di posta elettronica certificata di Aruba, che ha come limite superiore di capacità solo 1 gigabyte.
Per questo, ho incontrato in passato diverse volte l’esigenza di scaricare in locale i messaggi «vecchi» per archiviarli, facendo spazio per quelli nuovi.
Ovviamente, la pec per un avvocato è di importanza fondamentale, per cui i messaggi non si possono semplicemente cancellare, ma vanno archiviati e conservati in modo sicuro e, magari, facilmente ricercabile, nel caso in cui si abbia bisogno, ad esempio, di recuperare una ricevuta di consegna, da produrre in giudizio o da usare altrove.
Preparazione: installare o aggiornare Thunderbird e ImportExport Tools.
La soluzione che ho adottato, dopo diversi tentativi e pratiche non così tanto comode, è basata sull’utilizzo di un client di posta alternativo ad Apple Mail, che uso di solito, e un suo componente aggiuntivo, nonchè sull’ormai onnipresente dropbox.
Per esportare i messaggi, è sufficiente configurare l’account pec anche su Thunderbird, stando ovviamente attenti ad impostare la modalità IMAP, in modo che i messaggi non vengano scaricati in locale, ma solo sincronizzati col server.
Personalmente, esporto e archivio, salvandole in locale, le due cartelle «archivio» e «inviate», che contengono appunto la posta che ho archiviato in quanto non più attuale e quella inviata, mentre non tocco la inbox vera e propria, che del resto ha sempre pochi messaggi, perché quelli che arrivano li lavoro man mano.
Vediamo di seguito come procedere step by step. Prima di partire, verificate che il software sia aggiornato. Per aggiornare Thunderbird, dovete andare nel menu delle informazioni (primo meno a sx nel mac), dopodiché riavviare. Verificate anche di avere la distribuzione adatta agli ambienti di produzione e non una beta (canale release). Per il plugin, andate invece nella sezione componenti aggiuntivi.
I singoli passi della procedura.
La prima cosa da fare, dunque, è la sincronizzazione delle due cartelle che vogliamo esportare e, se siamo vicini al limite di 1 giga, ci vorrà un po’, salvo che non si disponga di una connessione di tipo fibra. Per verificare che la sincronizzazione delle due cartelle sia in corso, si può controllare la barra di stato di Thunderbird in basso a sinistra, che dovrebbe mostrare un messaggio come, ad esempio, «Ricezione 55 di 65 in Inviata», indicando appunto che nella cartella di posta «Inviata» ci sono 65 messaggi, 55 dei quali sono già stati scaricati mentre 10 sono ancora da sincronizzare. Sempre sulla barra di stato, a destra, in un riquadro arancione è indicata la percentuale di completamento dell’operazione.
Una volta terminata la sincronizzazione delle cartelle, si può lanciare il tool di esportazione. Prima di lanciarlo tuttavia, trattandosi di un componente aggiuntivo, se non è la prima volta che si procede con l’esportazione, si può verificare se è stato eventualmente aggiornato dall’ultima volta che è stato utilizzato. Per fare questo, cliccare sul menu «Strumenti» di Thunderbird, poi «Componenti aggiuntivi» poi sull’icona ad ingranaggio in alto a destra, quindi «Controlla aggiornamenti». Per usare il tool di esportazione, comunque, bisogna andare nel menu Strumenti, poi selezionare ImportExportTools. Nel sottomenu che si aprirà selezionare «Esporta i messaggi della cartella». Questo significa e comporta che il tool non creerà un file unico per tutti i messaggi della mailbox, cosa che sarebbe avvenuta appunto in caso di esportazione dell’intera mailbox, ma creerà tanti files sul disco quanti sono i messaggi email da esportare, soluzione che io trovo di gran lunga la migliore per ricerca, apertura del singolo messaggio dagli archivi e così via. A questo, punto si aprirà un ulteriore sottomenu per la selezione del formato del file in cui si vogliono esportare i messaggi. Personalmente utilizzo il primo e cioè EML, che è il formato nativo della posta elettronica e viene indicizzato correttamente da spotlight, una caratteristica che ci verrà molto utile in seguito. Una volta selezionato il formato, inzierà l’esportazione dei messaggi. Personalmente, creo una nuova cartella sulla scrivania che chiamo ad es. inviata per la posta inviata e archivio per l’altra.
Al termine dell’esportazione, non resterà che fare copia e incolla degli stessi all’interno della cartella di dropbox che si è destinato a contenere questi archivi. Io ho strutturato così le cartelle nella radice di dropbox: una cartella base chiamata «archivi cartelle posta», ulteriori sottocartelle relative agli utenti, es. io stesso, Franca, ecc., poi, in ogni cartella utente, ulteriori sottocartelle «archivio» e «inviata», dove mi limito volta per volta a spostare i files EML con le mail esportate dalla Scrivania; in questo modo, se mi serve poi di cercare una mail inviata, entro nella mia cartella «inviata» e faccio una ricerca, visto che questa cartella contiene tutte le mie pec inviate, che vi ho «accatastato» man mano, durante le varie esportazioni.
Utilizzo degli archivi.
Come dicevo, i messaggi saranno indicizzati da spotlight, il sistema di ricerca dei files del Mac, con la conseguenza che sarà poi facilissimo trovare quello di cui si ha bisogno.
Grazie a dropbox, questi archivi saranno poi disponibili su tutte le macchine che eventualmente si usano per lavorare e, ulteriormente, potranno essere condivisi con altre persone che lavorano con te, io ad esempio condivido queste cartelle con la mia assistente che può, sempre ad esempio, andare a prendere una ricevuta di consegna quando deve creare un fascicolo di parte per il deposito in un procedimento.
Il servizio offerto da dropbox, poi, serve anche come backup, che si aggiunge a quelli presenti già di default su tutte le mie macchine, cioè quello di time machine e la copia clone con carbon copy cloner.
Ovviamente, questo sistema si può usare anche per altri account di posta, anche non certificata. Può tornare utile a tutti coloro che, ad esempio, hanno ancora servizi di posta elettronica normale, non certificata, che però presentano un limite dimensionale. Quando si configura Thunderbird, ribadisco come sia essenziale usare la modalità IMAP e non POP3, altrimenti la posta verrebbe tolta dal server e non si potrebbe più visualizzare nel programma di posta che si utilizza di default.
Conclusioni.
Come costruire una adeguata strategia di backup, sia per le mail che più in generale per ogni risorsa informatica, è descritto nel mio libro «Fare l’avvocato è bellissimo». Registrati per ricevere una mail ed essere avvisato quando sarà disponibile. Clicca qui.
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