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trattare i problemi legali

Nuovi documenti delle pratiche: come li gestiamo.

I documenti nuovi: come te li mando?

Questo post per illustrarti, se sei cliente – anche solo potenziale – dello studio, come avviene la trasmissione a tuo favore dei documenti che ricevo durante la conduzione di una pratica o di una vertenza.

Può trattarsi di lettere – ovviamente quando non sono riservate – oppure di provvedimenti, anche banali come un rinvio o spostamento di udienza, o anche importanti, come ordinanze di ammissione di prove o addirittura la sentenza o il provvedimento che conclude una causa o, ancora, di qualsiasi altra cosa.

lavorare su documenti

Il metodo che ho scelto e che dunque pratico di default all’interno del mio studio è quello di inviarti il documento non appena lo visualizzo, senza alcuna nota accompagnatoria, lasciando a te cliente decidere se vuoi, prenotare un appuntamento, anche solo di 15 minuti, per esaminare insieme lo stesso.

Successivamente all’invio del documento, comunque, ti chiamerà la mia assistente per concordare eventualmente con te un appuntamento, anche telefonico o videocall, per lavorare insieme sul documento.

L’unica cosa che aggiungo è il mio suggerimento circa l’opportunità di concordare un appuntamento, le forme e la durata, ma tu rimani libero di decidere di fare l’appuntamento, con che durata e modalità.

Ai tempi in cui scrivevo le note di accompagnamento al documento, per illustrarne meglio il contenuto, mi ero presto accorto che la maggior parte dei clienti comunque non capiva niente, o non capiva abbastanza bene, sia di quello che avevo scritto sia del significato e del contenuto del documento.

In seguito, peraltro, avrei dovuto constatare in maniera ancora più larga i grandi limiti della comunicazione scritta, decidendo di chiudere tutta la messaggistica, per cui ciò non fondo ora non mi stupisce affatto, anzi mi stupisce di più come potessi essere così ingenuo da poter credere di esser capace di comunicare efficacemente con alcune note accompagnatorie, ciò non tanto per limiti miei o tuoi come cliente, quanto per la tecnicità della materia e delle situazioni che andiamo ad affrontare, che, per chi non è del settore, richiede spiegazioni dettagliate.

Il problema, nello scrivere le – quasi sempre inutili – note accompagnatorie era poi anche un altro: la necessità di prendersi sia il tempo che il modo di redigerle, cosa che, nei casi in cui ricevevo il documento ad esempio mentre ero al cellulare, richiedeva di sospendere il lavoro e riprenderlo una volta tornato ad un computer da scrivania, cosa che si traduceva in una perdita di tempo, a volte anche non trascurabile.

Penso invece, tutto al contrario, che tu che sia mio cliente abbia diritto di ricevere al più presto possibile ogni nuovo documento che arriva relativamente alla tua pratica.

Ritardare potrebbe avere un senso se servisse a fare qualcosa di utile; considerando tuttavia che nella maggior parte dei casi le note sono inutili ed occorre sempre poi sentirsi a riguardo, non vale la pena perdere del tempo per redigerle e farti aspettare, mandandoti il documento con ritardo solo per accompagnarlo con osservazioni scritte che, come tali, servono a poco.

Come funziona più in particolare.

Ho capito così dunque che il metodo più funzionale è:

  • inviarti immediatamente (appena lo vedo, ovviamente) il documento, in modo che tu possa vederlo prima possibile;
  • suggerirti una ipotesi di appuntamento per discuterne «in diretta», lasciando comunque a te decidere.

In questo modo, io e te otteniamo diversi vantaggi:

  1. tu ricevi il documento prima possibile;
  2. se non hai bisogno di chiarimenti – ad esempio si tratta di un mero differimento di udienza, cosa rispetto alla quale la maggior parte delle persone non necessita di particolari approfondimenti – non c’è bisogno di sentirsi e di spendere tempo a riguardo;
  3. in ogni caso, la decisione se commentare, «leggere» e interpretare il documento nuovo insieme a me viene lasciata a te, che così valuti se vuoi farlo o meno a seconda di come preferisci;
  4. facendo un appuntamento insieme sul nuovo documento, finalmente puoi capire bene il contenuto, il significato, la portata e le implicazioni dello stesso.

Cosa puoi fare tu.

I miei clienti ai quali condivido un nuovo documento arrivato per una delle loro pratiche ricevono una mail – di solito – con il documento in allegato e un link a questo post, con l’avvertimento che verranno contattati dalla mia assistente per un appuntamento.

In questo modo, possono appunto valutare il da farsi.

Ovviamente, se sei mio cliente, ti consiglio di crearti una cartella nel computer in cui inserire man mano tutti i documenti che ti trasmetto, in modo da avere anche tu un tuo «archivio» che può essere utile, correntemente o anche in futuro per consultazione. Ovviamente, conserva la cartella in un dominio replicato sul cloud, per ragioni di backup e copie di sicurezza, come ad esempio dropbox o google drive o altri.

Domande frequenti.

Perché mi mandi una pec ricevuta in data 12 se oggi ne abbiamo 14?

Perché l’ho visualizzata il 14.

Non vivo attaccato al computer, grazie a Dio, e non vedo i documenti che arrivano immediatamente. Un tipo di vita di questo genere sarebbe improponibile.

Potrei, è vero, attivare ad esempio le notifiche delle nuove mail ricevute sul cellulare, ma le sole notifiche non sarebbero utili a niente: con una notifica, ad esempio, vedrei che mi è arrivata una pec, sempre ad esempio, dal tribunale di Modena. Per sapere di cosa si tratta dovrei aprirla e leggerla immediatamente.

Molto spesso non posso farlo perché sono in appuntamento con una persona e devo ascoltarla senza interrompermi, se anche potessi però non vorrei farlo. Non si può vivere in balia delle notifiche: ne arriva uno, sospendi tutto quello che stai facendo per aprirla.

Il mio metodo è consultare la pec ogni due o tre giorni e vedere e lavorare tutto quello che è arrivato di nuovo.

Quindi io ti mando le cose appena le vedo, ma può essere che le veda un paiuo di giorni dopo quello in cui sono arrivate.

Perché mi consigli un appuntamento per un documento che sembra insignificante?

A volte posso consigliare un appuntamento, magari solo di 15 o 30 minuti, anche in occasione dell’arrivo di un documento che può sembrare, e magari è, poco significativo, ma può rappresentare un’occasione utile per parlarne due minuti e fare poi un punto della situazione sulla pratica più in generale, di cui magari non si ha occasione di parlare da un po’ di tempo. Considerato che per molti appuntamenti si usano il telefono o le app di videocall e che quindi non c’è la perdita di tempo necessaria per spostarsi, può essere utile sentirsi in alcuni momenti per ricapitolare un po’ come stanno andando le cose. Sei sempre tu che comunque decidi quello che vuoi fare.

Per le lettere invece che sono riservate come funziona?

In questo caso, fare un appuntamento è indispensabile, perché non posso dartene una copia. In tali situazioni non ti arriverà la mail con il documento in allegato, ma verrai chiamato direttamente per un appuntamento.

Come fai per i documenti di grandi dimensioni?

Ti mando intanto uno screenshot del frontespizio come allegato alla mail, poi vedremo come mandartelo o prima dell’appuntamento o durante lo stesso.

Conclusioni.

Grazie per la tua attenzione, se hai osservazioni lasciami un commento, lo leggerò e risponderò volentieri.

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diritto roba per giuristi

Firma digitale remota con Namirial

Firma digitale senza hardware.

A seguito di un problema, dappoco e comunque transitorio, con una delle mie due chiavette di firma digitale (1), ho deciso di acquistare una firma digitale «remota» da Namirial, in modo da poter sempre firmare senza dover ogni volta utilizzare apparati hardware che possono presentare problemi.

felice con mac

Ho scelto Namirial come fornitore perché il procedimento di firma con questo gestore è supportato dal software che utilizzo per il processo civile telematico, cioè slpct, in una apposita versione, che si può scaricare qui, , che si chiama slpctfr, dove appunto le due lettere finali sono l’acronimo di «firma remota».

La firma digitale, ovviamente, serve, anzi è fondamentale per il pct (processo civile telematico), il ppt (processo penale telematico) e il pat (processo amministrativo telematico). La firma digitale remota si può utilizzare per i primi due, mentre per il terzo, cioè il PAT, basato sull’utilizzo di moduli PDF, il mio amico Stefano Baldoni mi fa notare che non si può utilizzare.

Il costo, nel mio caso, è stato di 47,58€ IVA inclusa, 39€ + 8,58 IVA; la firma remota dura tre anni, quindi in realtà si acquista l’abbonamento triennale ad un servizio, come ormai sempre più spesso accade.

La firma remota in realtà funziona tramite un dispositivo di firma che si trova presso il gestore, quindi è senza hardware solo per l’utente finale del servizio; in realtà, un dispositivo hardware c’è, viene solo utilizzato da remoto, tramite procedure che consentono di verificare che chi vi accede è davvero il titolare del diritto di usarlo.

Questo, a livello pratico, si traduce nell’assenza di problemi hardware in capo all’utente e rappresenta una notevole semplificazione, dati i numerosi problemi incontrati, anche solo per la necessità di procedere a configurazioni dei software da utilizzare, in passato. Inoltre, consente di firmare documenti anche da dispositivi cui non è possibile collegare, ad esempio, chiavette USB come i cellulari, i tablet e così via.

Acquisto e attivazione

Per il processo di acquisto tieni a disposizione i tuoi dati e il tuo «codice destinatario» per la fatturazione elettronica; personalmente ho pagato tramite PayPal, utilizzando il mio saldo attivo.

Ovviamente, per attivare la firma da remoto devi identificarti correttamente, cioè dimostrare al fornitore la tua identità. Questo può essere fatto in vari modi, come rappresentato nell’immagine successiva. Io ho scelto di usare lo SPID, che mi sono creato di recente (se non sei un avvocato, questo non deve stupirti: per noi avvocati, lo SPID non era così necessario in quanto avevamo già la Carta Nazionale dei Servizi da diversi anni).

modalità di identificazione

Successivamente, dovrai inserire il tuo cellulare e il tuo indirizzo di posta elettronica; entrambi dovranno essere verificati inserendo un codice ricevuto sugli stessi.

In seguito, occorre confermare alcuni dati e fornire ad ogni modo gli estremi di un documento di identificazione. Nel mio caso, ho inserito la carta d’identità cartacea.

Al termine, si procederà alla «firma on line» del contratto, premendo un apposito bottone, premendo il quale si apre un pannello eSign Anywhere.

Bottone per iniziare la firma

Una volta completato il processo di registrazione online, riceverai le credenziali all’indirizzo di posta elettronica indicato.

In realtà, riceverai diverse mail. Una con le credenziali della shop on line Namirial. Una con le credenziali per l’accesso al Namirial ID e una con i dati per l’utilizzo della firma remota. Ovviamente, è sempre consigliabile utilizzare un gestore di password per annotare queste e tutte le altre credenziali, come spiego meglio in questo precedente post.

La mail più importante contiene una «busta». La busta con il PIN che ti serve per usare la firma remota è infatti contenuta in un file PDF protetto da password in allegato alla mail. La password viene inviata via SMS al cellulare indicato in sede di registrazione (bisogna fare la richiesta cliccando un link contenuto nella mail stessa).

Prenditi il tempo di attivarti e annotare con cura tutte le prime credenziali (ce ne saranno altre).

Per completare l’attivazione, dovrai anche scaricare l’applicazione sul tuo cellulare per la generazione dei codici OTP di Namirial, che ti serve per il primo accesso al Namirial ID; ovviamente l’applicazione è disponibile sia per Android che per iOS.

Anche in questo caso, verrà richiesto di definire un nuovo PIN per l’accesso all’app sul cellulare, anche se chi vorrà potrà attivare il riconoscimento tramite impronta digitale.

Una volta installata l’applicazione, accedi al tuo Namirial ID utilizzando il codice OTP generato dall’app stessa. Ti verrà richiesto di cambiare la password.

Annota con cura anche queste nuove credenziali: nuova password, pin per l’accesso all’applicazione in mancanza di autenticazione biometrica, ecc..

Utilizzo della firma da remoto.

Prima di utilizzare la firma, bisogna attivare un OTP dentro al tuo account Namirial ID.

Procedi seguendo le istruzioni, cliccando sul bottone verde.

richiesta prima attivazione OTP

Fatto questo, il passo successivo è installare sul mac (o sulla tua diversa macchina) il software «firma certa» da questo sito.

pannello firma certa

Questo è il pannello per la firma dentro l’applicazione «firma certa» per il mac.

Nel campo username va inserito appunto il nome utente scelto durante il processo di acquisto e registrazione, che qui non espongo per motivi di sicurezza.

Una volta inserito il nome utente, bisogna fare clic su reclaim. L’applicazione si collegherà al fornitore del servizio e fornirà l’indicazione della «periferica virtuale» e degli OTP disponibili.

Fatto questo, bisogna inserire l’OTP preso dall’applicazione sul cellulare, facendo attenzione che non stia scadendo temporalmente.

A quel punto, bisogna inserire il PIN – quello ricevuto nella busta cieca allegata in PDF alla mail, per aprire la quale ti eri fatto mandare il codice via SMS.

Questo PIN è del tutto simile a quello previste per le chiavette: serve a mo’ di conferma finale della tua identità.

In realtà, visto che il codice OTP scade, conviene a mio giudizio inserire prima il PIN, visto che è sempre uguale, e solo dopo il codice OTP.

Fatto questo, si può cliccare su OK: il documento verrà firmato.

Di seguito, tanto per completezza, il pannello di slpct per windows che è diverso da quello per il mac: richiede il numero dispositivo e il pin, non lo username (grazie sempre a Stefano per la precisazione).

pannello firma remota windows

Conclusioni.

Sono finiti i tempi in cui si poteva fare a meno della tecnologia per gli avvocati.

Oggi non solo bisogna usarla, ma bisogna farlo bene, pena, in difetto, di passare brutti quarti d’ora e magari incorrere in spiacevolissime decadenze, foriere anche di responsabilità.

Con questa firma remota, ho un triplice sistema di sicurezza: due chiavette fisiche, una «chiavetta» da remoto. In questo modo, sono altamente sicuro di non perdere mai un deposito o l’invio di un documento importante.

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Note

(1) Se non hai letto questo mio precedente post in cui consiglio di avere, per ragioni di sicurezza, almeno due chiavette ti invito a farlo.