Condivisione nuovi documenti delle pratiche: immediata e senza note.

I documenti nuovi: come te li mando?

Questo post per illustrarti, se sei cliente – anche solo potenziale – dello studio, come avviene la trasmissione a tuo favore dei documenti che ricevo durante la conduzione di una pratica o di una vertenza.

Può trattarsi di lettere – ovviamente quando non sono riservate – oppure di provvedimenti, anche banali come un rinvio o spostamento di udienza, o anche importanti, come ordinanze di ammissione di prove o addirittura la sentenza o il provvedimento che conclude una causa o, ancora, di qualsiasi altra cosa.

lavorare su documenti

Il metodo che ho scelto e che dunque pratico di default all’interno del mio studio è quello di inviarti il documento non appena lo visualizzo, senza alcuna nota accompagnatoria, lasciando a te cliente decidere se vuoi, prenotare un appuntamento, anche solo di 15 minuti, per esaminare insieme lo stesso.

L’unica cosa che posso aggiungere è il suggerimento circa l’opportunità di concordare un appuntamento, nei soli casi in cui lo ritengo utile per te.

Ai tempi in cui scrivevo le note di accompagnamento al documento, per illustrarne meglio il contenuto, mi ero presto accorto che la maggior parte dei clienti comunque non capiva niente, o non capiva abbastanza bene, sia di quello che avevo scritto sia del significato e del contenuto del documento.

In seguito, peraltro, avrei dovuto constatare in maniera ancora più larga i grandi limiti della comunicazione scritta, decidendo di chiudere tutta la messaggistica, per cui ciò non fondo ora non mi stupisce affatto, anzi mi stupisce di più come potessi essere così ingenuo da poter credere di esser capace di comunicare efficacemente con alcune note accompagnatorie, ciò non tanto per limiti miei o tuoi come cliente, quanto per la tecnicità della materia e delle situazioni che andiamo ad affrontare, che, per chi non è del settore, richiede spiegazioni dettagliate.

Il problema, nello scrivere le – quasi sempre inutili – note accompagnatorie era tra l’altro la necessità di prendersi sia il tempo che il modo di redigerle, cosa che, nei casi in cui ricevevo il documento ad esempio mentre ero al cellulare, richiedeva di sospendere il lavoro e riprenderlo una volta tornato ad un computer da scrivania, cosa che si traduceva in una perdita di tempo, a volte anche non trascurabile.

Penso invece, tutto al contrario, che tu che sia mio cliente abbia diritto di ricevere al più presto possibile ogni nuovo documento che arriva relativamente alla tua pratica.

Ritardare potrebbe avere un senso se servisse a fare qualcosa di utile; considerando tuttavia che nella maggior parte dei casi le note sono inutili ed occorre sempre poi sentirsi a riguardo, non vale la pena perdere del tempo per redigerle e farti aspettare, mandandoti il documento con ritardo solo per accompagnarlo con osservazioni scritte che, come tali, servono a poco.

Come funziona più in particolare.

Ho capito così dunque che il metodo più funzionale è:

  • inviarti immediatamente (appena lo vedo, ovviamente) il documento, in modo che tu possa vederlo prima possibile;
  • lasciare generalmente a te decidere se desideri parlarne insieme a me o no;
  • inserirti, nei soli limitati casi in cui lo ritengo opportuno e nella mail o messaggio con cui ti invio il documento, l’invito a concordare un appuntamento, specificando che appunto secondo me è meglio parlarne insieme.

In questo modo, io e te otteniamo diversi vantaggi:

  1. tu ricevi il documento prima possibile;
  2. se non hai bisogno di chiarimenti – ad esempio si tratta di un mero differimento di udienza, cosa rispetto alla quale la maggior parte delle persone non necessita di particolari approfondimenti – non c’è bisogno di sentirsi e di spendere tempo a riguardo;
  3. in ogni caso, la decisione se commentare, «leggere» e interpretare il documento nuovo insieme a me viene lasciata a te, che così valuti se vuoi farlo o meno a seconda di come preferisci;
  4. facendo un appuntamento insieme sul nuovo documento, finalmente puoi capire bene il contenuto, il significato, la portata e le implicazioni dello stesso.

Cosa puoi fare tu.

I miei clienti ai quali condivido un nuovo documento arrivato per una delle loro pratiche ricevono una mail – di solito – con il documento in allegato e un link a questo post, con l’avvertimento che se vogliono discutere del nuovo documento possono prendere appuntamento, con le modalità che preferiscono, contattando lo studio al mattino al solito numero 059 761926.

In questo modo, possono appunto valutare il da farsi.

Ovviamente, se sei mio cliente, ti consiglio di crearti una cartella nel computer in cui inserire man mano tutti i documenti che ti trasmetto, in modo da avere anche tu un tuo «archivio» che può essere utile, correntemente o anche in futuro per consultazione. Ovviamente, conserva la cartella in un dominio replicato sul cloud, per ragioni di backup e copie di sicurezza, come ad esempio dropbox o google drive o altri.

Conclusioni.

Grazie per la tua attenzione, se hai osservazioni lasciami un commento, lo leggerò e risponderò volentieri.

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Per assistenza professionale, chiama lo studio al numero 059 761926.

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