Oltre un anno fa, dismettevo tutta la messaggistica – mail, whatsapp, sms, telegram – sul lavoro a favore del caro, vecchio telefono e delle videocall tramite zoom, skype o altro.
Lo comunicavo con questo post su questo stesso blog.
Una delle decisioni migliori che io abbia mai preso in venticinque anni di professione forense e di lavoro in generale.
Passando a modalità di comunicazione sincrona, o «in diretta», ho incrementato di molto l’efficienza e la funzionalità dei miei servizi e il grado di soddisfazione dei clienti.
Scritta così, sembra una frase managerial-burocratese, tuttavia riflette una realtà precisa.
É il caso di spiegarlo meglio e in termini elementari.
Se io parlo al telefono con un mio cliente, un collega avvocato o un altro interlocutore, riesco quasi sempre subito a capire la natura del problema o della situazione che c’è da trattare e a decidere, insieme sempre al mio interlocutore, in che modo intervenire, che cosa c’è da fare.
Di conseguenza, passo subito a fare quel che si è deciso di fare.
Se la stessa situazione viene trattata per messaggistica non si riesce innanzitutto bene a capire la situazione su cui intervenire quale sia, dopodiché non si riescono a mettere a fuoco i possibili modi di intervento.
In conclusione, la messaggistica non è quasi mai uno strumento funzionale per comunicare, perché la comunicazione umana deve avvenire in diretta, cioè tutti i protagonisti devono poter parlare nello stesso momento, confrontandosi tra loro.
Sostituire una conversazione con uno scambio, dilazionato nel tempo, di bigliettini, confidando che la comunicazione possa essere efficace ugualmente é davvero demenziale.
Su questi problemi strutturali della «comunicazione per messaggi» intervengono infatti poi ulteriori problematiche consistenti nel fatto che le persone non sono in grado di comunicare in modo efficace per iscritto, né di comprendere adeguatamente un testo scritto, oltre che nel fatto che il mondo dei messaggi é largamente inflazionato, per cui l’attenzione che si può dedicare a ogni singolo «bigliettino» é sempre meno.
Abbiamo confidato troppo nella messaggistica, adesso è il momento di tornare sulla terra, tornare alla conversazione in tempo reale, usando la messaggistica solo per limitati e ben circoscritti scopi, connessi sempre e comunque a una conversazione in real time, come ad esempio l’invio di un documento in allegato.
Quando hai bisogno di me, dunque, chiama il numero 059 761926.
1) Separazione, divorzio, regolazione affido e modifica condizioni degli stessi si possono fare anche tramite videoconferenza, senza bisogno che i coniugi o i genitori siano presenti presso lo studio degli avvocati.
2) Per fare questo, si può usare qualsiasi programma di videoconferenza che consenta la registrazione come zoom o skype o altri.
3) Il ricorso alla videoconferenza é possibile quando uno o entrambi i coniugi ad esempio risiedono all’estero, particolarmente in altri continenti, oppure quando, a causa di una disabilità o di un provvedimento legislativo o governativo (come accaduto col lockdown), non possono muoversi.
4) Nel corso della videoconferenza gli avvocati e le parti scrivono insieme l’accordo di separazione, divorzio o affido; più in particolare, il testo viene scritto da un avvocato, visualizzandolo sul monitor in modo che ogni altro possa vedere quello che viene scritto ed eventualmente correggerlo.
5) Al termine della redazione dell’atto, lo stesso viene inviato via mail in formato PDF alle parti che dovranno stamparlo su carta e sottoscriverlo davanti alla telecamera.
6) Dopo la firma, le parti dovranno inviare il documento allo studio legale tramite corriere o altro mezzo che consenta la tracciabilità.
7) I documenti occorrenti per fare separazione, divorzio o affido in videoconferenza sono gli stessi più un documento di identità di ciascuna delle parti.
8) Se le parti sono italiane, il documento sarà tipicamente la carta d’identità; per i cittadini di altri Stati potrà essere il passaporto o quello che è previsto nel rispettivo ordinamento.
9) Una volta che gli avvocati ricevono il documento o i documenti li firmano, datano e provvedono agli incombenti successivi tra cui soprattutto il deposito in Procura e l’invio all’ufficio di stato civile.
10) Separazione, divorzio e affido tramite videoconferenza costano di più di quelli in presenza presso lo studio ma sono comunque estremamente convenienti ugualmente consentendo di risparmiare i costi e i fastidi di volo aereo, soggiorno e così via.
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Quelli di voi che creano riunioni video con zoom con un account gratuito verranno ora buttati fuori dopo 40 minuti, indipendentemente dal numero di persone in chiamata. A partire dal 15 luglio, Zoom limita le riunioni tra due sole persone a quella durata di 40 minuti. In precedenza, solo le chiamate gratuite con tre o più persone erano soggette a questa limitazione.
Questa la dichiarazione ufficiale dei gestori di zoom:
«Il 15 luglio 2022, Zoom cambierà a 40 minuti il limite di durata delle riunioni per le riunioni 1:1 ospitate da utenti Basic (gratuiti) su account a pagamento. Questa modifica crea un limite di durata della riunione uniforme di 40 minuti per tutte le riunioni ospitate da utenti Basic (gratuiti) su tutti i tipi di account. Ciò include riunioni 1:1, riunioni di gruppo e sale riunioni personali»
In realtà, basta entrare di nuovo nella stessa riunione cliccando lo stesso link per continuare nella stessa.
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Sul blog della mia Solignani Law Academy, una scuola di coaching per avvocati, puoi leggere un post utile per tutti i casi in cui, con me o con altri, devi fare una riunione via zoom in cui ci sono tre o più partecipanti e quindi il tempo a disposizione sarebbe limitato a 40 minuti.
In questo periodo, sto facendo tanti più appuntamenti del solito, in vista della scadenza del 15/10 prossimo, ma non solo, anche in relazione all’obbligo vaccinale per i sanitari e ad altre situazioni in cui le persone che non vogliono vaccinarsi si trovano in difficoltà.
Essendo uno dei non molti avvocati sensibili a queste tematiche, ho clienti da ogni parte d’Italia e del mondo, di conseguenza, la maggiora parte degli appuntamenti sono a video, con uno dei sistemi di videoconferenza disponibili.
Stamattina, ad esempio, ho fatto 5 ore di appuntamenti: solo il primo è stato in presenza, gli altri quattro tutti in video. Uno di questi con una persona, peraltro, che abita vicino al mio studio, ma che, per ragioni di comodità sua, ha preferito comunque la modalità a video.
Uno dei sistemi più gettonati dai clienti è Zoom, probabilmente per averlo dovuto imparare per comunicare con la scuola dei figli, essendo il software appunto adottato da molte scuole.
Quando faccio un appuntamento a video, consiglio sempre al cliente di registrare la sessione. Può essere molto utile per rivedersela in seguito, magari anche a velocità aumentata, oppure per condividerla con altre persone (dal lato, ovviamente, del cliente; io ho il segreto professionale e, senza il consenso del cliente, non ci penso nemmeno a condividerla in alcun modo), come ad esempio il coniuge, un amico e così via.
Con Zoom, la registrazione è molto agevole.
Basta premere l’apposito pulsante e la registrazione parte immediatamente.
Quello che consiglio di fare io è di cambiare il percorso di default per la registrazione, in modo da salvarla all’interno di una cartella dropbox – o altro cloud di riferimento che utilizzi.
In questo modo, le registrazioni saranno immediatamente al sicuro e disponibili su ogni macchina di lavoro, anche diversa da quella in cui la registrazione è stata fatta.
Per distinguerle, poi, può essere più funzionale mettere il cognome del cliente nel nome della riunione; il nome della riunione, infatti, viene rispecchiato nel nome della cartella in cui viene registrata la sessione.
Per cambiare il percorso di salvataggio della riunione, andare in Impostazioni, scheda «registrazione».
Nel parametro «Memorizza le registrazioni in», clic sul percorso stesso (non, invece, su “Apri”: questo serve solo per aprire la cartella attuale), poi «Scegli una nuova posizione», quindi scegli la cartella dropbox o altro cloud di tua scelta.
Ovviamente, devi ricordarti di fare questa impostazione, scegliendo la stessa cartella, in tutte le macchine su cui utilizzi zoom.
In questo modo, tutte le registrazioni saranno ordinate e al sicuro tramite i sistemi di cloud computing, che ti tengono una copia sui loro server e tante altre copie quante sono le macchine con cui sincronizzi.
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Come ti ho già detto tante volte, spesso, per via anche della pandemia, mi capita di «ricevere» clienti, sia per problemi legali che per il counseling personale, tramite metodi di videoconferenza. Oltre che ovviamente gli studenti del mio coaching per avvocati.
Ormai fare l’appuntamento «a video» anziché in presenza è diventata una delle modalità «correnti» o normali di lavorare.
Si riesce, peraltro, a lavorare molto bene. Io che faccio sempre le lettere, gli atti processuali e gli altri scritti che servono per la gestione della pratica insieme al cliente, con gli appuntamenti a video riesco a farlo partecipare come se fosse presente, anzi forse anche meglio. Gli apro una condivisione dello schermo, così vede in diretta quello che scrivo e può fare, come se fosse presente, le sue osservazioni, domande e così via.
La sessione, poi, può essere registrata, cosa che offre diversi vantaggi. Pensa alla possibilità di riascoltarla, rivederla (magari a velocità leggermente aumentata per fare prima), per poter comprendere meglio tutto quello che è stato detto. Oppure farla vedere a qualche altra persona, ad esempio.
I sistemi a riguardo sono diversi, ognuno con sue proprie caratteristiche, pregi e difetti.
Oggi te li presento anche per cercare di capire quale può essere il più adatto a seconda del lavoro che c’è da fare.
Una osservazione di tipo generale è che è preferibile fare sessioni di videoconferenza usando una macchina desktop e cioè non da periferiche mobili, quando possibile.
Sedendosi ad una scrivania si ha un maggior raccoglimento, si possono usare entrambe le mani per cercare ad esempio documenti o files, fare ricerche e così via, mentre se si è costretti a reggere un cellulare in mano la qualità della sessione è deteriore, inoltre si è limitati nei movimenti.
I singoli sistemi.
Skype.
Quello più utilizzato, per la sua diffusione, è Skype. Questo sistema a me piace molto per la possibilità che offre di registrare la sessione di videochiamata, che è una cosa che può essere molto utile sia quando si parla di problemi legali, che di problemi personali.
Nel primo caso, la sessione può essere condivisa con altre persone, sia in corso di vertenza che magari nel caso in cui si cambi avvocato, nel qual caso può essere utile capire le valutazioni che erano state fatte precedentemente. Nel caso, invece, del counseling, è molto utile come «ripasso» di tutte le considerazioni svolte durante la seduta, è veramente uno strumento molto efficace per rendere la seduta ancora più interessante.
Per utilizzare Skype bisogna scaricare un software, che è disponibile per tutte le principali piattaforme, comprese quelle mobili, e bisogna registrare un account.
Un’altra cosa che mi piace di Skype è che consente agevolmente di condividere lo schermo intero o parti dello schermo, cioè finestre singole, cosa che io utilizzo molto spesso, dal momento che durante le sessioni quasi sempre scrivo della lettere, che poi sono quasi sempre ormai mail, oppure dei veri e propri atti giuridici; in questi casi, condivido la finestra della composizione di una nuova mail o di Word, in modo che il mio assistito veda insieme a me quello che sto scrivendo, proprio come faccio nelle riunioni «in presenza» dove uso un grande monitor che metto in mezzo tra me e il cliente in maniera che lui veda in diretta quello che scrivo – è il mio metodo collaborativo in tempo reale di redazione di lettere e atti della pratica legale, che ormai utilizzo da anni con soddisfazione sia mia che dei miei clienti.
Meet.
Meet è il servizio di videoconferenza offerto da google tramite browser, sicuramente funziona meglio con il suo Chrome, anche se personalmente lo utilizzo abbastanza bene anche con il mio browser preferito che è Mozilla Firefox.
Il grande vantaggio di Meet è che non serve né scaricare un software né creare un account per usarlo. Chi prende l’iniziativa crea la videoconferenza poi passa il link alle altre persone che devono entrarci ed è già fatta.
Personalmente, dunque, preferisco usare Skype per i vantaggi di cui sopra, ma se il mio cliente è poco avvezzo all’uso della tecnologia, apro una sessione con Meet e gli mando il link per whatsapp o email e si può cominciare comunque, mancano alcune funzioni ma intanto il lavoro viene fatto.
Per Android, e credo anche per iOS, esiste una app di Meet, ma non credo sia indispensabile. In generale, peraltro, sconsiglio di fare sessioni di lavoro tenendo in mano un cellulare.
Zoom.
Zoom è probabilmente il sistema più evoluto di tutti. Richiede, come Skype, l’installazione di un software e la creazione di un account. Offre davvero tante opzioni, col rischio anche di perdercisi.
Forse investire nell’apprendimento di un software e un servizio del genere può essere utile se veramente si lavora per la maggior parte del tempo in videoconferenza o con la trattazione di dati particolarmente sensibili, altrimenti credo che possano andar bene gli altri sistemi più semplici.
Personalmente, l’ho utilizzato perché era il sistema scelto da alcuni miei clienti e io credo che si debba essere in grado appunto di usare qualsiasi piattaforma.
Può essere configurato per salvare le registrazioni su Dropbox, come spiego meglio in questo altro post.
Microsoft Team.
Ho conosciuto questo sistema perché è quello che utilizzano i tribunali e gli uffici giudiziari italiani per le udienze da remoto, che personalmente preferisco di gran lunga rispetto a quelle a trattazione scritta.
Il vantaggio, dunque, di questo strumento per me risiede anche nel fatto che molti avvocati lo hanno dovuto imparare, per cui posso usarlo quando ad esempio devo fare una riunione con un altro legale, cosa che nella pratica forense capita abbastanza spesso, potendo quindi confidare su una «base tecnologica» e culturale comune.
Dal punto di vista del funzionamento, è piuttosto semplice. Esiste un client per i principali sistemi operativi, la sessione parte sempre da un link che viene fornito dall’organizzatore della riunione, che nel caso dei tribunale è il giudice stesso, che inserisce questo link all’interno del provvedimento che dispone la trattazione da remoto, mentre nel caso di una riunione privata può essere uno qualsiasi dei due.
Non mi risulta che con Team si possa registrare la sessione, che del resto nel caso delle udienze da remoto è rigorosamente vietata. Il funzionamento appunto è molto semplice e questo credo sia un pregio, specialmente in questa prima fase in cui molte persone si approcciano a questi sistemi che per loro sono inediti, ci sarà poi tempo in futuro magari per dedicarsi ad affinare, il momento attuale è più quello in cui bisogna rompere il ghiaccio.
Conclusioni.
Ovviamente, se vuoi un appuntamento con me, per problemi legali, counseling personale, coaching o altro, io sono a disposizione in tutte le forme. Innanzitutto in presenza, se vuoi venire presso lo studio sei sempre il benvenuto.
Se, invece, preferisci la videoconferenza, possiamo utilizzare il sistema che ti piace o a cui sei più abituato, naturalmente io ho volentieri imparato ad utilizzarli tutti e mi sono organizzato di conseguenza.
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