Come gestiamo i vari tipi di udienze.
Sembra molto strano, ma ci sono oggi, per gli avvocati e gli utenti della giustizia, tre tipi di udienza diversi. Due di essi sono vere e proprie udienze, un altro invece si chiama così, ma non è affatto un’udienza…
Queste udienze, avendo natura eterogenea, richiedono sistemi di gestione diversi all’interno dello studio legale, che meritano di essere condivisi con i clienti che così possono capire meglio come questi incombenti vengono organizzati e memorizzati in sicurezza.
Vediamo il metodo, anzi i metodi, che seguiamo noi, a seconda del tipo di udienza.
1) Udienza tradizionale. È quella in cui si va, in presenza, in tribunale. Per queste udienze, abbiamo un foglio di google, che si chiama appunto «foglio udienze e altri eventi in presenza» in cui segnamo, in sottofogli divisi per anni, le udienze da fare e le assegnazione, cioè le sostituzioni e così via. Questo foglio in realtà non riguarda solo le udienze, ma tutte le occasioni in cui si va fisicamente in tribunale o presso qualche altro ufficio giudiziario per un adempimento che deve essere compiuto in una certa data e ad una certa ora: ad esempio, quando si devono accompagnare signori clienti per una rinuncia all’eredità, cosa che, a Modena e in molti altri uffici, avviene su appuntamento.
2) Udienza cartolare. È la «non udienza» che dicevo prima, nessuno va da nessuna parte, non c’è nessun evento, è solo l’ennesima memoria che le parti depositano. È quella che lascia più a desiderare di tutte, per molte ragioni, la principale delle quali è che non consente il dibattito sincrono, cioè nel medesimo contesto, di tutte le parti, e purtroppo è quella oggi più diffusa. Se è vero che molte udienze erano inutili, e possono essere bene sostituite dall’ennesimo deposito, purchè ovviamente estremamente sintetico, è anche vero che questo non è condivisibile in tutti i casi. Ad ogni modo, queste udienze noi le gestiamo inserendole tra le scadenze delle altre memorie, perché altro non sono che, appunto, l’ennesima memoria. Quindi di fatto le segnamo in google calendar, evento tutto il giorno, scadenza 20 giorni prima, organizzando un appuntamento col signor cliente per scrivere insieme le note da depositare. La mia regola personale è non andare mai oltre le due facciate per questo tipo di note di udienza: devono aassolutamente essere sintetiche, gli avvocati non devono farsi prendere la mano e scrivere pagine e pagina come se fossero memorie.
3) Udienza telematica. È il tipo di udienza che preferisco perché consente una comoda partecipazione a tutti: avvocati, specialmente quelli che stanno in provincia come me, clienti, tecnici e così via. Ovviamente è la meno utilizzata in assoluto, ma spero sempre che prenda più piede, perché consentirebbe a tutti di lavorare meglio e fare dei veri processi «in diretta» e non avere delle situazioni in cui ci si limita a versare dei documenti in un fascicolo con un giudice che alla fine decide senza avere mai visto le parti. Queste udienza le gestiamo inserendole direttamente in agenda come con qualsiasi altro appuntamento. Di solito le faccio personalmente, mentre per le udienze in presenza, per fare le quali dovrei impiegare l’intera mattinata, di solito mi faccio sostituire. Quindi le mettiamo in google calendar, se il cliente lo desidera facciamo un appuntamento qualche giorno prima, altrimenti ci troviamo direttaemente in studio, oppure se il signor assistito lo preferisce può collegarsi anche da altro luogo.
Chiama il numero 059 761926 per il tuo appuntamento con me.
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