Casellario e assunzione: che cosa vede l’azienda?

*Nel 2012 sono stato condannato a due anni e otto mesi per detenzione di hashish; all’epoca la pena minima era di sei anni in base alla legge Fini-Giovanardi. Il mio avvocato ha proposto appello e, nel gennaio 2018, la pena è stata ridotta a un anno e quattro mesi, con sospensione condizionale e beneficio della non menzione. Un’importante azienda sta per assumermi e mi ha chiesto il certificato del casellario e quello dei carichi pendenti. Nei carichi pendenti non risulta nulla, mentre nel certificato generale del casellario compare la condanna con il beneficio della non menzione. Secondo il mio avvocato non avrebbe dovuto comparire. Sto chiedendo il certificato sbagliato? Avrei dovuto richiedere il certificato penale? Prima di questa vicenda ero incensurato.*

Se la sentenza definitiva ti ha davvero concesso la non menzione e il beneficio non è stato revocato, nel certificato generale richiesto da te nel 2018 quella condanna, in linea di principio, non avrebbe dovuto comparire. Chiedere allora il certificato penale non sarebbe stata la soluzione sostanziale: anche quello prevedeva l’esclusione delle condanne assistite dalla non menzione.

Prima di concludere che il casellario abbia sbagliato, però, bisogna confrontare tre documenti: il dispositivo completo della sentenza d’appello, l’attestazione della sua irrevocabilità e il certificato effettivamente rilasciato. Sospensione condizionale e non menzione sono benefici diversi; aver ottenuto la prima non prova automaticamente di avere ottenuto anche la seconda.

Oggi, inoltre, la scelta tra certificato generale e certificato penale non esiste più. Dal 26 ottobre 2019 il privato richiede un unico certificato del casellario giudiziale.

1) Sospensione condizionale e non menzione non sono la stessa cosa.

La sospensione condizionale incide sull’esecuzione della pena. Se ricorrono i presupposti, la pena resta sospesa e, trascorso il periodo previsto senza nuovi reati e con l’adempimento degli eventuali obblighi, il reato può estinguersi secondo la disciplina del codice penale.

La non menzione, prevista dall’articolo 175 del codice penale, riguarda invece ciò che viene riportato in determinati certificati. Non cancella la sentenza dalla banca dati e non rende la persona giuridicamente mai condannata; limita la conoscibilità del precedente nei certificati per i quali la legge dispone l’omissione.

È quindi possibile avere:

la sospensione condizionale senza la non menzione;
la non menzione insieme alla sospensione condizionale;
la revoca successiva di uno o di entrambi i benefici;
un errore nella descrizione sommaria fatta dal cliente o persino nell’iscrizione informatica.

La formula decisiva non è quella ricordata a voce dopo l’udienza, ma quella contenuta nel dispositivo della sentenza. Bisogna inoltre verificare che la decisione sia diventata irrevocabile e che non siano intervenuti provvedimenti successivi.

2) Perché i carichi pendenti possono risultare vuoti.

Il certificato dei carichi pendenti riguarda i procedimenti penali ancora in corso, con le esclusioni stabilite dalla legge. Il casellario giudiziale riguarda invece, per la parte penale, soprattutto provvedimenti ormai definitivi.

Non c’è dunque contraddizione se il primo certificato è negativo e nel secondo esiste un’iscrizione. Quando il giudizio d’appello termina e la sentenza diventa definitiva, quel processo non è più un carico pendente: diventa un precedente iscritto nel casellario, anche se può non essere menzionabile nel certificato destinato all’interessato.

Il certificato dei carichi pendenti, inoltre, non è ancora una fotografia assoluta di ogni possibile procedimento esistente in Italia. Secondo le informazioni operative del Ministero della giustizia, in attesa della piena operatività del sistema nazionale, il documento viene rilasciato dalla Procura competente e riflette le pendenze conoscibili secondo quel circuito territoriale.

Per il problema dell’assunzione, quindi, non devi domandarti quale dei due documenti sia «più favorevole». Devi consegnare esattamente ciò che può essere legittimamente richiesto e controllare che ciascun certificato sia corretto.

3) Che cosa prevedeva il certificato generale nel 2018.

Nel novembre 2018 l’interessato poteva ancora chiedere tre certificati distinti: generale, penale e civile. L’articolo 24 del testo unico sul casellario giudiziale, nella disciplina allora applicabile, escludeva dal certificato generale le condanne per le quali fosse stata ordinata la non menzione ai sensi dell’articolo 175 del codice penale, purché il beneficio non fosse stato revocato.

Una regola analoga valeva per il certificato penale richiesto dall’interessato. Perciò, se la condanna compariva davvero nel certificato generale nonostante una non menzione valida, passare semplicemente al certificato penale non affrontava la causa dell’anomalia.

Bisognava piuttosto controllare:

se il documento fosse davvero un certificato generale richiesto dall’interessato;
se non si trattasse invece di una visura completa delle iscrizioni;
se il dispositivo concedesse espressamente la non menzione;
se il beneficio non fosse stato revocato;
se i dati della sentenza fossero stati trasmessi e inseriti correttamente;
se il certificato fosse stato estratto prima dell’aggiornamento seguito alla decisione d’appello.

La frase «condanna con beneficio della non menzione» stampata nel documento merita un controllo particolarmente attento: se compare nella sezione delle iscrizioni, sembra indicare che il sistema conosca il beneficio ma abbia comunque mostrato il precedente.

4) Oggi esiste un certificato unico per l’interessato.

La riforma introdotta dal decreto legislativo 2 ottobre 2018, n. 122 è diventata efficace il 26 ottobre 2019. Da quella data non vengono più rilasciati all’interessato i distinti certificati generale, penale e civile: esiste un unico certificato del casellario giudiziale disciplinato dall’articolo 24 del testo unico sul casellario giudiziale.

Il documento contiene i provvedimenti irrevocabili penali, civili e amministrativi che la legge considera menzionabili. Continuano a essere escluse, tra le altre, le condanne per le quali è stata concessa la non menzione, se il beneficio non è stato revocato.

Oggi, pertanto, la domanda «devo chiedere il generale o il penale?» ha una risposta semplice: nessuno dei due con la vecchia denominazione. Devi chiedere il certificato del casellario giudiziale richiesto dall’interessato.

La visura è un documento diverso. Serve alla persona per conoscere anche iscrizioni che non compaiono nel certificato, così da verificarne l’esattezza; non ha però efficacia certificativa e non è il documento da consegnare all’azienda al posto del certificato.

5) Il datore di lavoro non vede automaticamente tutto.

Un’azienda privata non dispone, per il solo fatto di volerti assumere, di un accesso illimitato a ogni iscrizione del casellario. Deve distinguersi tra il certificato che ti invita a produrre, le acquisizioni previste da una specifica disciplina e le dichiarazioni richieste per particolari mansioni.

L’articolo 8 dello Statuto dei lavoratori vieta al datore di svolgere indagini su fatti non rilevanti per valutare l’attitudine professionale del lavoratore. I dati relativi a condanne e reati sono inoltre particolarmente delicati: per trattarli occorre una base giuridica adeguata, non una curiosità generalizzata dell’ufficio del personale.

Questo non significa che qualunque richiesta aziendale sia illegittima. In alcuni settori, per determinate autorizzazioni, qualifiche, rapporti con la pubblica amministrazione o mansioni sensibili, una legge o la disciplina applicabile può rendere rilevanti specifici precedenti. Anche il contratto collettivo può richiedere una verifica, nei limiti consentiti dall’ordinamento.

Prima di consegnare documenti più ampi del necessario, chiederei per iscritto all’azienda:

il nome esatto del certificato richiesto;
la mansione per la quale viene acquisito;
la disposizione di legge, regolamento o contratto collettivo che giustifica la richiesta;
chi potrà consultarlo e per quanto tempo sarà conservato;
se sia sufficiente una dichiarazione limitata ai requisiti pertinenti.

Non suggerisco però di mentire o di firmare una dichiarazione inesatta. La non menzione non consente di rispondere automaticamente «nessuna condanna» a qualsiasi domanda: occorre leggere con precisione il modulo, la finalità e la norma che disciplina quella selezione.

6) Il caso speciale dei lavori a contatto con minori.

Quando l’attività professionale o volontaria organizzata comporta contatti diretti e regolari con minori, il datore di lavoro deve richiedere il certificato previsto dall’articolo 25-bis del testo unico sul casellario.

Questo certificato non è una radiografia di qualsiasi precedente. È finalizzato a verificare specifici reati contro i minori, determinate interdizioni e misure incompatibili con attività che comportino contatti abituali con loro.

Una condanna per detenzione di stupefacenti non rientra automaticamente nel contenuto tipico di quel certificato soltanto perché è una condanna penale. Potrebbero però esistere regole ulteriori legate alla specifica mansione: per esempio autorizzazioni di pubblica sicurezza, impieghi pubblici o attività sottoposte a requisiti di affidabilità particolari.

Senza conoscere azienda, settore, mansione e testo della richiesta non si può promettere che il precedente sia irrilevante. Si può però escludere che ogni datore privato abbia per principio diritto al casellario completo.

7) Come controllare se il certificato è sbagliato.

Recupera innanzitutto una copia autentica o conforme della sentenza d’appello e l’attestazione della data in cui è diventata irrevocabile. Evidenzia nel dispositivo le parole che concedono la sospensione condizionale e quelle, distinte, che concedono la non menzione.

Poi richiedi due documenti:

il certificato del casellario giudiziale destinato all’interessato, che mostra soltanto le iscrizioni menzionabili;
la visura delle iscrizioni, che permette di controllare la posizione completa ma non va usata come certificato da consegnare.

Confronta numero della sentenza, autorità giudiziaria, data, reato, pena, benefici e provvedimenti successivi. Se il certificato mostra ciò che dovrebbe essere escluso, porta i documenti all’ufficio locale del casellario presso la Procura e chiedi una verifica scritta.

Gli errori meramente materiali di inserimento possono essere corretti dall’ufficio competente. Se invece nasce una vera controversia su iscrizione o certificato, l’articolo 40 del testo unico sul casellario giudiziale prevede la decisione del tribunale competente con il procedimento di esecuzione.

Non consegnerei all’azienda un documento apparentemente errato contando di spiegarlo dopo a voce. È preferibile ottenere prima la correzione oppure, se il termine per l’assunzione è imminente, informare l’ufficio del personale che è stata avviata una verifica e concordare una breve proroga documentata.

8) Che cosa può essere fatto dopo la sospensione condizionale.

La sospensione condizionale non produce necessariamente tutti i suoi effetti in modo visibile nel sistema senza alcuna attività. Decorso il periodo previsto, e in assenza di cause ostative, può essere necessario chiedere al giudice dell’esecuzione di dichiarare l’estinzione del reato e poi verificare l’aggiornamento del casellario.

Va valutata anche la riabilitazione, che estingue pene accessorie ed effetti penali della condanna nei limiti stabiliti dalla legge. Non elimina materialmente ogni traccia dagli archivi giudiziari, ma può migliorare la posizione giuridica in diversi procedimenti e certificazioni.

I presupposti dipendono dalla data di esecuzione o estinzione della pena, dalla buona condotta, dall’adempimento delle obbligazioni civili derivanti dal reato e dall’assenza di cause ostative. Non la presenterei alla cieca: prima farei verificare il fascicolo dell’esecuzione e ciò che risulta oggi nel sistema.

Puoi approfondire questi passaggi in Precedente penale e riabilitazione: quid juris? e nella guida Riabilitazione penale: requisiti e procedimento.

9) Non confondere non menzione, estinzione e cancellazione.

Sono espressioni spesso usate come sinonimi, ma descrivono effetti differenti:

la non menzione limita ciò che appare in determinati certificati;
l’estinzione del reato consegue al verificarsi dei presupposti previsti per il beneficio concesso;
la riabilitazione estingue pene accessorie e altri effetti penali;
l’iscrizione può rimanere conoscibile all’autorità giudiziaria anche quando non compare nel certificato privato;
l’irrilevanza per una specifica assunzione dipende anche dalle mansioni e dalla disciplina di settore.

Per questo una «fedina pulita» è un’espressione colloquiale poco utile. La domanda corretta è sempre: quale soggetto chiede quale documento, per quale finalità e in base a quale norma?

Un articolo strettamente collegato al problema dell’assunzione è Precedenti penali: vanno dichiarati in corso di assunzione azienda?. Anche lì la conclusione è che non si può rispondere in astratto senza leggere la domanda formulata dal datore e i provvedimenti penali.

10) La risposta alla tua domanda.

Nel quadro che descrivi, il certificato generale richiesto dall’interessato nel 2018 non avrebbe dovuto riportare una condanna coperta da una non menzione validamente concessa e non revocata. Il certificato penale, allora ancora esistente, non avrebbe dovuto cambiare questo risultato.

La comparsa della condanna può dipendere da un equivoco sul beneficio, dal tipo di documento richiesto, dal mancato aggiornamento successivo all’appello o da un errore dell’iscrizione. Devi quindi confrontare sentenza, irrevocabilità, certificato e visura, poi chiedere la verifica all’ufficio del casellario.

Oggi non puoi più scegliere tra generale e penale: devi richiedere il certificato unico del casellario giudiziale previsto dall’articolo 24. Prima di consegnarlo, chiedi inoltre all’azienda quale sia la base della richiesta e quale requisito debba controllare.

Se la sentenza è definitiva da molti anni, fai verificare anche l’estinzione conseguente alla sospensione condizionale e l’eventuale riabilitazione. Sono interventi diversi dalla non menzione e possono sistemare la posizione in modo più completo per le future pratiche.

11) Passa all’azione.

Per il tuo appuntamento con me, chiama il numero 059 761926 e concorda il tuo primo incontro, anche a distanza.

Iscriviti al canale YouTube «avvocati dal volto umano» per diventare immortale

Ti è capitato che una condanna comparisse in un certificato nonostante la non menzione? Descrivi nei commenti quale documento avevi richiesto: rispondo volentieri.

Tiziano Solignani

Sono avvocato cassazionista, iscritto all’Ordine di Modena dal 1996, mediatore familiare e counselor. Sono anche coach per avvocati.

Su avvocati dal volto umano spiego il diritto con linguaggio chiaro e propongo strumenti pratici per affrontare i problemi legali. Seguimi anche su YouTube.