Art. 189 c.p.c.: come si chiude una causa civile

1 – «La causa è stata assegnata in decisione»: che cosa significa davvero.

In questo post voglio spiegarti tutto quello che c’è da sapere sulla fase finale di una causa civile con le regole di oggi, dopo la riforma Cartabia, in modo che tu possa capire bene cosa succede appunto in questa fase. Userò termini tecnici perché sono un riferimento necessario, ma poi cercherò di illustrartene bene il significato perché desidero davvero che tutto ti sia il più chiaro possibile.

Quando ti diciamo che la causa è arrivata alla fase decisoria, non significa che la sentenza sia già stata pronunciata e nemmeno che, da quel momento, non ci sia più nulla da fare. Significa che la fase in cui si raccolgono e si discutono fatti, documenti, testimonianze, consulenze tecniche e altre prove è normalmente terminata e che il processo sta entrando nel suo tratto finale, che può essere molto importante per il suo esito.

Il giudice ritiene la causa matura e dunque pronta per essere decisa senza bisogno di acquisire altre prove, sentire testimoni, valutare documenti e così via. Prima di studiarla definitivamente e scrivere la sentenza, però, deve consentire alle parti di dire con precisione che cosa gli chiedono e di presentare in modo ordinato le rispettive argomentazioni finali.

Nel modello scritto oggi previsto per il rito ordinario, questo avviene attraverso la sequenza regolata dall’articolo 189 del codice di procedura civile. Nel linguaggio quotidiano si parla talvolta delle «tre memorie finali», ma i nomi tecnicamente corretti sono:

nota di precisazione delle conclusioni;
comparsa conclusionale;
memoria di replica.

Non sono tre versioni dello stesso documento. Hanno funzioni diverse e formano una specie di percorso a imbuto: prima si definisce esattamente che cosa deve decidere il giudice, poi si spiega perché dovrebbe decidere in un certo modo e, infine, si risponde alle argomentazioni conclusive della controparte.

2 – La linea del tempo prevista dall’articolo 189 c.p.c.

Il giudice fissa un’udienza, che dovrebbe essere l’ultima, di rimessione della causa in decisione e, salvo rinuncia delle parti (cosa che non avviene quasi mai), assegna tre termini perentori calcolati a ritroso rispetto a quella data:

un termine non superiore a sessanta giorni prima dell’udienza per le note di precisazione delle conclusioni;
un termine non superiore a trenta giorni prima dell’udienza per le comparse conclusionali;
un termine non superiore a quindici giorni prima dell’udienza per le memorie di replica.

Detto in modo semplice, la data dell’udienza è il punto di arrivo. Partendo da quella data si torna indietro e si collocano le tre scadenze. Il provvedimento del giudice indica normalmente i giorni esatti: sono quelli che inseriamo nel calendario e che dobbiamo rispettare.

La parola «perentorio» è importante. Significa che, scaduto il termine, il diritto di depositare quell’atto si perde, salvo situazioni eccezionali previste dalla legge. Il mancato deposito non comporta automaticamente la perdita della causa, perché il giudice dispone comunque degli atti e delle prove già presenti nel fascicolo; significa però rinunciare a un’occasione difensiva decisiva proprio nel momento in cui il giudice si prepara a decidere.

Per questo non conviene fare da soli il calcolo dei giorni o basarsi su una spiegazione generica trovata online. Fa sempre fede l’ordinanza emessa nella singola causa, letta insieme alle regole applicabili a quel procedimento e agli eventuali provvedimenti successivi.

3 – Il primo atto: le note di precisazione delle conclusioni.

Le «conclusioni» sono le tue richieste finali, e quelle delle altre parti, rivolte al giudice. Non sono il riassunto della storia e non sono ancora la grande argomentazione conclusiva. Sono, per così dire, il dispositivo della sentenza che ciascuna parte vorrebbe ottenere.

Se siamo dalla parte dell’attore, potremmo chiedere, per esempio, che il convenuto sia condannato a pagare una determinata somma, a restituire un bene, a cessare un comportamento e a rimborsare le spese processuali. Se difendiamo il convenuto, potremmo chiedere il rigetto della domanda, oppure l’accoglimento di una domanda riconvenzionale già proposta e la condanna dell’altra parte alle spese.

L’articolo 189 precisa che queste conclusioni devono restare nei limiti di quelle formulate negli atti introduttivi o tempestivamente precisate o modificate nella fase prevista dall’articolo 171-ter. Tradotto: alla fine del processo non si può cambiare partita, introdurre una causa nuova o sorprendere l’avversario con una pretesa mai proposta prima.

Possiamo invece formulare in modo definitivo e tecnicamente ordinato ciò che è già entrato correttamente nel processo. Dobbiamo controllare che nessuna domanda, eccezione, richiesta accessoria, voce di danno o domanda sulle spese venga dimenticata e che tutto sia coerente con quanto è accaduto durante l’istruttoria. Dobbiamo anche controllare che le controparti non facciamo domande nuove, che vanno oltre i limiti di quello che era stato già chiesto.

Questo atto è spesso breve, ma non è affatto secondario. È come consegnare al giudice l’indice esatto delle decisioni che gli chiediamo di prendere. Un’omissione può essere interpretata, secondo le circostanze, come abbandono di una richiesta. Ecco perché «precisare» non significa copiare distrattamente le conclusioni scritte anni prima: significa rileggerle alla luce dell’intero processo e renderle definitive senza oltrepassarne i confini.

4 – Il secondo atto: la comparsa conclusionale.

La comparsa conclusionale è normalmente il cuore della difesa finale scritta. Qui non ci limitiamo più a dire che cosa chiediamo: spieghiamo al giudice perché, sulla base di ciò che si trova nel fascicolo, la nostra richiesta merita di essere accolta. È il nostro documento difensivo più importante. Ieri ad esempio ne ho depositata una di 104 pagine, in un processo di appello avente ad oggetto una divisione plurimasse, che dunque aveva una grande complessità.

Immagina adesso una causa come una stanza nella quale, nel corso degli anni, sono entrati molti oggetti: citazione, comparsa di risposta, memorie, email, contratti, fotografie, verbali d’udienza, testimonianze, perizie, ordinanze e osservazioni tecniche. La conclusionale non aggiunge una stanza nuova. Accende la luce, mette ordine e accompagna il giudice lungo il percorso che collega i fatti provati alle regole giuridiche applicabili. È un atto che ha il compito fondamentale di illustrare al giudice tutto quanto è contenuto nel fascicolo, i ragionamenti che gli si propone di fare e la meritorietà delle tue domande.

In questo atto ricostruiamo quindi:

quali fatti rilevanti sono ormai pacifici;
quali fatti erano contestati e quali prove li hanno dimostrati;
che cosa hanno detto davvero i testimoni, senza estrapolare frasi ingannevoli;
che cosa emerge dai documenti e dalle eventuali consulenze tecniche;
quali norme e precedenti giurisprudenziali devono essere applicati;
perché le obiezioni formulate dall’altra parte non reggono;
come si passa da questa ricostruzione alle conclusioni già precisate.

Una buona conclusionale non è necessariamente quella più lunga, come quella dell’esempio che ti facevo prima. È quella che consente al giudice di capire rapidamente il nucleo della controversia, trovare nel fascicolo le prove richiamate e seguire un ragionamento coerente fino alla soluzione proposta.

Non è, invece, il momento normale per depositare nuovi documenti, chiedere nuove testimonianze o formulare domande ed eccezioni nuove. La fase istruttoria è chiusa. La conclusionale deve valorizzare il materiale già acquisito e non tentare di riaprire surrettiziamente il processo. Si può fare eccezione, molto raramente, per documenti importanti che si sono formati dopo, ma in generale non è comunque consigliabile fare nuove allegazioni in questa sede.

5 – Il terzo atto: la memoria di replica.

Dopo il deposito delle comparse conclusionali, ciascun difensore può leggere quella dell’altra parte. La memoria di replica serve a rispondere ai punti della tua controparte che richiedono realmente una risposta.

Non deve essere una seconda comparsa conclusionale riscritta da capo e non serve a ripetere tutto ciò che abbiamo già detto. È un atto più mirato: individua gli errori, le omissioni, le letture parziali delle prove o le tesi giuridiche nuove sviluppate dall’avversario nella sua conclusionale e spiega perché non devono essere accolte.

Per esempio, se la controparte sostiene che un testimone abbia confermato integralmente la sua versione, nella replica possiamo riportare il passaggio completo del verbale che mostra una realtà diversa. Se invoca una sentenza come se riguardasse un caso identico, possiamo chiarire la differenza decisiva tra quel precedente e il nostro processo.

Anche la replica ha confini precisi. Non è una porta di servizio per introdurre nuove domande, nuove prove o una diversa impostazione della causa. Deve mantenere una funzione autenticamente reattiva e conclusiva.

Non sempre occorre utilizzare fino all’ultima pagina disponibile. In alcuni casi la controparte non aggiunge nulla di significativo e una replica breve è più efficace; in altri, la conclusionale avversaria rende necessario un esame puntuale e articolato. La scelta va compiuta strategicamente, non per riempire uno spazio.

6 – Perché gli atti finali sono così importanti.

Durante una causa il giudice ha seguito udienze, risolto questioni, ammesso o escluso prove e letto molti documenti. Tra l’inizio e la fine possono essere trascorsi anni e il fascicolo può essere molto ampio. Gli atti conclusivi sono il momento in cui tutto il lavoro precedente viene concentrato in una forma utile alla decisione.

Non sostituiscono le prove mancanti e non possono correggere ogni errore commesso prima. Se un fatto non è stato allegato tempestivamente o una prova non è stata richiesta quando doveva esserlo, di regola non basta scriverne bene nella conclusionale per recuperarlo. Proprio per questo una conclusionale seria deve essere fedele al fascicolo: non promettere ciò che non contiene, ma mostrare con precisione il valore di ciò che contiene davvero.

La loro centralità nasce da almeno quattro funzioni:

delimitano esattamente ciò che il giudice è chiamato a decidere;
trasformano una grande quantità di atti in una narrazione processuale comprensibile;
collegano ogni affermazione alle prove effettivamente raccolte;
permettono di affrontare, per l’ultima volta, la ricostruzione conclusiva dell’avversario.

È quindi sbagliato considerarle una formalità o un semplice riepilogo amministrativo. Sono l’ultima occasione ordinaria per presentare al giudice una lettura completa, rigorosa e persuasiva della causa.

7 – Che cosa farà la controparte.

Anche gli altri soggetti costituiti ricevono le medesime opportunità processuali. Ognuno deposita le proprie conclusioni, la propria comparsa conclusionale e, se lo ritiene utile, la propria replica nei termini assegnati.

Questo significa che la controparte cercherà di organizzare il fascicolo secondo la propria prospettiva. Potrà insistere sui documenti favorevoli, dare una lettura diversa delle testimonianze, contestare il nesso tra un fatto e un danno, proporre una diversa interpretazione della legge o sostenere che una nostra richiesta non possa più essere esaminata.

Non c’è nulla di anomalo: è l’essenza del contraddittorio, cioè di come funzionano i processi non solo in Italia ma un po’ dappertutto. Il giudice deve ricevere le migliori ragioni di entrambe le parti e poi scegliere, motivando la decisione. Il nostro compito non è ignorare la tesi avversaria, ma conoscerla, confrontarla con gli atti e rispondere là dove può incidere davvero.

Le note di precisazione e le comparse vengono depositate entro scadenze comuni; la replica, invece, è il momento nel quale possiamo confrontarci con l’ultima esposizione avversaria. Per questo i tre atti formano una sequenza e non possono essere preparati come documenti isolati.

8 – Come gestiamo questa fase nello studio.

Quando riceviamo l’ordinanza che fissa l’udienza di rimessione in decisione, la prima attività non è iniziare immediatamente a scrivere. Prima traduciamo il provvedimento in un piano di lavoro controllabile.

Innanzitutto, facciamo il calcolo preciso dei giorni in cui cadono le scadenze e salviamo un file col ragionamento seguito per fare questo calcolo, in modo da poterlo ricostruire con facilità in futuro se ce ne fosse bisogno.

Fatto questo, inseriamo in google calendar tutte e tre le scadenze: precisazione delle conclusioni, comparsa conclusionale e memoria di replica. Accanto ai termini processuali, fissiamo scadenze interne anticipate, in modo da avere il tempo necessario per studiare, confrontarci, correggere e depositare senza arrivare all’ultimo momento. Tu, come cliente, ricevi via mail l’invito di calendar a questo evento.

Poi riapriamo sistematicamente l’intero fascicolo. Controlliamo gli atti introduttivi, le domande e le eccezioni, le memorie già depositate, i provvedimenti del giudice, i verbali, le prove, la consulenza tecnica quando esiste e tutti i documenti rilevanti. Prepariamo una cronologia e un indice ragionato, verifichiamo che ogni passaggio della futura conclusionale sia sostenuto da un atto preciso e individuiamo i punti sui quali prevediamo che insisterà la controparte.

Quando il deposito è eseguito telematicamente, non ci limitiamo a premere un pulsante: controlliamo la busta, gli allegati e le ricevute del processo civile telematico, perché la predisposizione sostanziale dell’atto e la regolarità tecnica del deposito sono entrambe indispensabili.

9 – Come può partecipare il cliente.

Come facciamo durante tutto il rapporto professionale, invitiamo il cliente a partecipare alla preparazione degli atti finali, se lo desidera. Non significa chiedergli di scrivere la parte giuridica o trasferirgli responsabilità che restano nostre. Significa utilizzare bene la sua conoscenza diretta dei fatti e permettergli di comprendere ciò che stiamo sostenendo in suo nome.

Possiamo organizzare una telefonata, una videochiamata o un incontro per ripercorrere la causa e discutere la bozza. Il cliente può aiutarci soprattutto a:

verificare nomi, date, importi e successione degli eventi;
segnalare se una ricostruzione tecnica risulta poco comprensibile o sembra non riflettere bene l’esperienza vissuta;
individuare nel fascicolo un documento o un passaggio già prodotto che merita maggiore attenzione;
chiarire quali obiettivi restano davvero importanti nella fase finale;
leggere il testo anche con gli occhi di una persona che non conosce il gergo processuale.

Ci sono però limiti che spieghiamo subito. Il cliente non può, alla fine, aggiungere liberamente un fatto nuovo, produrre un documento rimasto nel cassetto o cambiare le richieste originarie. Se emerge qualcosa di nuovo dobbiamo valutarne insieme la rilevanza e la possibilità giuridica di utilizzarlo, senza promettere che possa entrare nel processo quando le preclusioni sono già maturate.

La partecipazione è sempre facoltativa. Chi preferisce affidarsi integralmente allo studio può farlo; chi desidera leggere, fare osservazioni e capire ogni passaggio viene coinvolto volentieri. La decisione tecnica finale sulla redazione e sul deposito resta comunque dell’avvocato, che ne assume la responsabilità professionale.

10 – Che cosa accade all’udienza di rimessione in decisione.

Generalmente, non succede, di fatto, nulla.

Nel modello scritto ordinario, una volta scaduti i tre termini si arriva all’udienza fissata dal giudice. In quel momento la causa viene rimessa al collegio oppure, nelle controversie decise dal tribunale in composizione monocratica, viene trattenuta in decisione dal giudice ai sensi dell’articolo 281-quinquies c.p.c..

Di regola non è un’udienza nella quale il cliente debba partecipare o tantomeno ripetere la propria storia, vengano nuovamente sentiti i testimoni o si ricominci a discutere tutto da capo. Il materiale difensivo è ormai nel fascicolo e la causa passa al giudice per la decisione.

Nelle cause monocratiche la legge prevede il deposito della sentenza entro trenta giorni dall’udienza; nelle cause collegiali, l’articolo 275 c.p.c. indica sessanta giorni. Questi termini riguardano il lavoro del giudice e non funzionano come le decadenze poste a carico delle parti: un ritardo nel deposito della sentenza non determina automaticamente la nullità della decisione. Quindi non sempre vengono rispettati.

Per questo, dopo la rimessione in decisione, può seguire un periodo di attesa durante il quale sul fascicolo non si vedono nuove attività. Non significa che il processo sia fermo per dimenticanza: è il tempo nel quale il giudice studia e redige il provvedimento, anche se nella pratica la durata può superare quella indicata dalla legge. Ho spiegato più in generale questi possibili tempi nel post su quanto può durare una causa civile.

11 – Non tutte le cause arrivano alla decisione nello stesso modo.

Questo articolo descrive il percorso scritto ordinario collegato all’articolo 189 c.p.c., quello che più spesso spieghiamo quando il giudice assegna i tre termini finali. Il codice prevede però anche la decisione dopo discussione orale e forme miste nelle quali agli scritti segue un’udienza di discussione. In alcune di queste varianti non è prevista la memoria di replica nella forma appena descritta.

Inoltre, per i procedimenti instaurati prima dell’applicazione della riforma processuale possono operare la disciplina precedente e termini strutturati diversamente. Anche il rito semplificato, il processo del lavoro, le controversie familiari e l’appello hanno regole proprie o adattamenti specifici.

La spiegazione più sicura per il cliente parte quindi sempre dal provvedimento ricevuto nel suo fascicolo. Se nell’ordinanza si leggono tre date, dobbiamo capire a quali atti corrispondono, quale modello decisorio è stato scelto e quali norme temporali disciplinano proprio quella causa. Non basta dire genericamente «siamo in decisione».

12 – Le cose che come cliente devi ricordare.

Quando comunichiamo l’assegnazione in decisione, i punti essenziali sono questi:

la fase delle prove è normalmente conclusa, ma il lavoro difensivo non è finito;
le conclusioni stabiliscono esattamente che cosa chiediamo al giudice;
la comparsa conclusionale è la grande sintesi ragionata di fatti, prove e diritto;
la memoria di replica risponde all’ultima ricostruzione della controparte;
i termini sono perentori e vanno organizzati con largo anticipo;
gli atti finali non consentono normalmente di introdurre nuove domande o nuove prove;
il cliente può partecipare alla loro preparazione, se vuole;
dopo l’udienza la causa passa realmente alla decisione e bisogna attendere la sentenza.

Quando il provvedimento sarà pubblicato, inizierà una fase diversa: dovremo leggerlo integralmente, capire che cosa ha accolto o respinto, valutare gli effetti immediati e discutere l’eventuale impugnazione. Anche la notifica della sentenza può incidere sui termini successivi e non va confusa con la semplice comunicazione della cancelleria.

13 – Affrontiamo insieme anche l’ultimo tratto della causa.

Gli scritti conclusivi richiedono conoscenza del fascicolo, capacità di sintesi e una strategia costruita sul caso concreto. Se la tua causa è arrivata alla fase decisoria e vuoi capire che cosa accadrà o desideri un parere sull’impostazione finale, chiama lo studio al numero 059 761926 per concordare un primo incontro con me, anche a distanza.

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La tua causa è stata appena assegnata in decisione? Raccontami nei commenti che cosa ti è stato comunicato o lascia la tua domanda: cercherò di chiarire volentieri i passaggi che ti risultano ancora poco comprensibili.

Tiziano Solignani

Sono avvocato cassazionista, iscritto all’Ordine di Modena dal 1996, mediatore familiare e counselor. Sono anche coach per avvocati.

Su avvocati dal volto umano spiego il diritto con linguaggio chiaro e propongo strumenti pratici per affrontare i problemi legali. Seguimi anche su YouTube.