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I documenti nuovi: come te li mando?

Questo post per illustrarti, se sei cliente – anche solo potenziale – dello studio, come avviene la trasmissione a tuo favore dei documenti che ricevo durante la conduzione di una pratica o di una vertenza.

Può trattarsi di lettere – ovviamente quando non sono riservate – oppure di provvedimenti, anche banali come un rinvio o spostamento di udienza, o anche importanti, come ordinanze di ammissione di prove o addirittura la sentenza o il provvedimento che conclude una causa o, ancora, di qualsiasi altra cosa.

Il metodo che ho scelto e che dunque pratico di default all’interno del mio studio è quello di inviarti il documento non appena lo visualizzo, senza alcuna nota accompagnatoria, lasciando a te cliente decidere se vuoi, prenotare un appuntamento, anche solo di 15 minuti, per esaminare insieme lo stesso.

Successivamente all’invio del documento, comunque, ti chiamerà la mia assistente per concordare eventualmente con te un appuntamento, anche telefonico o videocall, per lavorare insieme sul documento.

L’unica cosa che aggiungo è il mio suggerimento circa l’opportunità di concordare un appuntamento, le forme e la durata, ma tu rimani libero di decidere di fare l’appuntamento, con che durata e modalità.

Ai tempi in cui scrivevo le note di accompagnamento al documento, per illustrarne meglio il contenuto, mi ero presto accorto che la maggior parte dei clienti comunque non capiva niente, o non capiva abbastanza bene, sia di quello che avevo scritto sia del significato e del contenuto del documento.

In seguito, peraltro, avrei dovuto constatare in maniera ancora più larga i grandi limiti della comunicazione scritta, decidendo di chiudere tutta la messaggistica, per cui ciò non fondo ora non mi stupisce affatto, anzi mi stupisce di più come potessi essere così ingenuo da poter credere di esser capace di comunicare efficacemente con alcune note accompagnatorie, ciò non tanto per limiti miei o tuoi come cliente, quanto per la tecnicità della materia e delle situazioni che andiamo ad affrontare, che, per chi non è del settore, richiede spiegazioni dettagliate.

Il problema, nello scrivere le – quasi sempre inutili – note accompagnatorie era poi anche un altro: la necessità di prendersi sia il tempo che il modo di redigerle, cosa che, nei casi in cui ricevevo il documento ad esempio mentre ero al cellulare, richiedeva di sospendere il lavoro e riprenderlo una volta tornato ad un computer da scrivania, cosa che si traduceva in una perdita di tempo, a volte anche non trascurabile.

Penso invece, tutto al contrario, che tu che sia mio cliente abbia diritto di ricevere al più presto possibile ogni nuovo documento che arriva relativamente alla tua pratica.

Ritardare potrebbe avere un senso se servisse a fare qualcosa di utile; considerando tuttavia che nella maggior parte dei casi le note sono inutili ed occorre sempre poi sentirsi a riguardo, non vale la pena perdere del tempo per redigerle e farti aspettare, mandandoti il documento con ritardo solo per accompagnarlo con osservazioni scritte che, come tali, servono a poco.

Come funziona più in particolare.

Ho capito così dunque che il metodo più funzionale è:

• inviarti immediatamente (appena lo vedo, ovviamente) il documento, in modo che tu possa vederlo prima possibile;
• suggerirti una ipotesi di appuntamento per discuterne «in diretta», lasciando comunque a te decidere.

In questo modo, io e te otteniamo diversi vantaggi:

1. tu ricevi il documento prima possibile;
2. se non hai bisogno di chiarimenti – ad esempio si tratta di un mero differimento di udienza, cosa rispetto alla quale la maggior parte delle persone non necessita di particolari approfondimenti – non c’è bisogno di sentirsi e di spendere tempo a riguardo;
3. in ogni caso, la decisione se commentare, «leggere» e interpretare il documento nuovo insieme a me viene lasciata a te, che così valuti se vuoi farlo o meno a seconda di come preferisci;
4. facendo un appuntamento insieme sul nuovo documento, finalmente puoi capire bene il contenuto, il significato, la portata e le implicazioni dello stesso.

Cosa puoi fare tu.

I miei clienti ai quali condivido un nuovo documento arrivato per una delle loro pratiche ricevono una mail – di solito – con il documento in allegato e un link a questo post, con l’avvertimento che verranno contattati dalla mia assistente per un appuntamento.

In questo modo, possono appunto valutare il da farsi.

Ovviamente, se sei mio cliente, ti consiglio di crearti una cartella nel computer in cui inserire man mano tutti i documenti che ti trasmetto, in modo da avere anche tu un tuo «archivio» che può essere utile, correntemente o anche in futuro per consultazione. Ovviamente, conserva la cartella in un dominio replicato sul cloud, per ragioni di backup e copie di sicurezza, come ad esempio dropbox o google drive o altri.

Domande frequenti.

Perché mi mandi una pec ricevuta in data 12 se oggi ne abbiamo 14?

Perché l’ho visualizzata il 14.

Non vivo attaccato al computer, grazie a Dio, e non vedo i documenti che arrivano immediatamente. Un tipo di vita di questo genere sarebbe improponibile.

Potrei, è vero, attivare ad esempio le notifiche delle nuove mail ricevute sul cellulare, ma le sole notifiche non sarebbero utili a niente: con una notifica, ad esempio, vedrei che mi è arrivata una pec, sempre ad esempio, dal tribunale di Modena. Per sapere di cosa si tratta dovrei aprirla e leggerla immediatamente.

Molto spesso non posso farlo perché sono in appuntamento con una persona e devo ascoltarla senza interrompermi, se anche potessi però non vorrei farlo. Non si può vivere in balia delle notifiche: ne arriva uno, sospendi tutto quello che stai facendo per aprirla.

Il mio metodo è consultare la pec ogni due o tre giorni e vedere e lavorare tutto quello che è arrivato di nuovo.

Quindi io ti mando le cose appena le vedo, ma può essere che le veda un paiuo di giorni dopo quello in cui sono arrivate.

Perché mi consigli un appuntamento per un documento che sembra insignificante?

A volte posso consigliare un appuntamento, magari solo di 15 o 30 minuti, anche in occasione dell’arrivo di un documento che può sembrare, e magari è, poco significativo, ma può rappresentare un’occasione utile per parlarne due minuti e fare poi un punto della situazione sulla pratica più in generale, di cui magari non si ha occasione di parlare da un po’ di tempo. Considerato che per molti appuntamenti si usano il telefono o le app di videocall e che quindi non c’è la perdita di tempo necessaria per spostarsi, può essere utile sentirsi in alcuni momenti per ricapitolare un po’ come stanno andando le cose. Sei sempre tu che comunque decidi quello che vuoi fare.

Per le lettere invece che sono riservate come funziona?

In questo caso, fare un appuntamento è indispensabile, perché non posso dartene una copia. In tali situazioni non ti arriverà la mail con il documento in allegato, ma verrai chiamato direttamente per un appuntamento.

Come fai per i documenti di grandi dimensioni?

Ti mando intanto uno screenshot del frontespizio come allegato alla mail, poi vedremo come mandartelo o prima dell’appuntamento o durante lo stesso.

Conclusioni.

Grazie per la tua attenzione, se hai osservazioni lasciami un commento, lo leggerò e risponderò volentieri.

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