Oltre un anno fa, dismettevo tutta la messaggistica – mail, whatsapp, sms, telegram – sul lavoro a favore del caro, vecchio telefono e delle videocall tramite zoom, skype o altro.
Lo comunicavo con questo post su questo stesso blog.
Una delle decisioni migliori che io abbia mai preso in venticinque anni di professione forense e di lavoro in generale.
Passando a modalità di comunicazione sincrona, o «in diretta», ho incrementato di molto l’efficienza e la funzionalità dei miei servizi e il grado di soddisfazione dei clienti.
Scritta così, sembra una frase managerial-burocratese, tuttavia riflette una realtà precisa.
É il caso di spiegarlo meglio e in termini elementari.
Se io parlo al telefono con un mio cliente, un collega avvocato o un altro interlocutore, riesco quasi sempre subito a capire la natura del problema o della situazione che c’è da trattare e a decidere, insieme sempre al mio interlocutore, in che modo intervenire, che cosa c’è da fare.
Di conseguenza, passo subito a fare quel che si è deciso di fare.
Se la stessa situazione viene trattata per messaggistica non si riesce innanzitutto bene a capire la situazione su cui intervenire quale sia, dopodiché non si riescono a mettere a fuoco i possibili modi di intervento.
In conclusione, la messaggistica non è quasi mai uno strumento funzionale per comunicare, perché la comunicazione umana deve avvenire in diretta, cioè tutti i protagonisti devono poter parlare nello stesso momento, confrontandosi tra loro.
Sostituire una conversazione con uno scambio, dilazionato nel tempo, di bigliettini, confidando che la comunicazione possa essere efficace ugualmente é davvero demenziale.
Su questi problemi strutturali della «comunicazione per messaggi» intervengono infatti poi ulteriori problematiche consistenti nel fatto che le persone non sono in grado di comunicare in modo efficace per iscritto, né di comprendere adeguatamente un testo scritto, oltre che nel fatto che il mondo dei messaggi é largamente inflazionato, per cui l’attenzione che si può dedicare a ogni singolo «bigliettino» é sempre meno.
Abbiamo confidato troppo nella messaggistica, adesso è il momento di tornare sulla terra, tornare alla conversazione in tempo reale, usando la messaggistica solo per limitati e ben circoscritti scopi, connessi sempre e comunque a una conversazione in real time, come ad esempio l’invio di un documento in allegato.
Quando hai bisogno di me, dunque, chiama il numero 059 761926.
Questo post per illustrarti, se sei cliente – anche solo potenziale – dello studio, come avviene la trasmissione a tuo favore dei documenti che ricevo durante la conduzione di una pratica o di una vertenza.
Può trattarsi di lettere – ovviamente quando non sono riservate – oppure di provvedimenti, anche banali come un rinvio o spostamento di udienza, o anche importanti, come ordinanze di ammissione di prove o addirittura la sentenza o il provvedimento che conclude una causa o, ancora, di qualsiasi altra cosa.
Il metodo che ho scelto e che dunque pratico di default all’interno del mio studio è quello di inviarti il documento non appena lo visualizzo, senza alcuna nota accompagnatoria, lasciando a te cliente decidere se vuoi, prenotare un appuntamento, anche solo di 15 minuti, per esaminare insieme lo stesso.
Successivamente all’invio del documento, comunque, ti chiamerà la mia assistente per concordare eventualmente con te un appuntamento, anche telefonico o videocall, per lavorare insieme sul documento.
L’unica cosa che aggiungo è il mio suggerimento circa l’opportunità di concordare un appuntamento, le forme e la durata, ma tu rimani libero di decidere di fare l’appuntamento, con che durata e modalità.
Ai tempi in cui scrivevo le note di accompagnamento al documento, per illustrarne meglio il contenuto, mi ero presto accorto che la maggior parte dei clienti comunque non capiva niente, o non capiva abbastanza bene, sia di quello che avevo scritto sia del significato e del contenuto del documento.
In seguito, peraltro, avrei dovuto constatare in maniera ancora più larga i grandi limiti della comunicazione scritta, decidendo di chiudere tutta la messaggistica, per cui ciò non fondo ora non mi stupisce affatto, anzi mi stupisce di più come potessi essere così ingenuo da poter credere di esser capace di comunicare efficacemente con alcune note accompagnatorie, ciò non tanto per limiti miei o tuoi come cliente, quanto per la tecnicità della materia e delle situazioni che andiamo ad affrontare, che, per chi non è del settore, richiede spiegazioni dettagliate.
Il problema, nello scrivere le – quasi sempre inutili – note accompagnatorie era poi anche un altro: la necessità di prendersi sia il tempo che il modo di redigerle, cosa che, nei casi in cui ricevevo il documento ad esempio mentre ero al cellulare, richiedeva di sospendere il lavoro e riprenderlo una volta tornato ad un computer da scrivania, cosa che si traduceva in una perdita di tempo, a volte anche non trascurabile.
Penso invece, tutto al contrario, che tu che sia mio cliente abbia diritto di ricevere al più presto possibile ogni nuovo documento che arriva relativamente alla tua pratica.
Ritardare potrebbe avere un senso se servisse a fare qualcosa di utile; considerando tuttavia che nella maggior parte dei casi le note sono inutili ed occorre sempre poi sentirsi a riguardo, non vale la pena perdere del tempo per redigerle e farti aspettare, mandandoti il documento con ritardo solo per accompagnarlo con osservazioni scritte che, come tali, servono a poco.
Come funziona più in particolare.
Ho capito così dunque che il metodo più funzionale è:
inviarti immediatamente (appena lo vedo, ovviamente) il documento, in modo che tu possa vederlo prima possibile;
suggerirti una ipotesi di appuntamento per discuterne «in diretta», lasciando comunque a te decidere.
In questo modo, io e te otteniamo diversi vantaggi:
tu ricevi il documento prima possibile;
se non hai bisogno di chiarimenti – ad esempio si tratta di un mero differimento di udienza, cosa rispetto alla quale la maggior parte delle persone non necessita di particolari approfondimenti – non c’è bisogno di sentirsi e di spendere tempo a riguardo;
in ogni caso, la decisione se commentare, «leggere» e interpretare il documento nuovo insieme a me viene lasciata a te, che così valuti se vuoi farlo o meno a seconda di come preferisci;
facendo un appuntamento insieme sul nuovo documento, finalmente puoi capire bene il contenuto, il significato, la portata e le implicazioni dello stesso.
Cosa puoi fare tu.
I miei clienti ai quali condivido un nuovo documento arrivato per una delle loro pratiche ricevono una mail – di solito – con il documento in allegato e un link a questo post, con l’avvertimento che verranno contattati dalla mia assistente per un appuntamento.
In questo modo, possono appunto valutare il da farsi.
Ovviamente, se sei mio cliente, ti consiglio di crearti una cartella nel computer in cui inserire man mano tutti i documenti che ti trasmetto, in modo da avere anche tu un tuo «archivio» che può essere utile, correntemente o anche in futuro per consultazione. Ovviamente, conserva la cartella in un dominio replicato sul cloud, per ragioni di backup e copie di sicurezza, come ad esempio dropbox o google drive o altri.
Domande frequenti.
Perché mi mandi una pec ricevuta in data 12 se oggi ne abbiamo 14?
Perché l’ho visualizzata il 14.
Non vivo attaccato al computer, grazie a Dio, e non vedo i documenti che arrivano immediatamente. Un tipo di vita di questo genere sarebbe improponibile.
Potrei, è vero, attivare ad esempio le notifiche delle nuove mail ricevute sul cellulare, ma le sole notifiche non sarebbero utili a niente: con una notifica, ad esempio, vedrei che mi è arrivata una pec, sempre ad esempio, dal tribunale di Modena. Per sapere di cosa si tratta dovrei aprirla e leggerla immediatamente.
Molto spesso non posso farlo perché sono in appuntamento con una persona e devo ascoltarla senza interrompermi, se anche potessi però non vorrei farlo. Non si può vivere in balia delle notifiche: ne arriva uno, sospendi tutto quello che stai facendo per aprirla.
Il mio metodo è consultare la pec ogni due o tre giorni e vedere e lavorare tutto quello che è arrivato di nuovo.
Quindi io ti mando le cose appena le vedo, ma può essere che le veda un paiuo di giorni dopo quello in cui sono arrivate.
Perché mi consigli un appuntamento per un documento che sembra insignificante?
A volte posso consigliare un appuntamento, magari solo di 15 o 30 minuti, anche in occasione dell’arrivo di un documento che può sembrare, e magari è, poco significativo, ma può rappresentare un’occasione utile per parlarne due minuti e fare poi un punto della situazione sulla pratica più in generale, di cui magari non si ha occasione di parlare da un po’ di tempo. Considerato che per molti appuntamenti si usano il telefono o le app di videocall e che quindi non c’è la perdita di tempo necessaria per spostarsi, può essere utile sentirsi in alcuni momenti per ricapitolare un po’ come stanno andando le cose. Sei sempre tu che comunque decidi quello che vuoi fare.
Per le lettere invece che sono riservate come funziona?
In questo caso, fare un appuntamento è indispensabile, perché non posso dartene una copia. In tali situazioni non ti arriverà la mail con il documento in allegato, ma verrai chiamato direttamente per un appuntamento.
Come fai per i documenti di grandi dimensioni?
Ti mando intanto uno screenshot del frontespizio come allegato alla mail, poi vedremo come mandartelo o prima dell’appuntamento o durante lo stesso.
Conclusioni.
Grazie per la tua attenzione, se hai osservazioni lasciami un commento, lo leggerò e risponderò volentieri.
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E soprattutto non funziona, specialmente quando gli argomenti da trattare presentano un grado di complessità superiore a quello elementare.
Circa un mese fa, ho deciso, sostanzialmente prendendo atto di una situazione in cui comunque mi trovavo già, di chiudere tutte le mie caselle di messaggistica: email, whatsapp (3 account), telegram, messenger e così via, rimanendo disponibile solo via telefono per il tramite della mia assistente.
Il nuovo metodo è meglio descritto in questo precedente post condiviso con il blog.
Oggi devo dire di aver fatto, senza alcun dubbio, la scelta giusta.
A parte la mancanza di tempo cronica che mi avrebbe impedito di fare altrimenti, considerato che ho otto / nove ore di appuntamenti al giorno, al termine delle quali non sono in grado di versar più attenzione su niente altro, il problema é che abbiamo rimesso troppa fiducia nella messaggistica asincrona come metodo di comunicazione, che invece la pressoché totalità dei casi non funziona.
Comunicare, quasi sempre, significa sintonizzarsi.
Io devo accogliere te, al punto in cui ti trovi, e tu devi accogliere me, per arrivare ad un punto diverso e più funzionale, considerando che se mi paghi é – giustamente – solo ed esclusivamente per migliorare i tuoi punti di vista su di una determinata situazione, o solo col dialogo o passando alla fase del fare con un primo gesto di trattazione del problema, che può essere qualsiasi cosa, dalla scrivere una lettera nei problemi legali all’iniziare un nuovo libro nel counseling.
Chi si alza dalla sedia dopo uno scambio con me deve sentirsi meglio rispetto a quando vi si era seduto: più informato, confortato, rinfrancato, illuminato.
Quantomeno.
Tutto ciò non funziona con la messaggistica, che é uno strumento asincrono dove ognuno continua a suonare la propria canzone senza che non ci sia mai una armonizzazione, una risonanza via via più forte.
Per lavorare bene, bisogna confrontarsi in diretta, cioè sedersi e parlare insieme, nello stesso momento. Bisogna insomma dialogare, ma il dialogo vero richiedere l’apertura di uno spazio di attenzione dedicata in tempo reale, non può avvenire con una serie di messaggi affastellati da mittenti diversi cui ognuno risponde «quando ha tempo».
Né vale obiettare che la messaggistica si userebbe per «non disturbare».
Infatti, le possibili situazioni sono solo due:
a) hai davvero bisogno di me;
b) mi scrivi per delle pistolate.
Se hai bisogno, mi devi disturbare e, per ciò stesso, non mi disturbi, alla fine, perché chiedi il mio tempo e la mia attenzione per un motivo valido.
Però dobbiamo vederci, o sentirci quantomeno al telefono, per fare sì che io possa aiutarti.
Se, invece, non hai davvero bisogno, allora non ha senso che tu ti metta in contatto con me in nessun modo.
Ecco perché la messaggistica é un modo vigliacco di comunicare: se hai bisogno di me, chiami e prenoti un appuntamento, non ti stai a baloccare con messaggi, mail e altre perdite di tempo che non servono a trattare i problemi.
Lo devi decidere tu prima, insomma, se mi disturbi o no, non lo posso decidere io.
Hai un problema reale in cui ti posso aiutare? Allora sei il benvenuto, chiama e mi metto a tuo disposizione.
Viceversa in caso contrario.
Io dispongo di 24 ore di tempo esattamente come tutti. É il caso di usarne una parte per vedere insieme il problema? Benissimo, prenota uno slot, sei davvero il benvenuto.
Tra l’altro, col sistema che ho progettato e realizzato non mi disturbi comunque mai, perché le telefonate sono ricevute dalla mia assistente mentre io faccio gli appuntamenti, che così possono svolgersi, come é sacrosanto che sia, senza nessuna interruzione.
Tutto ciò ha funzionato a meraviglia nell’ultimo mese, la qualità del mio lavoro é aumentata e sono diventato più puntuale su scadenze, termini e riscontri da fare alle persone, diminuendo il livello di stress mio, dei miei collaboratori e dei miei assistiti. I signori assistiti sono molto più contenti perché mi sentono più spesso e sono molto più tranquilli con questi scambi periodici, hanno una maggior sensazione che tutto sia sotto controllo.
Fidati di me.
La messaggistica é stata una grande illusione, é utile in casi molto più limitati di quanto non si creda oggi.
Torna ad usare il telefono, le riunioni video o di persona. Sarai molto più produttivo e soprattutto il tuo lavoro sarà molto più piacevole.
Usa la mail solo per ciò che è strettamente necessario, come ad esempio quando devi fare un preventivo scritto.
Iscriviti al blog per ricevere gratuitamente tutti i post che saranno pubblicati in futuro.
Se hai bisogno di assistenza professionale, chiama il numero 059761926 o acquista direttamente un’ora di consulenza dal menu principale del blog.
– «Be’, va bene… Senti, non hai mai risposto alle mie lettere».
– «Non sono uno snob, Morse. Ma ricevo 75 lettere al mese. Se rispondessi a tutte, non potrei fare nient’altro»
Charles Bukowski, Donne https://amzn.to/3UnDUbj
Chiusura di mail e chat.
Per motivi sia professionali, legati al carico di appuntamenti aumentato in maniera esponenziale, sia personali, connessi con alcune problematiche che mi trovo a dover gestire, sia per ragioni inerenti all’inidoneità del mezzo ad essere utilizzato per l’erogazione di servizi di assistenza e consulenza legale, mi trovo a dover chiudere tutta la messaggistica e cioè le caselle di posta elettronica, gli account whatsapp, telegram, messenger, instagram e così via.
Se hai bisogno di aggiornamenti per una pratica in corso, oppure di un appuntamento per una nuova pratica, chiama la mia assistente al mattino al numero 059 761926 e chiedile un appuntamento, o di persona o a video, della durata che preferisci tu tra i seguenti «tagli»:
15 minuti
30 minuti
60 minuti
Ovviamente puoi chiedere anche multipli di 60 minuti, cioè due ore, tre ore e così via, cose utili quando ad esempio dobbiamo scrivere atti insieme.
Per una pratica nuova, il taglio minimo è quello da 60 minuti. Per aggiornamenti, follow up e cose del genere, si può scegliere un taglio minore.
Solo se non riesci a trovarla al telefono, puoi spedirle un messaggio mail alla sua casella iguidani chiocciola solignani punto net. Indica il tuo nome, cognome, luogo e numero di telefono in modo che lei possa richiamarti.
Tra poco, farò comunque un modulo on line per poterle scrivere.
Valuta con attenzione il tempo di cui hai bisogno perché ogni appuntamento viene «incastrato» in mezzo agli altri, per cui se prendi un appuntamento di un solo quarto d’ora dopo 15 minuti purtroppo devo riattaccare per farne un altro con un’altra persona.
Se prenoti un appuntamento di taglio inferiore all’ora, ti consiglio di usare il video o il telefono perché non vale la pena, ad esempio, di spostarsi e girare per venire in studio per stare un quarto d’ora: specialmente dopo la prima sessione si può fare benissimo al telefono o tramite zoom o altri sistemi a video.
Il costo degli appuntamenti è sempre quello, su base oraria, per gli appuntamenti di 15 minuti non lo facciamo pagare subito, li annotiamo e li facciamo pagare quando si raggiunge l’ora. Salvo che tu non abbia acquistato una ricarica, nel qual caso ovviamente lo scarichiamo dalla ricarica stessa. Ricordati che se hai sottoscritto un contratto «flat» il costo orario è dimezzato. Altro metodo per risparmiare è quello di acquistare un contratto di protezione.
Per ulteriori dettagli su come funziona la tariffazione a tempo, puoi vedere questo precedente post.
Urgenze e cellulare.
Non mi chiamare sul cellulare: non posso quasi mai rispondere, ho sempre una persona davanti e non posso in alcun modo interrompere un appuntamento in corso per rispondere a telefonate di altri.
Se hai il mio numero di cellulare, per favore non darlo a nessuno: se vuoi indirizzare qualcuno allo studio, dai il numero dello studio 059 761926 o la mail di Ileana.
Per le situazioni urgenti, sto allestendo un servizio disponibile 24/24 che gestiremo ad anello – una specie di turnazione automatica – con alcuni colleghi, ovviamente sarà mia cura darne notizia sul blog appena sarà disponibile. Ci sarà un canone mensile o annuale per poterne usufruire.
In realtà, le situazioni oggettivamente urgenti nel campo dei servizi legali sono estremamente rare. Ancora più rare sono le situazioni che possono essere trattate in modo efficace agendo in fretta. I problemi legali di solito richiedono, al contrario, approfondimento, prudenza e ponderazione.
Cosa significa chiusura degli account?
Gli account non vengono chiusi, vengono lasciati per compatibilità e per essere utilizzati per gli usi per cui effettivamente possono servire, come ad esempio l’invio di files allegati o brevissimi aggiornamenti che non richiedono risposta, trattazione, approfondimento.
Significa però che io non li guarderò più, se non casualmente, non garantisco più che leggerò i messaggi che vi vengono inviati.
Per i primi tempi, ci sarà un mio collaboratore che risponderà a chi ancora scriverà, indirizzando il mittente a questa pagina, in modo che possa poi prendere un appuntamento preciso inserito in agenda durante il quale trattare la tua situazione.
Verrà, ovviamente, anche attivato un risponditore automatico.
Conclusioni.
Per la trattazione dei problemi legali, è necessario un confronto «in diretta»: bisogna parlare insieme, di persona, tramite video o telefono.
Occorre dunque sedersi insieme e parlare, cosa che adesso peraltro si può fare comodamente tramite vari sistemi di videoconferenza, senza doversi spostare, e persino tramite il caro vecchio telefono, su cui si può sempre ripiegare senza problemi.
Anche io ho creduto, inizialmente, nella posta elettronica e nel vantaggio di poter inviare un messaggio senza interrompere il tuo interlocutore, ma gli ultimi due decenni hanno dimostrato che, come strumento di comunicazione, semplicemente non funziona.
La messaggistica è costituita al 90% da testi compilati da gente che non sa scrivere per gente che non ha tempo, modo, voglia di leggere.
Lasciamo perdere i giochini e, se c’è un problema importante e che merita cura, sentiamoci in diretta, assicurandoci di capirci reciprocamente, sia per quello che tu hai da dire a me, sia per quello che io ho da dire a te.
Anche concordare un appuntamento in agenda è un ottimo modo per non interrompersi a vicenda: io ti chiamo quando abbiamo concordato, tu sai che ti chiamo e in quel momento non ti metti a fare altro.
Non staremo facendo, ad esempio, tante storie per una telefonata di 5 minuti?
Io credo di no.
Sono impegnato tutti i giorni per 7/8/9 ore con persone che hanno acquistato il mio tempo e la mia attenzione: glieli devo e non posso interrompere il lavoro che stiamo facendo per prendere su telefonate estemporanee.
Per lavorare con me, devi avere la pazienza di usare questo mio metodo: concordare volta per volta gli appuntamenti.
Anche solo di 15 minuti.
Così noi mettiamo tutto in fila e uno alla volta io mi metto a disposizione di tutti.
Grazie per la tua comprensione, per la stima e l’affetto che mi riservi.
Messaggi da portare a casa.
quando hai bisogno, chiama lo 059 761926 al mattino oppure scrivi alla mail della mia assistente per concordare un appuntamento del taglio temporale che preferisci;
se vuoi risparmiare tempo, puoi acquistare direttamente una consulenza da questa pagina: in questo caso, sarà Ileana a chiamarti per concordare l’appuntamento;
non mi cercare più per messaggi di qualunque genere o tramite il cellulare, per urgenze ti farò avere un numero di cellulare organizzato con alcuni colleghi;
Iscriviti al blog per non perdere i futuri aggiornamenti; dai un’occhiata ai miei altri blog, ce ne sono sicuramente altri di tuo interesse, puoi vederli qui.
Dopo un mese…
Dopo un po’ di tempo, ho condiviso alcune riflessioni su questo nuovo metodo di lavoro. Le puoi trovare in questo post.
In questi tempi, in cui sia i social sia google sono molto «ballerini» e le cose sono sempre più difficili da trovare, perché un algoritmo sceglie al posto tuo cosa farti vedere e cosa no, è fondamentale, assolutamente fondamentale che tu resti collegato alle fonti di informazioni che ti interessano.
In generale, ci sono molti modi per restare connesso al mio blog in modo stabile e permanente, sino ovviamente a revoca da parte tua, in modo da bypassare gli algoritmi stupidi sia di facebook che di google che di qualsiasi altra fonte intermedia, avendo un contatto diretto.
Innanzitutto, ti puoi iscrivere utilizzando la cara vecchia mail.
L’iscrizione via mail è quella che in fondo consiglio, soprattutto per un blog come questo che pubblica di norma solo un post al giorno.
Se segui questa strada, è fondamentale che insegni al tuo programma di posta a riconoscere come «buona» la posta che viene dal blog, cioè che tu gli dica che non è spam.
Sì perché anche qui, con la scusa della tua «protezione», possono mettersi in mezzo impedendoti di vedere dei contenuti.
Come fare questo, dipende dal sistema di posta elettronica che usi tu, sia dal fornitore che dall’applicazione che utilizzi. Se non sei in grado di provvedere da solo, puoi chiedere ad un amico più competente o ad un tecnico informatico, anche perché la gestione dello spam è fondamentale per qualsiasi cosa tu faccia, non solo per seguire questo blog.
Per iscriverti al blog via mail, puoi seguire le istruzioni più dettagliate rilasciate in questo precedente post, alla lettura del quale ti rimando.
Ulteriori metodi alternativi per seguire il blog, per utenti più avanzati, sono tramite telegram o via feed rss.
Se hai telegram, puoi cercare il canale «avvocati dal volto umano», oppure fare clic qui.
Il modo più avanzato, infine, è tramite un aggregatore come inoreader: in questo modo puoi seguire il feed del blog, che, come tutti i blog wordpress, si trova a questo indirizzo.
Grazie ancora per il tuo interesse all’iscrizione al blog.
Oggi parliamo un po’ della posta elettronica, uno strumento generalmente considerato di grande utilità per l’incremento della produttività personale ed aziendale, ma che, in realtà, ha dimostrato, in modo considerevole sotto alcuni aspetti, tutti i suoi limiti, specialmente nella comunicazione cliente – avvocato.
Le considerazioni che faccio qui sono utili sia per il mio specifico campo di lavoro, quello di avvocato e mediatore familiare, sia più in generale per tutti coloro che utilizzano questo strumento, in qualsiasi altro settore, dove spesso la mail è imposta anche maniacalmente.
Personalmente, ho creduto per tanti anni nell’utilità della mail e l’ho persino anche tanto propugnata, chiedendo a chi corrispondeva con me di preferirla al telefono, poi mi sono dovuto, anche un po’ amaramente, ricredere.
Il fatto è che utilizzare la mail, per trattare molte questioni, è solo un modo per finire per incartarsi, sia pure… digitalmente.
In tante situazioni, si deve per forza ripiegare sul caro, vecchio telefono, quando ovviamente non è possibile incontrarsi di persona.
La moderna catena di montaggio.
Il fatto è che la mail é gente che non sa scrivere, spesso non sa nemmeno cosa deve pensare, che corrisponde con gente che non sa leggere o non ne ha voglia…
Questo vale anche per le chat, naturalmente peraltro.
I fautori dell’utilizzo sempre più massiccio della posta elettronica sostengono che in questo modo non si verrebbe interrotti e quindi disturbati in quello che si sta facendo in quel momento.
In effetti, la mail è una specie di «biglietto» che si deposita nella casella di posta, dove il ricevente può andare a leggerlo ad orari prestabiliti o comunque in quelli che lui preferisce.
Il problema è che molte persone ricevono tra gli 80 e i 100 messaggi di posta elettronicaogni giorno.
Se rimani un giorno o due senza controllare la posta, poi ti ritrovi con la casella piena di magari oltre 300 messaggi, che è al di fuori del nostro normale limite di gestione umane del carico di lavoro.
Il nostro cervello, di fronte ad una situazione del genere, viene sopraffatto. Da quale messaggio cominciare? Ce ne sarà uno urgente / quale sarà il più urgente? Perchè cominciare tanto non finirò mai…
Con questo senso di sopraffazione, sai qual è la strategia di sopravvivenza del nostro cervello? Quella di procrastinare. Rimandare a domani, sconfitto dal senso di sopraffazione. Solo che il giorno dopo i messaggi saranno ancora di più.
Non puoi allontanarti più di tanto dalla tua casella di posta elettronica, sei costretto a controllarla ogni giorno. Per questo, ho avuto occasione di scrivere sui social che la casella di posta elettronica è la moderna catena di montaggio, dove molti lavoratori della conoscenza (knowledge workers) sono condannati a stare attaccati per diverse ore.
La mail è davvero più efficiente?
Ma lavorare per «bigliettini», oltre che essere spesso inefficiente (quante volte ci si scambia una decina di messaggi nell’arco di due o tre giorni per una cosa che al telefono avrebbe potuto essere lavorata in 2 minuti?), è anche disumanizzante e alienante.
Questi due aspetti, peraltro, sono legati tra loro. Non sentire il tono della voce, non poter interagire, non condurre il confronto «in diretta» non consente di lavorare davvero sul problema.
Rinunciare agli aspetti umani dell’interazione comporta inefficienza.
Quindi non è solo più brutto lavorare su testi scritti cui si può dedicare peraltro poca attenzione, visto il numero, senza avere di fronte le facce delle persone con cui avviene lo scambio, ma è anche deteriore per la qualità e la riuscita del lavoro stesso.
Steve Ilardi ha scritto un bellissimo testo sulla depressione, purtroppo non tradotto in Italiano, in cui si indica tra i fattori che la favoriscono la mancanza, tipica delle società moderne, di face time cioè di tempo trascorso faccia a faccia con altri essere umani…
D’accordo, il telefono non è un face time però è già meglio di un biglietto elettronico da leggere sotto a un monitor di vetro. Possiamo sentire la voce e, attraverso la voce, buona parte della «vibrazioni» dell’altra persona.
Si apprende e si comunica per risonanza.
Già Platone e tutti i più grandi maestri della storia dell’umanità avevano intuito che non si apprende tanto dai libri, che sono un qualcosa da usare quando proprio non hai altra alternativa, in qualche caso essenziali ed utilissimi, ma per risonanza, andando cioè dal maestro, vicino al maestro, a vivere, quando possibile, in una struttura dove abita il maestro, dal momento che siamo esseri fatti di energia, onde e vibrazioni.
Questa cosa deve essere vera, altrimenti non si spiegherebbe perché così tanta gente va a vedere concerti dal vivo o partite allo stadio, quando nelle case di ognuno di noi sono disponibili impianti per ascoltare musica con resa sonora peraltro anche molto migliore e vedere partire con regia e angolazioni sicuramente superiori, comodamente al caldo e con tutte le comodità.
Orbene, un professionista è e deve essere anche, nel suo piccolo, un maestro o una guida… Se devo dare indicazioni ai miei clienti senza far sentir nemmeno la mia voce, tramite un biglietto che ognuno può «leggere» o «interpretare» come crede, quale può essere l’efficienza del mio lavoro?
Una parte importante del lavoro quotidiano di ogni avvocato che lavora nel mondo di oggi peraltro è gestire le cazzate con cui sono infarcite le teste dei clienti che arrivano a studio.
Nel mondo contemporaneo, le persone non si affidano più ad un professionista con fiducia (e questa è una grande tragedia di cui abbiamo già parlato, ma di cui dovremo certamente tornare a parlare) come facevano per lo più gli utenti di un tempo che, consapevoli dei propri limiti, si limitavano a cercare un avvocato che fosse una nota persona perbene e si affidavano a lui.
Oggi la gente vuole studiare cose che non ha la minima speranza di capire – dal momento che per poter delineare la strategia di trattazione di un problema legale bisogna aver studiato anni diritto e aver fatto ulteriori anni di pratica legale concreta sul campo – vuole formarsi un proprio parere e vuole muoversi secondo queste ogni volta tragiche convinzioni.
Questo perché non si fida, ha paura di essere fregata e finisce così per rovinarsi da sola.
Sembra assurdo, ma lo vedo accadere tutti i giorni.
Non parlo a caso, è esattamente così.
In realtà, la gente dunque di come si tratta un problema legale non ci capisce e non ci può capire un cazzo, è la cruda ma non meno vera realtà. Dovrebbe solo affidarsi completamente all’avvocato che ha scelto.
Purtroppo non lo fa, così una buona parte del tempo e delle risorse che si sarebbero potute utilizzare per poter lavorare sul problema va utilizzato per «svuotare il vaso» del cliente da tutte le cazzate che, con ricerche su google, parlando con un cancelliere in pensione, un cugino che venti anni fa ha fatto una causa, un amico carabbbbbbiniere con 35 bi, si è innestato nella testa.
La tenerezza che provo ogni volta che arriva quello che «Avvocato, io ho fatto già venti anni fa una causa e so perfettamente come funziona». E l’incredulità quando non cambiano parere nemmeno quando gli dico «Onestamente, io ho seguito in ventidue anni migliaia e migliaia di procedimenti. Non credi che abbia un panorama di osservazione un po’ più vasto del tuo?»
Breve nota a margine: se sei un cliente o potenziale cliente di un avvocato, ammetti di non capirci un cazzo. Sarà bellissimo e ti darà un vantaggio enorme sugli avversari già in partenza.
Tornando a noi, come si potrebbe fare a svuotare il vaso delle cazzate via posta elettronica?
Bisognerebbe che rispondessi ad ogni mail scrivendo un libro intero.
E nemmeno in quel caso probabilmente funzionerebbe.
In questi casi, prendo in mano il telefono. A volte uso la mail, ma solo per dire alla mia assistente di convocare in studio il cliente perché «gli devo parlare». E gli devo parlare quando il telefono purtroppo so già che sarebbe inutile.
Spesso comunque per rispondere ad una mail, se voglio concludere, prendo il telefono.
Certo, bisogna evitare di essere interrotti o disturbati. Questa mattina, ad esempio, ho fatto una mediazione di coppia in una sessione di due ore e mezza. Purtroppo, durante questa sessione, non ho potuto rispondere al telefono. In questi casi, devo la mia completa attenzione alle persone che l’hanno acquistata. Nè più né meno, that simple.
Però ho un’assistente che risponde per me e che può dire quando uno può richiamare e comunque segnarmi chi ha chiamato in modo che possa richiamarlo io.
Insomma, bisogna trovare altri sistemi perché questo vespaio di bigliettini scritti da gente che non sa scrivere o non capisce quel che sta scrivendo per gente che ha poca voglia (e ne ha poca per forza, perché ne riceve troppi) di leggere non va bene.
Conclusioni.
La mail può andare bene per alcune limitate cose da mandare per iscritto.
Se un cliente mi chiede un preventivo glielo mando per posta elettronica, se vuole anche via pec e con firma digitale. Alè. Le vecchie «formalità». Ti posso mandare in allegato un file Word – definitivo, peraltro, che se fosse un file su cui lavorare sarebbe ad esempio molto meglio usare google documents, modificare sempre lo stesso documento on line senza andare avanti e indietro con le varie versioni di un medesimo documento con alto rischio di fare confusione.
Dunque, niente di tranchant, la mail è anche utile, ma personalmente l’ho ridimensionata molto, col telefono risolvo molto di più.
Diciamo che è un investimento maggiore di tempo, energia e frammentazione della tua giornata, ma che spesso ripaga.
Il mio primo consiglio come mediatore alle coppie di separati che si insultano via chat (se pensate che siano solo due coglioni a farlo, sappiate che è un errore: lo fanno tutti e, quando dico tutti, intendo proprio tutti) è di smettere di comunicare per iscritto e usare solo il telefono. Funziona alla grandissima.
Ci costruiamo una vita perfetta per non essere interrotti e poi non sappiamo bene che cazzo fare perché rimaniamo frammentati, nonostante la mancanza di interruzioni.
La realtà è probabilmente che anche qui è questione di cicli, c’è un tempo per chiudere tutto e fare meditazione ad esempio e un tempo per immergersi nel fragore disordinato del lavoro e della vita.
Oggi parliamo di una estensione per gmail molto utile per tutti coloro che utilizzano intensamente la posta elettronica, un mostro con il quale molti di noi hanno a che fare quotidianamente e contro il quale occorre adottare adeguate strategie di gestione.
Una di queste strategie è la gestione del flusso dei messaggi sia in entrata che in uscita, che è importantissimo per conservare equilibrio nell’attività che svolgiamo ogni giorno.
La gestione del flusso avviene sia tramite snoozing, che consiste nel far sparire dalla nostra inbox per un certo intervallo di tempo un messaggio di posta elettronica di cui non vogliamo occuparci subito (lo snooze è il tasto che premiamo sulla sveglia al mattino per poter stare in pace altri 5/10 minuti), sia tramite delaying, che, a sua volta, consiste nello scrivere subito una risposta ad una mail o una mail nuova, ma programmando la sua consegna in un momento successivo nel tempo.
Torneremo presto con appositi post su questi importanti concetti – importanti per la produttività, ma anche la serenità di ognuno di noi – mentre oggi ci occupiamo, pragmaticamente, di vedere come funziona questa estensione per gmail che consente proprio di effettuare lo scheduling dei messaggi gmail in uscita ad un momento successivo nel tempo.
Boomerang è innanzitutto un’estensione per il browser. Personalmente, utilizzo Firefox quindi l’ho installata in quel browser, accettando necessariamente l’accesso ai miei dati di gmail, cosa necessaria perché una estensione di questo tipo possa funzionare. L’installazione negli altri browser, tra cui Chrome e Safari, è comunque analoga.
Dopo aver fatto l’installazione, bisogna aprire gmail in una nuova finestra o tab del browser. Se non siete sicuri, chiedete il browser e riapritelo.
Al momento di aprire gmail, dovrebbe comparire questa finestra di dialogo.
Tramite questa finestra, gli sviluppatori di Boomerang vorrebbero farci vedere cosa può fare la loro estensione. Decidete voi se volete, come io consiglio, dare un’occhiata oppure no, in questo secondo caso fate clic ovviamente su SKIP.
Boomerang, comunque, come si vede bene da questa immagine, consente di fare le due cose fondamentali che accennavamo prima: cioè sia «mandare via» una mail dalla propria inbox per un certo tempo per poi farcela ritornare, appunto come un boomerang, oppure di programmare i messaggi che si spediscono…
C’è anche un [youtube http://youtube.com/w/?v=XU1iRwqJC1U], purtroppo solo in Inglese, che si può guardare per capire meglio come funziona.
Ad ogni modo, le istruzioni sono molto semplici:
selezionare un messaggio ricevuto e cliccare boomerang per fare lo snooze
scrivere un messaggio nuovo e al momento dell’invio anziché cliccare su Send o Invia, cliccare su Send Later…
Facendo clic sull’icona di boomerang in alto a destra, è anche possibile vedere tutti i messaggi che sono stati programmati per l’invio successivo, in modo ad esempio da cambiare la programmazione o inviarli subito o dopo ancora o magari cancellarli – perché ad esempio nel frattempo abbiamo sentito quella persona per telefono.
Questa estensione, oltre alle due favolose funzionalità base di snooze e delay offre anche altre caratteristiche tra cui il controllo che il destinatario risponda, tramite appositi reminders, l’invio di mail ricorrenti, l’aggiunta di note ad alcuni messaggi dati in pasto a boomerang, l’utilizzo su sistemi mobili e le notifiche quando un messaggio è stato aperto.
Ma ecco l’icona boomerang in alto a destra nel mio account gmail:
Attenzione che per il funzionamento di boomerang bisogna disabilitare il blocco dei pop up per la home di gmail. Comunque l’estensione dovrebbe chiedervi di farlo e il browser alzare un avvertimento per consentirvi di farlo direttamente.
A questo punto, Boomerang chiederà l’accesso a questi permessi «Leggere, inviare e gestire le tue email». Sembra un po’ terrificante da leggere così, ma ognuno capisce che per svolgere queste funzionalità ciò è assolutamente necessario. Bisogna quindi consentire.
Per fare lo snooze di uno o più messaggi della nostra inbox, bisogna iniziare col selezionarli. Solo dopo averli selezionati, apparirà una seconda icona «Boomerang» sulla riga delle azioni disponibili per i messaggi selezionati – dopo archivia, segnala come spam, cestina, ecc.
Cliccando su questa icona, si potrà scegliere per quanto tempo fare lo snooze del messaggio:
Dopo aver selezionato il momento desiderato, apparirà un breve pop con l’indicazione «processing», dopodiché un messaggio in sovrimpressione di gmail avverte che il messaggio è stato «archiviato», quindi un secondo messaggio in sovrimpressione dirà il giorno ed ora in cui il messaggio riapparirà nella inbox.
Perché gmail dice che il messaggio è stato archiviato?
Ma perché questo è il modo in cui funziona Boomerang. Quando un utente fa lo snooze di un messaggio, Boomerang lo mette nella casella «Tutti i messaggi» di gmail, con l’etichetta «Boomerang». Qui ad esempio ho fatto lo snooze, tanto per provare, del messaggio iniziale ricevuto da Boomerang.
Da questa casella, poi, Boomerang, al momento prestabilito, recupererà il messaggio e lo rimetterà nella inbox, togliendo l’etichetta «Boomerang». That simple.
Vediamo adesso la funzione di delay o scheduling.
Se clicchi su «Scrivi» per comporre un nuovo messaggio, si apre una finestra simile a questa:
Come vedi, puoi continuare a mandare via immediatamente i tuoi messaggi, oppure potete anche utilizzare la funzione di invio in seguito offerta da Boomerang con la creazione di una nuova barra di strumenti sotto a quella «vecchia».
Cliccando su «Send Later» si apre questo sottomenu in cui potete stabilire il momento in cui volete che il messaggio sia inviato:
Mettendo il segno di spunta nella casella subito a destra di «Send Later» potete poi anche qui fare boomerang, in diversi casi o opzioni: se il destinatario non risponde ad esempio in due giorni, non apre il link che gli hai inviato, non apre la mail e così via.
Se fai boomerang su un messaggio che spedisci che cosa succede?
Che, seguendo il nostro esempio, se dopo due giorni il destinatario non ti ha risposto, Boomerang ti torna a mettere la mail che hai spedito, all’interno della «conversazione», nella tua inbox, in modo che tu possa lavorarci sopra, in qualsiasi modo, e che la cosa non vada nel dimenticatoio.
Con queste funzionalità, Boomerang non è dunque solo una estensione per la gestione del flusso della mail ma anche un programma che ha funzionalità tipiche dei software di gestione di cose da fare.
Se provate, Boomerang, fate sapere che cosa ne pensate nei commenti.
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Se c’è una cosa che odio, quella è la posta elettronica. Messaggi scritti da gente che non sa esprimersi destinati a gente che non è comunque in grado di comprenderli. Uno degli strumenti che più compromettono la produttività, if you ask me.
Non l’ho sempre pensata così, agli albori della rivoluzione informatica nel nostro paese, 15/20 anni fa, ero abbastanza entusiasta del mezzo… In realtà, era solo un’illusione. È un protocollo vecchio, poco malleabile e con software che, a dispetto di tutto, non consentono di gestirla davvero in modo efficiente. Inoltre, il suo utilizzo si è diffuso eccessivamente, cosìcchè ognuno di noi ogni giorno si trova ad avere a che fare con centinaia di messaggi della inbox, che è un po’ diventata la moderna catena di montaggio del lavoratore dell’era digitale.
Ultimamente sono riuscito a smaltire un pauroso arretrato che si era man mano accumulato e ad avere una inbox più leggera e gestibile (dove gestibile sta per «che si può tenere in qualche modo sotto controllo»), ma è uno strumento che richiede davvero attenzione e cura quotidiani, pena l’ingolfarsi presto di nuovo.
È chiaro che bisogna andare verso nuove forme di comunicazione, come la messaggistica, spesso più sintetica e, per questo, accettabile, o tornare addirittura alle vecchie, come il telefono, che è la soluzione che più spesso mi sono trovato a prendere in mano proprio per svuotarmi la casella di posta elettronica…
Inoltre è chiaro che ogni professionista o lavoratore che ha a che fare con la posta elettronica come strumento di lavoro deve assolutamente definire delle strategie per poter «sopravvivere» allo strumento e riuscire ad essere produttivo con esso e, a volte, nonostante questo.
Quest’ultimo è un discorso su cui torneremo, sto anche redigendo una sorta di vademecum da distribuire a tutti coloro che intrattengono corrispondenza elettronica con me, con alcune regole di base chiare per rendere il rapporto più piacevole, produttivo e salvaguardare il fatto che io possa dare la mia attenzione a tutti coloro che ne hanno bisogno, o diritto, avendo ad esempio acquistato il mio tempo sui loro problemi.
Magari si potrà fare una serie di post sul tema, ognuno dedicato ad uno specifico problema, valuteremo.
Oggi voglio parlarvi di un aspetto particolare, dove ho elaborato una strategia abbastanza semplice di gestione, è che quello di controllareil riscontro che viene dato alle mail che inviamo, una cosa abbastanza cruciale per chi, come gli avvocati, vive avvolto dalle scadenze.
Il controllo dei followup.
Questo aspetto riguarda il controllo dei riscontri che si richiedono quando si spedisce una mail. Raramente, quando si compone una mail è per fare semplicemente un saluto. Di solito, è per chiedere un’informaziona o ad un’altra persona di fare qualcosa e cioè per avere una risposta, salva solo l’ipotesi, ovviamente, in cui non si stia rispondendo ad una mail, nel qual caso le posizioni sono invertite e la nostra mail ben potrebbe (anzi, di solito si spera) essere quella che conclude la comunicazione.
Per avere un elenco di mail di cui controllare che arrivi riscontro ci possono essere ovviamente diversi metodi, ma quello più veloce a mio modo di vedere si può avere rimanendo all’interno della mail stessa, senza, ad esempio, andare ad annotare alcunchè in liste, elenchi o altro, magari dentro ad un programma di gestione delle cose da fare.
Per ottenere questo risultato, il sistema da me congegnato si basa sulla definizione di una specie di alias del mio indirizzo principale di posta elettronica insieme ad una regola per la posta in arrivo, che sfrutta il segno «più»apposto dopo la prima parte dell’indirizzo, ma prima della chiocciola.
Parliamone subito in concreto per capire meglio. In sostanza, se il vostro indirizzo fosse pinco@pallino.it, quello che dovreste usare per implementare questo sistema potrebbe essere, sempre ad esempio, pinco+inattesa@pallino.it.
Dopo aver «pensato» ad un indirizzo del genere, dovete creare una regola di posta elettronica o filtro che smisti tutti i messaggi in arrivo diretti a questo indirizzo dentro ad una cartella specifica, che potrebbe essere chiamata ad esempio «in-attesa».
A questo punto, quando inviate una mail di cui volete controllare che poi vi diano riscontro, non dovete far altro che inserire tra i destinatari, nel campo CC, l’indirizzo pinco+inattesa@pallino.it.
In questo modo, quando il messaggio vi tornerà indietro, il vostro server di posta o programma di posta elettronica (consiglio, ovviamente, di definire i messaggi sul server e non a livello di client) «smisterà» la copia del messaggio nella cartella «in-attesa».
A questo punto, dovrete solo ricordarvi di guardare ogni tanto, oltre che nella inbox, anche nella cartella «in-attesa», per vedere se è stata data una risposta adeguata alle vostre mail. Con Apple Mail si può definire una «scorciatoia» a questa cartella per metterla più in evidenza, probabilmente si può fare anche con altri client di posta elettronica. Si può, inoltre, inserire in google calendar una scadenza settimanale che ci aiuti a ricordarlo.
Per implementare questo sistema, occorre che il vostro provider di posta elettronica supporti l’aggiunta di desinenze con l’aggiunta del segno «più» alla prima parte (user name) dell’indirizzo di posta elettronica. Il mio, che è fastmail, lo fa ed infatti uso questo sistema già da alcuni mesi. So che gmail, uno dei più diffusi fornitori del servizio mail (anche se a me non piace onestamente), inoltre lo supporta. Se volete implementarlo anche nel vostro, non vi resta che verificarlo, anche semplicemente provando a spedirvi una mail con questa particolare aggiunta e vedendo se vi arriva.
Grazie per avermi seguito sino a qui, se c’è qualcosa di poco chiaro lasciate pure un commento.
