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Documenti in arrivo: una nuova cartella speciale.

Recentemente, abbiamo modificato un po’ il sistema per la trasmissione al nostro studio dei documenti, ma soprattutto per la gestione degli invii documentali, per renderlo più efficiente ed evitare perdite di tempo, considerato che la gestione del flusso documentale è uno degli aspetti fondamentali del lavoro di avvocato.

Voglio condividere alcune osservazioni con te perché credo che possa esserti utile, se sei cliente, per capire come trattiamo i documenti in ingresso mentre, se sei avvocato, per avere un modello di organizzazione cui trarre ispirazione (fermo restando che per gli avvocati è a disposizione il diverso blog specifico farelavvocatoebellissimo.it).

Il protocollo di riferimento per inviarci documenti si trova, da anni, qui. L’ho scritto e via via aggiornato nel corso degli anni, alcune cose all’epoca erano innovative, ora sono quasi superate, considerato che le persone sono diventate sempre più tecnologicamente abili, ma in alcune parti che possano sembrare scontate ho deciso comunque di lasciarlo a beneficio di lettori di livello più basso.

La novità di questi giorni è stata la creazione di una cartella apposita, ovviamente sincronizzata con dropbox, in cui verranno inseriti man mano tutti gli invii documentali da parte dei clienti, di solito ad opera della mia assistente che è la prima persona che li raccoglie.

Questa cartella viene poi «attenzionata» da Hazel in un Mac che utilizzo alla bisogna, che ogni volta che viene inserito un nuovo pdf lo passa all’OCR, in modo che poi sia molto più facilmente lavorabile e ricaricabile.

Al momento dell’appuntamento, vado a prendere l’invio documentale e lo inserisco o in una nuova cartella, se appunto la pratica è nuova, o all’interno di una o più cartella esistenti, se appunto l’invio riguarda una o più pratiche già aperte.

Può anche essere che alcuni documenti vadano nella cartella soggetto. Oltre alle cartelle delle pratiche, infatti, abbiamo cartelle «soggetti» dove mettiamo i documenti attinenti alla persona o azienda che possono essere rilevanti per tutte le pratiche che quel cliente ha aperto o aprirà con noi, come ad esempio documenti di identità, tessere del codice fiscale, ma anche polizze di tutela legale.

Operando in questo modo, ho scollegato il momento in cui il documento viene ricevuto dallo studio, cosa che può essere gestita dal personale amministrativo, da quello in cui viene inserito all’interno della posizione più appropriata nell’ormai vasto «file system» di tutte le pratiche e delle cartelle soggetti, approfittandone per effettuare alcune operazioni di cura del documento stesso, tra cui il passaggio all’OCR e quindi il riconoscimento del testo, ma anche il raddrizzamento delle pagine, in modo che poi all’appuntamento sia più facile lavorare sui documenti.

Grazie per aver letto il post, ricordati di iscriverti al blog per ricevere periodicamente i nuovi post. Se hai domande, o vuoi comunque dire la tua, lascia un commento qui sotto, risponderò volentieri.

Per qualsiasi problema legale, chiama il numero 059 761926 e prenota il tuo appuntamento, di persona presso lo studio di Vignola o tramite collegamento audiovisivo.

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trattare i problemi legali

Nuovi documenti delle pratiche: come li gestiamo.

I documenti nuovi: come te li mando?

Questo post per illustrarti, se sei cliente – anche solo potenziale – dello studio, come avviene la trasmissione a tuo favore dei documenti che ricevo durante la conduzione di una pratica o di una vertenza.

Può trattarsi di lettere – ovviamente quando non sono riservate – oppure di provvedimenti, anche banali come un rinvio o spostamento di udienza, o anche importanti, come ordinanze di ammissione di prove o addirittura la sentenza o il provvedimento che conclude una causa o, ancora, di qualsiasi altra cosa.

lavorare su documenti

Il metodo che ho scelto e che dunque pratico di default all’interno del mio studio è quello di inviarti il documento non appena lo visualizzo, senza alcuna nota accompagnatoria, lasciando a te cliente decidere se vuoi, prenotare un appuntamento, anche solo di 15 minuti, per esaminare insieme lo stesso.

Successivamente all’invio del documento, comunque, ti chiamerà la mia assistente per concordare eventualmente con te un appuntamento, anche telefonico o videocall, per lavorare insieme sul documento.

L’unica cosa che aggiungo è il mio suggerimento circa l’opportunità di concordare un appuntamento, le forme e la durata, ma tu rimani libero di decidere di fare l’appuntamento, con che durata e modalità.

Ai tempi in cui scrivevo le note di accompagnamento al documento, per illustrarne meglio il contenuto, mi ero presto accorto che la maggior parte dei clienti comunque non capiva niente, o non capiva abbastanza bene, sia di quello che avevo scritto sia del significato e del contenuto del documento.

In seguito, peraltro, avrei dovuto constatare in maniera ancora più larga i grandi limiti della comunicazione scritta, decidendo di chiudere tutta la messaggistica, per cui ciò non fondo ora non mi stupisce affatto, anzi mi stupisce di più come potessi essere così ingenuo da poter credere di esser capace di comunicare efficacemente con alcune note accompagnatorie, ciò non tanto per limiti miei o tuoi come cliente, quanto per la tecnicità della materia e delle situazioni che andiamo ad affrontare, che, per chi non è del settore, richiede spiegazioni dettagliate.

Il problema, nello scrivere le – quasi sempre inutili – note accompagnatorie era poi anche un altro: la necessità di prendersi sia il tempo che il modo di redigerle, cosa che, nei casi in cui ricevevo il documento ad esempio mentre ero al cellulare, richiedeva di sospendere il lavoro e riprenderlo una volta tornato ad un computer da scrivania, cosa che si traduceva in una perdita di tempo, a volte anche non trascurabile.

Penso invece, tutto al contrario, che tu che sia mio cliente abbia diritto di ricevere al più presto possibile ogni nuovo documento che arriva relativamente alla tua pratica.

Ritardare potrebbe avere un senso se servisse a fare qualcosa di utile; considerando tuttavia che nella maggior parte dei casi le note sono inutili ed occorre sempre poi sentirsi a riguardo, non vale la pena perdere del tempo per redigerle e farti aspettare, mandandoti il documento con ritardo solo per accompagnarlo con osservazioni scritte che, come tali, servono a poco.

Come funziona più in particolare.

Ho capito così dunque che il metodo più funzionale è:

  • inviarti immediatamente (appena lo vedo, ovviamente) il documento, in modo che tu possa vederlo prima possibile;
  • suggerirti una ipotesi di appuntamento per discuterne «in diretta», lasciando comunque a te decidere.

In questo modo, io e te otteniamo diversi vantaggi:

  1. tu ricevi il documento prima possibile;
  2. se non hai bisogno di chiarimenti – ad esempio si tratta di un mero differimento di udienza, cosa rispetto alla quale la maggior parte delle persone non necessita di particolari approfondimenti – non c’è bisogno di sentirsi e di spendere tempo a riguardo;
  3. in ogni caso, la decisione se commentare, «leggere» e interpretare il documento nuovo insieme a me viene lasciata a te, che così valuti se vuoi farlo o meno a seconda di come preferisci;
  4. facendo un appuntamento insieme sul nuovo documento, finalmente puoi capire bene il contenuto, il significato, la portata e le implicazioni dello stesso.

Cosa puoi fare tu.

I miei clienti ai quali condivido un nuovo documento arrivato per una delle loro pratiche ricevono una mail – di solito – con il documento in allegato e un link a questo post, con l’avvertimento che verranno contattati dalla mia assistente per un appuntamento.

In questo modo, possono appunto valutare il da farsi.

Ovviamente, se sei mio cliente, ti consiglio di crearti una cartella nel computer in cui inserire man mano tutti i documenti che ti trasmetto, in modo da avere anche tu un tuo «archivio» che può essere utile, correntemente o anche in futuro per consultazione. Ovviamente, conserva la cartella in un dominio replicato sul cloud, per ragioni di backup e copie di sicurezza, come ad esempio dropbox o google drive o altri.

Domande frequenti.

Perché mi mandi una pec ricevuta in data 12 se oggi ne abbiamo 14?

Perché l’ho visualizzata il 14.

Non vivo attaccato al computer, grazie a Dio, e non vedo i documenti che arrivano immediatamente. Un tipo di vita di questo genere sarebbe improponibile.

Potrei, è vero, attivare ad esempio le notifiche delle nuove mail ricevute sul cellulare, ma le sole notifiche non sarebbero utili a niente: con una notifica, ad esempio, vedrei che mi è arrivata una pec, sempre ad esempio, dal tribunale di Modena. Per sapere di cosa si tratta dovrei aprirla e leggerla immediatamente.

Molto spesso non posso farlo perché sono in appuntamento con una persona e devo ascoltarla senza interrompermi, se anche potessi però non vorrei farlo. Non si può vivere in balia delle notifiche: ne arriva uno, sospendi tutto quello che stai facendo per aprirla.

Il mio metodo è consultare la pec ogni due o tre giorni e vedere e lavorare tutto quello che è arrivato di nuovo.

Quindi io ti mando le cose appena le vedo, ma può essere che le veda un paiuo di giorni dopo quello in cui sono arrivate.

Perché mi consigli un appuntamento per un documento che sembra insignificante?

A volte posso consigliare un appuntamento, magari solo di 15 o 30 minuti, anche in occasione dell’arrivo di un documento che può sembrare, e magari è, poco significativo, ma può rappresentare un’occasione utile per parlarne due minuti e fare poi un punto della situazione sulla pratica più in generale, di cui magari non si ha occasione di parlare da un po’ di tempo. Considerato che per molti appuntamenti si usano il telefono o le app di videocall e che quindi non c’è la perdita di tempo necessaria per spostarsi, può essere utile sentirsi in alcuni momenti per ricapitolare un po’ come stanno andando le cose. Sei sempre tu che comunque decidi quello che vuoi fare.

Per le lettere invece che sono riservate come funziona?

In questo caso, fare un appuntamento è indispensabile, perché non posso dartene una copia. In tali situazioni non ti arriverà la mail con il documento in allegato, ma verrai chiamato direttamente per un appuntamento.

Come fai per i documenti di grandi dimensioni?

Ti mando intanto uno screenshot del frontespizio come allegato alla mail, poi vedremo come mandartelo o prima dell’appuntamento o durante lo stesso.

Conclusioni.

Grazie per la tua attenzione, se hai osservazioni lasciami un commento, lo leggerò e risponderò volentieri.

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news

Lo studio rimane aperto.

Il mio studio professionale rimane aperto, anche dopo l’ingresso in zona rossa, previsto per oggi, per Modena e provincia.

La mia assistente per mail ti manderà un documento, stampabile su carta o mostrabile direttamente dal cellulare o tablet, che serve da giustificazione dello spostamento.

Questo sistema, collaudato l’anno scorso, ha funzionato in ogni caso.

Se non te la senti di spostarti, l’appuntamento si può fare per Skype, anche se dobbiamo scrivere degli atti, l’ho fatto già centinaia di volte e si lavora benissimo.

Il lavoro continua, i termini vanno rispettati, non fare affidamento su proroghe, interventi, ristori; meglio un atteggiamento prudenziale e fare subito quel che c’è da fare.

Io continuo ad ascoltare e dare risposte e soluzioni a tutti quelli che si rivolgono a me per counseling legale o personale.

Sto benissimo e non mi ammalo, se mai dovesse accadere ci sarebbero come sempre i miei colleghi di studio a sostituirmi egregiamente.

Io non mi fermo.

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Strategia di backup: è fondamentale.

Se le app si aggiornano da sole.

Oggi ho incontrato un problema particolare che ho potuto risolvere solo grazie alla strategia di backup che pratico da molti anni.

Un client di posta elettronica che utilizzo per uno scopo specifico, cioè l’archiviazione in modo efficace dei messaggi di posta elettronica certificata, cioè Thunderbird, si era aggiornato da solo.backup

Di questo tipo di lavoro parlo in un altro post che puoi, se interessato, consultare: clicca qui.

La nuova versione era bellissima, ma aveva un piccolo inconveniente: era incompatibile con il componente aggiuntivo (add-on) che utilizzo io – ImportExportTool – per fare l’unica cosa per cui utilizzo Thunderbird, cioè la esportazione dei messaggi nel loro formato nativo .eml.

Naturalmente, un problema come questo potrebbe essere risolto andando a cercare su internet le versioni precedenti di Thunderbird, scaricandone una sperando che sia compatibile, ma questo comporta una certa perdita di tempo, anche perché se la versione che scarichi non è ancora compatibili «andare all’indietro» finchè non trovi quella finalmente compatibile.

Siccome all’interno della mia strategia complessiva di backup c’è anche la realizzazione, tutti i giorni, di una copia clone, cioè identica, del disco fisso di ogni mio mac, per me è stato facilissimo ripristinare la versione precedente di Thunderbird.

È stato sufficiente aprire, col Finder (il Finder è il programma per la gestione dei files di mac os), il disco clone, copiare la versione di Thunderbird che vi si trovava e «incollarla» nel disco principale.

Riaprendola mi sono trovato col mio vecchio e funzionante Thunderbird, col quale ho potuto procedere alla conservazione e archiviazione – naturalmente su Dropbox, quindi anche in questo caso all’interno di una precisa strategia di backup – dei messaggi delle caselle «archivio» e «inviate» della mia pec.

Take home messages.

Le lezioni da portare a casa sono diverse.

Disattivare, disattivare sempre.

Innanzitutto, bisogna disattivare gli aggiornamenti automatici delle applicazioni, specialmente quelle che si usano non come applicazioni principali tutti i giorni, ma solo ogni tanto e per scopi specifici.

Oggigiorno, è diffusissima la convinzione per cui sarebbe generalmente meglio aggiornare sempre e comunque le applicazioni. Ebbene, si tratta di una credenza profondamente sbagliata e potenzialmente portatrice di problemi. Come diceva il grandissimo Alessandro Manzoni, «non sempre ciò che viene dopo è progresso»! Al solito, la grande letteratura ci offre gli strumenti per comprendere il mondo, anche quello digitale.

 

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Gli stessi sviluppatori di Thunderbird – mortacci loro – consigliano, come si può vedere dalla schermata sopra riportata, di installare automaticamente gli aggiornamenti, saltando direttamente qualsiasi valutazione e intervento dell’utente. Questo per «maggiore sicurezza», sottinteso «di prendere delle inculate».

Lascia perdere. Disattiva, se usi Thunderbird, questa opzione, che trovi in Preferenze, Avanzate, e scegli, a tuo piacimento, la seconda o la terza dall’alto. Personalmente, ho scelto la terza: aggiornerò solo dopo aver verificato che il componente aggiuntivo per me fondamentale è compatibile con la versione che sto utilizzando. Altrimenti vivrò bene con una vecchia versione, dal momento che utilizzo Thunderbird solo una volta ogni mese o due per fare le mie esportazioni.

Fare backup, rifare backup.

La seconda grande lezione è che una adeguata strategia di backup è assolutamente indispensabile per poter vivere e lavorare bene oggigiorno. Il computer non è più un’eventualità, un divertimento, una cosa da provare, specialmente per chi, come noi avvocati, il digitale è ormai un vero e proprio obbligo – considera che non puoi più depositare atti in tribunale in cartaceo, puoi solo in digitale.

Se il digitale, dunque, è ormai uno strumento di lavoro indispensabile, non puoi rimanere come un coglione senza computer e andare poi a scrivere su facebook «ho preso un virus e ho perso tutti i miei contattiiiiih, rimandatemi il vostro numerooooo!!!!!1111!!» perché nessun cliente vorrebbe ormai mai avere un professionista così deficiente da a) non saper usare il computer b) andarlo a confessare candidamente coram populi su facebook.

Devi avere strumenti informatici che ti consentano di continuare a lavorare immediatamente, con una sospensione massima di 5/10 minuti, anche in caso di problemi: devi avere almeno due macchine a disposizione, due chiavette per il PCT, come spiego meglio in questo post, due dischi fissi tenuti sincronizzati quotidianamente, di modo che, se uno si rompe, prendi un’altra macchina e fai il boot dal disco clone – questa cosa si può fare solo col mac, per questo se vuoi lavorare seriamente mi dispiace ma devi usare mac, windows lo lasciamo ai bimbiminchia.

Conclusioni.

Come costruire una adeguata strategia di backup è descritto nel mio libro «Fare l’avvocato è bellissimo». Registrati per ricevere una mail ed essere avvisato quando sarà disponibile. Clicca qui.

Vuoi fare una o più sessioni di coaching individuale con me? Ti posso insegnare a allestire una strategia di backup idonea, anzi se porti la tua macchina la possiamo fare insieme, così impari come si costruisce ma quando esci ce l’hai già operativa. Se hai Windows, portami anche un paio di guanti ;-). Per maggiori informazioni sul coaching, contattami da qui.

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