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Mannaggia ai vocali!

Alzi la mano chi non odia i messaggi vocali, di whatsapp, telegram, messenger e simili.

Io stesso ne sono rimasto vittima abbastanza spesso.

Per fortuna, ultimamente, questa vera e propria «psicosi sociale» di mandare vocali, specialmente per dire cose come «ok», «sì» o «va bene», sembra che sia in calo, perché il vocale è sostanzialmente scomodo e usato troppo spesso fuori dai casi in cui potrebbe essere utile.

Chi, ad esempio, usa, come me, un indossabile al polso, riesce a comunicare molto meglio con brevi pezzi di testo scritti, anche perché li vede immediatamente sul proprio smartwatch, quando invece la notifica sull’orologio intelligente di un vocale è solo qualcosa del tipo «hai ricevuto un messaggio vocale», senza che ovviamente si possa avere la minima idea del contenuto. Potrebbe essere urgente, una battuta, una risata, un «sì va bene», qualsiasi cosa. Devi aspettare di tirare fuori il telefono ed essere in una situazione in cui poterlo ascoltare… tutto ciò è abbastanza fastidioso.

Ovviamente, poi, ci sono le persone «solari», definizione con cui oggigiorno si indicano gli individui siti sulla linea di confine tra l’isterico e il logorroico, che, sempre ovviamente premettendo tante scuse per il diluvio verbale, poi ti soffocano con un diluvio verbale, che è di solito completamente superfluo, dal momento che gli stessi concetti avrebbero potuto essere comunicati con tre paragrafi scritti messi bene in fila.

Infine, ci sono ulteriormente le situazioni in cui il vocale può essere anche utile, ma la conversazione diventa un pochino troppo lunga e si capisce presto che è inutile giocare a ping pong ma bisogna prendere il telefono e fare una cara, vecchia conversazione «in diretta», naturalmente dopo aver preso il coraggio a due mani…

Uso dei vocali per le consulenze.

Pur partendo, dunque, da una situazione di discreta antipatia per questo strumento, ultimamente mi sono messo ad utilizzare, in uscita, cioè da me verso i clienti, abbastanza spesso i messaggi vocali, dall’account whatsapp aziendale dello studio, per erogare consulenze acquistate on line.

Se, dunque, penso molto male dei messaggi vocali, perché finisco per usarli così spesso?

Perché, come tutti gli strumenti, se usati in modo appropriato, in alcune situazioni possono essere utili e vantaggiosi.

Repetita juvant.

Il primo dovere di un avvocato è ascoltare, se leggi il blog me lo avrai sentito dire tantissime volte.

Quando, però, un avvocato ha ascoltato, viene il turno del cliente di ascoltare…

E qui non così di rado qualche problema c’è.

Io mi sforzo di parlare usando il linguaggio più semplice e chiaro possibile, perché proprio questo è il succo del mio lavoro, e, soprattutto, cerco di parlare al cuore della persona che mi sta ascoltando, toccando per bene tutti quegli aspetti emotivi che spesso sono sottesi ad un problema legale, che sembra solo di natura burocratica ma che tale non è quasi mai nella realtà.

I clienti cercano di ascoltarmi, ma il fatto è che i problemi legali, quelli di famiglia o del counseling, restano situazioni complesse, non facili da spiegare. Inoltre, il cliente a volte è anche agitato, emotivamente scosso, non in grado di seguire con tutto se stesso la spiegazione che sto impartendo e, soprattutto, di ricordarsela.

Lì per lì magari capisce, ma poi, in seguito, una volta tornato a casa o agganciato il telefono, la cosa si sbriciola…

Ecco che allora può essere utile avere, da parte mia, un messaggio registrato: per poterlo riascoltare più volte. Non c’è nulla di male, per un assistito, in questo.

Io stesso, se chiedessi consulenza ad un medico per un problema non routinario, vorrei avere una consulenza su messaggio vocale per potermela riascoltare svariate volte, sino a che non sono certo di averla capita bene, e per poterla poi andare a riprendere in seguito, in caso di bisogno.

Con il chè veniamo al secondo aspetto della «consulenza via vocale»…

Condivisibilità e archiviabilità del vocale.

I casi in cui ad esempio mi capita spesso di utilizzare un messaggio vocale per erogare una consulenza acquistata tramite il blog sono quelli in cui sono coinvolte più persone, cioè una persona ha acquistato la consulenza per un gruppo di interessati, come nel caso delle strade vicinali, dei problemi di condominio, divisione e così via.

In questi casi,il messaggio vocale con la mia consulenza presenta il vantaggio di poter essere condiviso con tutte le persone interessate alla pratica stessa, oltre che il vantaggio di cui al paragrafo precedente, cioè di poter essere riascoltato, ma anche archiviato per eventuali bisogni futuri.

Più veloce e più comodo.

Ovviamente, il vocale, rispetto alla telefonata in diretta, presenta anche il vantaggio di essere fruibile nell’orario che preferiamo sia io che il cliente, nel senso che io lo posso registrare appena riesco – così faccio anche prima a fare la consulenza – mentre lui può ascoltarselo quando è più comodo per lui e/o quando ci sono anche le altre persone interessate alla pratica.

Viceversa, con la consulenza telefonica è necessario concordare un appuntamento telefonico, cioè un giorno ed ora in cui entrambi possiamo metterci a disposizione, sia io che il cliente, con la conseguenza che si ritarda anche un po’ in dipendenza dei concomitanti impegni di ognuno.

No ai balletti di vocali.

Una cosa che mi rendeva restio ad utilizzare questo strumento era il timore, che avevo, che un mio vocale con la erogazione della consulenza potesse in diversi casi dare la stura ad un «balletto» avanti e indietro di vocali, con la conseguenza che magari gli scopi di risparmiare tempo ed essere più esaustivi sarebbero stati completamente frustrati.

Devo dire che a riguardo sono rimasto piacevolmente sorpreso, mai in nessun caso, sino ad oggi, si è verificata una cosa del genere e di ciò devo fare i complimenti sia a me che ai miei clienti. A me perché evidentemente sono riuscito ad essere abbastanza esaustivo, ai miei clienti perché sono riusciti a farsi bastare la risposta e ad utilizzarla per il meglio.

Quando prendo in mano un caso, mi piace concludere. Cerco di capirlo al meglio possibile e di dare le indicazioni più opportune, a mio giudizio, al cliente. Quando ho finito questo, passo ad un altro caso. Non potrei lavorare diversamente, non posso occuparmi in modo efficace di più casi alla volta, devo farne solo uno alla volta: questo è fondamentale perché ogni caso deve avere la mia completa attenzione.

Questo è un lavoro che richiede concentrazione, anche perché si forniscono informazioni su cui le persone poi fanno affidamento in situazioni spesso delicate, con la conseguenza che non si può parlare, ad esempio, come uno che vende materassi in televisione, ma bisogna prestare la massima attenzione ai contenuti che vengono forniti.

È per questo motivo che sono, generalmente, abbastanza lento nell’erogare le mie consulenze, perché devo approfondire adeguatamente e trovarmi comunque nella situazione in cui posso, per un’ora del mio tempo, dare la mia completa attenzione al caso di cui mi sto in quel momento occupando.

Se, dunque, ognuno dei miei cliente iniziasse a scrivermi ulteriormente senza motivo, il mio scopo di lavorare in modo efficiente ne verrebbe frustrato. Fortunatamente, questo non è ancora mai accaduto!

Conservare i vocali.

Abbiamo visto che uno dei vantaggi del messaggio vocale è la sua archiviabilità e quindi la possibilità di conservazione, ma come procedere in tal senso nel modo migliore?

Consiglio a tutti di conservare il messaggio vocale che contiene la consulenza, perché se ne potrebbe avere bisogno in futuro, evitando, ad esempio, che possa andare perso in caso di cambio del cellulare.

Per conservare un messaggio vocale di whatsapp, ad esempio, è sufficiente salvarlo in una cartella del computer o del mac, coperta da una adeguata strategia di backup, magari tramite utility come dropbox o google drive. I vocali di whatsapp sono registrati in formato .opus, che può essere letto, e quindi ascoltato, usando programmi come Video Lan Client – quello che uso io sul mac.

Noi comunque archiviamo nel dropbox, o comunque nel file system, dello studio i messaggi vocali contenenti le consulenze che eroghiamo ai clienti, considerato che anche per noi potrebbe essere utile andarli a recuperare, oltre che ovviamente per servirli ai cliente nel caso dovesse averne bisogno di nuovo, pur non offrendo questo servizio ufficialmente e non dando alcuna garanzia al riguardo e restando responsabile il cliente della conservazione.

Conclusioni.

Per questi motivi, chiediamo sempre ai nostri clienti di indicarci di preferenza come vogliono che la consulenza sia erogata, ma ci riserviamo sempre di scegliere noi in base all’urgenza del problema, alla sua complessità, al numero di persone coinvolte, che supporto utilizzare.

In alcuni casi, come ad esempio quelli in cui mi rendo conto che la confusione del cliente è un po’ troppo alta, preferisco concordare un appuntamento telefonico. Qui si perde più tempo, si lavora con più lentezza e si raggiungono meno risultati, ma se c’è una situazione di confusione di partenza bisogna necessariamente affrontarla e scioglierne i nodi relativi.

Sulla base di tali aspetti, dunque, uno strumento può effettivamente essere migliore di un altro.

E tu, come la pensi?

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