Video sessioni: gestirle al meglio.

Un protocollo per le videochiamate.

Ormai faccio quasi più appuntamenti in videoconferenza che di persona, a causa ovviamente del coronavirus, anche se credo che questa modalità di lavoro resterà in parte anche dopo, terminata l’epidemia.

Ho già parlato delle sessioni via Skype in altri post, che ti invito a leggere:

In questa occasione, intendo definire, a vantaggio mio e di tutte le persone che seguo, un protocollo, cioè un insieme di simpatiche regolette per consentire di utilizzare al meglio lo strumento delle videoconferenze che ormai è diventato appunto di uso quotidiano.

Un protocollo, come noto, è un insieme di regole e indicazioni utile per comunicare meglio, credo debba far parte della cultura del lavoro di tutti noi, se vogliamo essere più efficaci nei servizi che eroghiamo.

Probabilmente, hai le tue abitudini e le tue preferenze. Ti chiedo però di seguire queste indicazioni, per rendere più agevole il mio lavoro e di conseguenza più produttivo nei tuoi confronti anche con riguardo al investimento che hai fatto nel momento in cui hai deciso di darmi un incarico e pagarmi un compenso.

Perché devi essere tu ad adattarti alle mie impostazioni e non io alle tue? Innanzitutto perché se dovessi io tutte le volte imparare il metodo di ogni nuovo cliente che acquisisco perderei moltissimo tempo finendo per non fare bene il mio lavoro e diminuendo il livello di efficienza generale di tutto quello che faccio a detrimento di tutti i miei clienti. In secondo luogo, perché nel definire questo protocollo ho speso l’esperienza di questo periodo in cui ho fatto davvero tante videochiamate molto più di quello che può aver fatto un cliente tipico in sostanza credo che ci sia anche una conoscenza più approfondita dello strumento e delle sue possibilità.

Naturalmente, il protocollo non è obbligatorio e se proprio non riesci a seguirlo in tutto in parte troveremo comunque un modo di fare il lavoro che ti serve Punto come al solito è un tentativo per rendere tutto più efficiente nell’interesse sia mio come erogatore del servizio che tuo come percettore che infine della generalità delle persone con cui mi devo relazionare. Grazie comunque per la lettura e per ogni cosa che potrai fare.

Il protocollo.

1) Usa Skype

Fatte queste premesse, un primo aspetto da considerare è quello relativo alla scelta del software da utilizzare per la videoconferenza, dal momento che, almeno in via di principio, sono disponibili diverse soluzioni tra cui Google Hangouts, Whatsapp, FaceTime per gli utenti Apple e così via.

Nel lavoro con il mio studio, ti chiedo di usare Skype.

Questo perché per le sessioni di videoconferenza mi metto sempre al mac, per vari motivi, tra cui la qualità della chiamata – al Mac di casa ho un ottimo microfono Rode, quello che uso anche per radio solignani podcast, poi ho delle cuffie di qualità – ma soprattutto il fatto che diventa impossibile per me fare un’appuntamento di un’ora o a volte anche due tenendo un cellulare in mano o anche solo appoggiato alla scrivania, come dovrei fare se usassimo ad esempio una videochiamata WhatsApp. Durante l’appuntamento, infatti, quasi sempre devo prendere appunti, a volte addirittura devo scrivere al Mac, come quando redigo un atto giudiziario insieme al cliente, metodo di cui ho parlato in un altro post alla lettura del quale ti rimando.

Come utilizzare Skype.

Per utilizzare skype è necessario un account. Almeno al momento in cui scrivo, non è possibile avviare la sessione con un link come con altre piattaforme, che funzionano all’interno di un browser. Bisogna inoltre installare l’applicazione Skype sul proprio dispositivo.

L’account per utilizzare Skype può essere anche quello di Microsoft, quindi se hai già un account Microsoft, cosa oggi abbastanza comune, puoi usare quello anche per Skype, senza bisogno di costruirtene uno apposta.

Se ti crei un account, ricordati di salvare le tue credenziali all’interno di un apposito gestore, come consiglio in questo post che ti raccomando di leggere e applicare.

2) La sessione può essere registrata, se vuoi.

Skype inoltre offre ulteriori funzionalità, tra cui la registrazione dell’intera sessione di videoconferenza, cosa ovviamente facoltativa ma che consiglio sempre a tutti i miei assistiti, sia dello studio legale, che del counseling, comprese le sessioni dei tarocchi.

Poter rivedere quello che si è detto, o farlo vedere ad un’altra persona che non era presente, può essere fondamentale in alcune circostanze ed è comunque sempre utile al cliente.

Ovviamente, se non vuoi che la sessione venga registrata puoi opporti semplicemente dicendolo e in quel caso naturalmente la sessione non sarà registrata. La registrazione inizierà solo se acconsentirai esplicitamente, ti verrà chiesto.

La registrazione, quando viene fatta, è disponibile anche per te, puoi scaricarla entro 30 giorni.

3) Prepara in anticipo la sessione.

Cerca di preparare per tempo in modo adeguato la sessione, eventualmente facendo anche qualche prova con un amico oppure semplicemente vedendo come si vede il video una volta aperta la telecamera.

Ricordati ad esempio di evitare il controluce che rendono impossibile vedere bene la tua faccia quindi se metti il computer davanti è una finestra cioè in modo che ci sia una finestra illuminata alle tue spalle probabilmente ci sarà un controluce.

Fai un test del microfono ed eventualmente delle cuffie che dovessi decidere di usare. A questo proposito, anche per esperienza, ti consiglio di usare sempre un paio di cuffie e/o un microfono, si riesce a sentire molto meglio sia per me che per te. inoltre non sia di disturbo ad altre persone che nel tuo ambiente dovessero essere presenti.

Controlla che tutto funzioni prima del collegamento, per evitare di perdere tempo.

Non che mi dispiaccia aspettare qualche minuto, ma purtroppo ho un appuntmaento dietro l’altro. Il che peraltro ci porta alla regola successiva che è molto importante più che altro perché ci tengo a spiegare come funziona il mio lavoro in modo che tu sia tranquillo a riguardo.

4) Chiamo io.

Ti chiedo di non chiamarmi per iniziare la sessione, ma di lasciare che sia io a farlo.

Questo perché la mia giornata è composta di vari appuntamenti uno in fila all’altro e se ad esempio ho fissato appuntamento con te alle 11 del mattino devo aver terminato l’appuntamento precedente prima di chiamarti.

Funziona esattamente come gli appuntamenti in studio, dove nessun cliente si sognerebbe di venire a bussare alla porta per entrare quando sto ancora finendo l’appuntamento col cliente precedente, purtroppo però con le sessioni da remoto questa è una realtà che sfugge: il cliente tende a chiamare perché non immagina che io sia impegnato a finire l’appuntamento precedente. Questo è un comportamento da evitare, perché costituisce un disturbo per me e per la persona con cui mi trovo in quel momento: poi destabilizza anche chi chiama, perché ha un appuntamento, chiama all’ora dell’appuntamento e non si sente rispondere quindi inizia magari anche un po’ a preoccuparsi.

La soluzione è rimanere tranquilli e sapere che non appena sarò libero provvederò io a chiamare.

Tieni anche presente che esattamente come per gli appuntamenti tradizionali ci possono essere dei leggeri ritardi di 5-10, massimo 15, minuti proprio perché a volte gli appuntamenti, non per colpa di nessuno, si prolungano; considera anche che tra un appuntamento e l’altro posso aver bisogno di andare a bere ad esempio un bicchiere d’acqua e che quindi due o tre minuti se ne possono andare in questo modo – veramente non è per bere dell’acqua che si va è per tornare un pochino a centrarsi, per essere più concentrati per l’appuntamento successivo: questa è una cosa che io faccio abbastanza spesso sia per me che per i miei clienti.

Naturalmente hai capito il concetto e non devo specificare ulteriormente che se non mi devi chiamare non mi devi nemmeno scrivere su WhatsApp, Messenger o Skype stesso, perché in quel momento io sono occupato: sto dando la mia attenzione ad un’altra persona che l’ha comprata e che ne ha tutto il diritto, quindi io non mi metto al computer, ergo se tu mi scrivi io non vedo niente. Devi semplicemente aspettare.

Conclusioni.

Grazie per aver letto il protocollo è per quello che farai eventualmente per seguirlo.

Chiaramente queste sono solo indicazioni di massima se non dovessero essere seguite potremmo lavorare lo stesso cercherò di darti ugualmente il servizio che mi hai incaricato di darti il senso di tutto questo è quello di cercare di fare tutto con maggiore efficienza ma in ogni caso il lavoro verrà fatto perché la cosa più importante è quella.

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